056 - Sieben Schritte um aus Stroh Gold zu spinnen

Sieben Schritte, um aus Stroh Gold zu spinnen. 


Das klingt im ersten Moment ziemlich vollmundig und
vielversprechend. Aber sei mal ehrlich zu dir selbst: Ist in
deiner Kanzlei oder deinem Unternehmen immer jedem klar, was zu
welchem Auftrag gehört?


Vielleicht hast du bei dieser Frage innerlich gezuckt. Aber keine
Sorge, das ist kein ungewöhnliches Problem. Du bist damit auch
nicht allein, es ist eine der häufigsten Fragen, die ich in der
Zusammenarbeit mit Kanzleien sehe. 
Was bedeutet „kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ überhaupt?

Zusätzlich handelt es sich hierbei um einen fortlaufenden
Prozess. Es geht uns allen so, dass unsere Prozesse nicht
jederzeit vollständig definiert sind, und selbst wenn sie es
sind, gibt es immer Raum für Verbesserungen. Deshalb heißt es ja
auch: kontinuierlicher Verbesserungsprozess.


Es geht darum, jeden Tag 1 % besser und präziser zu werden. 
Prozesse sind die Alchemie deiner Wunschkanzlei

Das ist es, worüber ich heute mit dir sprechen möchte:
Prozessgestaltung. 


Denn die Prozesse sind wie Alchemie deiner Wunschkanzlei.
Vielleicht hast du es schon einmal von mir
gehört: es sind die Prozesse, die letztendlich dafür
sorgen, dass du dich auf deine Wunschkanzlei verlassen
kannst und dass alles so passiert, wie du es dir
wünschst und vorstellst. Auch wenn du nicht jeden einzelnen
Prozessschritt in der Hand hast oder begleitest.


Und bevor du jetzt abschalten willst, weil Prozesse langweilig
und doof klingen, lass mich sagen: Ich verstehe das. Du denkst
vielleicht, dass du dafür keine Zeit hast, weil es momentan an so
vielen Ecken brennt und du viel zu tun hast. 


Doch ich möchte dir auch sagen, dass
du nicht sofort ein perfektes
Prozesshandbuch erstellen musst!
Fang mit der teuersten Konfliktzone an

Worum es wirklich geht, ist eine der häufigsten und teuersten
Konfliktzonen in Kanzleien abzubauen: nämlich die Unklarheit
darüber, wie Aufträge abgewickelt werden sollen und wer was zu
welchem Zeitpunkt zu tun hat, um das bestmögliche Ergebnis für
deine Mandanten zu erzielen. 


Wir sind es unseren Mandanten schuldig, das ideale Ergebnis mit
minimaler Ressourcenverschwendung zu erreichen. 


Was passiert denn letztendlich, wenn wir das Gefühl haben, wir
erreichen dieses Ziel gerade nicht? 
Wir nehmen es auf unsere Kappe!


Diese Konfliktzone besteht übrigens nicht nur bei der
Zusammenarbeit mit unseren Mandanten. Es kann passieren, dass der
Mandant uns nicht alles liefert, was wir benötigen und dadurch
entsteht zusätzliche Arbeit für uns. 


Doch es betrifft auch die Zusammenarbeit mit unseren
Mitarbeitern. Letzte Woche hatte ich mit jemandem darüber
gesprochen, dass eine Mitarbeiterin Dinge im Rahmen der
Buchführung erledigt hat, die nicht Teil des Auftrags waren. Die
Mitarbeiterin hat es sehr gut gemeint und eine perfekte
Buchhaltung abgeliefert – die aber der Mandant nicht in diesem
Umfang beauftragt hatte. 


Spätestens dann strahlt es aus auf die Honorare und das Schreiben
von Rechnungen. Wenn du dir die Zeiterfassung anschaust, denkst
du vielleicht auch manchmal „Ach du liebe Zeit, das kann ich
dem Mandanten ja gar nicht alles in Rechnung stellen.“


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