APL 080: Das Pyramidenprinzip. Logisch präsentieren und argumentieren

Heute habe ich wieder einmal ein besonderes Thema im Gepäck. Worum
geht’s? Es geht um nichts weniger als DAS Geheimrezept mit denen
die Top-Strategieberatungen ihre Argumentationen und ihre
Präsentationen aufbauen. Wenn Sie sich also gefragt haben, wie
machen die das, dass sie vom Vorstand Entscheidungen zu oft
dramatischen Veränderungen bekommen, und das, obwohl sie oft erst
ein paar Wochen im Haus sind, dann darf ich dieses Geheimnis heute
lüften. Dahinter steckt das so genannte Pyramidenprinzip. Also
pyramidal argumentieren und pyramidal präsentieren. Ich persönlich
arbeite seit Jahren damit, nämlich genau seit ich selber bei einer
Strategieberatung gearbeitet habe. Und ich baue auch die
allermeisten meiner Präsentationen damit auf. Warum? Weil’s wirkt.
Vor allem, wenn man es mit dem Top-Management zu tun hat. Um zu
verstehen, warum das Pyramidenprinzip so gut wirkt, hier eine kurze
Geschichte aus dem echten Leben. Stellen Sie sich vor: es ist
Samstagmorgen, 8 Uhr, ich bin gerade aufgestanden, die Kinder haben
es ausnahmsweise zugelassen. Zeit für ein schönes
Familienfrühstück. Dazu brauchen wir frisches Gepäck, bei mir in
Wien sind das Kipferl und Semmeln. Während ich zur Garderobe
schlurfe schaue ich nach draußen, die Sonne scheint die Vögel
zwitschern, mir steigt förmlich der Geruch nach frischem Brot in
die Nase. Herrlich. Ich freue mich schon richtig auf den kurzen Weg
in die Bäckerei. Da ruft Schatzi ums Eck: „Nimmst Du mir bitte ein
paar Bananen mit“. Ich ziehe mir den Mantel an, da fällt Schatzi
ein „Und bitte auch noch Milch, ja?“. Ich schlüpfe in die Schuhe
und höre „Lass mich schauen, ob wir noch Kartoffeln haben. Eier
brauchen wir auch noch. Nein, Kartoffeln sind aus, nimm bitte noch
welche mit.“ Ich mache gerade die Wohnungstür auf und höre
„Karotten, und vielleicht noch ein paar Orangen.“ Im Treppenhaus
höre ich noch „Butter, Äpfel, und noch Joghurt“. Ich antworte „Noch
was?“. „Nein, das ist alles!“ Eine Viertelstunde später bin ich
wieder da. Ich habe Brot mit, Bananen, Milch und Erdbeeren. Und
natürlich die Zeitung. Meine Frau schaut mich fassungslos an. Wo
sind die anderen Sachen? Und wozu bitte brauchen wir Erdbeeren? Hm,
dumm gelaufen. Allerdings erwartbar dumm gelaufen. Den meisten
Menschen wäre es nicht anderes gegangen. Warum? Weil die meisten
Menschen nur sieben plus minus zwei Dinge kurzfristig verarbeiten
und im Kurzzeitgedächtnis zwischenspeichern können. Bei manchen
Menschen sind es fünf, bei anderen sind es neun, der Durchschnitt
liegt bei sieben. Und wenn man abgelenkt ist, zum Beispiel vom
schönen Samstagmorgen, dann leidet die Aufmerksamkeit, dann kann
man sich noch weniger merken. Natürlich können sich Menschen sehr
viel mehr merken, das wissen wir alle, wir wissen ja auch alle sehr
viel mehr als sieben plus minus zwei Sachen. Aber eben nicht auf
Zuruf und unstrukturiert. Wenn es in der richtigen Form geliefert
wird, geht es leichter. Als reine Aufzählung von Dingen, Ziffern
oder Namen im Kurzzeitgedächtnis sind es sieben plus minus zwei.
Stellen wir uns alternativ zum Szenario vorhin vor wir sitzen am
Küchentisch vor einem Blatt Papier und Schatzi diktiert uns die
Einkaufsliste in aller Ruhe. Bananen Milch Kartoffeln Eier Karotten
Orangen Butter Äpfel Joghurt Wenn es auf dem Papier vor einem
steht, dann fällt gleich auf, dass das Produkte sind, die in
verschiedene Kategorien fallen. Bananen, Orangen und Äpfel sind
Obst, Kartoffeln und Karotten fallen unter Gemüse, und Milch, Eier,
Butter und Joghurt finden wir im Kühlregal. Mit dieser Struktur
können wir uns die Sachen viel leichter merken. Ganz oben steht
Einkauf, darunter stehen Obst, Gemüse und Kühlregal, und darunter
kommen die einzelnen Produkte. Das sieht dann aus wie – eine
Pyramide. Wir merken uns Dinge also leichter, wenn sie auf eine
gewisse Art und Weise strukturiert sind. Und diese Struktur ähnelt
einer Pyramide. Sicher hätte ich von meinem samstagmorgendlichen
Ausflug sehr viel mehr Dinge mitgebracht, wenn meine Frau gerufen
hätte: Kannst Du bitte noch was Einkaufen (Spitze der Pyramide),
wir brauchen noch Gemüse, Obst und ein paar Sachen aus dem
Kühlregal (zweite Ebene der Pyramide). Beim Obst nimm bitte
Bananen, Äpfel und Orangen mit (dritte Ebene der Pyramide), und so
weiter. Fragen Sie sich jetzt, was das mit der
Argumentationstechnik und mit der Präsentationstechnik von
McKinsey, Boston Consulting, Roland Berger und all den anderen zu
tun hat? Das beschriebene Strukturieren von Informationen, also das
Anordnen in einer besser merkbaren Form macht jeder von uns ganz
automatisch. Das heißt, wenn wir eine Präsentation hören oder einen
Vortrag, wenn wir in ein Gespräch vertieft sind, oder wenn wir
fernsehen, dann ordnen wir die Informationen, die da auf uns
einprasseln ein. Und wir ordnen die Informationen so ein, dass das
für uns einen Sinn ergibt. In aller Regel ist das eine pyramidale
Struktur, bei der unter einer zentralen Information
Unterinformationen stehen, und unter diesen dann wieder
Unter-Unterinformationen. Und so weiter. So können wir uns alles
besser merken. Wenn wir das nicht machen würden, dann hätten wir
größte Probleme das Ende eines zweistündigen Kinofilms zu
verstehen. Das heißt wir müssen Informationen sogar strukturiert
verarbeiten, um den Dingen in einem größeren Zusammenhang Sinn zu
geben. Wenn wir aber wissen, dass dieses Strukturieren von
Informationen ohnehin jeder ganz automatisch macht, dann können wir
den Empfängern einen großen Gefallen tun. Wir können die Botschaft
gleich in einer strukturierten Form senden. Das hat mehrere
Vorteile, auf die ich gleich noch zu sprechen komme. Davor aber ein
ganz konkretes Beispiel. Ich habe vor Jahren mal ein Projekt
gemacht bei dem es darum ging einen Produktionsstandort in ein
anderes Land zu verlagern. Die Entscheidung, dass der Standort
verlagert wird, war gefallen, es war nur noch nicht klar, wohin.
Ich als Berater hatte den Auftrag die verschiedenen Standorte zu
vergleichen und dann eine Empfehlung abzugeben. Was macht man in so
einer Situation? Man sieht sich die Standorte und die Länder, in
denen die Standorte liegen, nach einer Vielzahl verschiedener
Faktoren an. Zum Beispiel Wie interessant ist das Land als
Absatzmarkt? Gibt es eine funktionierende Zulieferindustrie? Wie
sind die Lohnkosten? Wie sieht’s mit der Verfügbarkeit
qualifizierter Facharbeiter aus? Wie ist die logistische Anbindung,
sowohl was die Anlieferung betrifft, also auch bei der Auslieferung
der fertigen Produkte? Gibt es aufgeschlossene und angebundene
Grundstücke? Gibt es Förderungen durch Staat, Bezirke oder
Gemeinden? Wie sieht es mit Bürokratie aus? Wie steht’s mit der
Korruption? Und so weiter, und so weiter… Und jetzt stellen Sie
sich folgendes vor. Wir haben uns mehrere Wochen lang all diese
Fragen angesehen, Daten gesammelt und haben Analysen gefahren. Auf
dieser Basis haben wir eine dicke Unterlage gemacht, in der alle
Ergebnisse drinstehen, am Ende unsere Empfehlung. Jetzt stehen wir
vor dem Vorstand, um die Ergebnisse zu präsentieren. Wir haben
genau eine Stunde. Und wir haben ein klares Ziel: wenn wir diesen
Raum verlassen, dann wollen wir eine Standort-Entscheidung haben.
Der Vorstand besteht aus einer ernst schauenden Frau im strengen
Hosenanzug und zwei noch ein wenig ernster schauenden Männern in
Anzügen. Die Stimmung ist förmlich und kühl. Heute geht es um
etwas. Das ist keine kleine Entscheidung. Ich bemerke eine gewisse
Anpassung. Bilde ich mir das ein, oder rieche ich Angstschweiß? Es
geht los, meine Kollegin beginnt mit den Worten. „Sehr geehrte
Damen und Herren, vielen Dank, dass Sie uns heute Ihre
Aufmerksamkeit schenken. In der kommenden Stunde werden wir Ihnen
zeigen, was wir uns alles angesehen haben, zu welchen
Schlussfolgerungen wir gekommen sind. Am Ende geben wir dann darauf
basierend unsere Empfehlung ab.“ Wohlwollendes Nicken von allen
Seiten. Also präsentieren wir Folie für Folie, Chart für Chart,
Analyse für Analyse die Ergebnisse unserer Arbeit. Unsere Analysen
sind alle handwerklich sauber gemacht, die Schaubilder gut gewählt,
trotzdem läuft es irgendwie nicht rund. Die Vorstandsmitglieder
hören zwar höflich zu – sie haben offensichtlich gute Manieren –
allerdings beginnen sie auf den Stühlen zu rutschen, und alle drei
blättern abwechselnd in den Unterlagen vor und zurück. Nach etwa
zehn Minuten öffnet sich die Tür. Die Sekretärin des
Vorstandsvorsitzenden kommt rein. Sie blickt in die Runde, dann
geht sie zu Ihrem Chef und hält ihm einen Zettel unter die Nase.
Der nickt kurz, blick auf, dann in die Runde, und sagt:
„Entschuldigen Sie mich bitte. Ich muss weg. Machen Sie hier bitte
ohne mich weiter.“ Wir präsentieren artig weiter, während die
Unruhe der verbleibenden Vorstandsmitglieder nochmals spürbar
wächst. Inzwischen haben sie ihre Mobiltelefone herausgeholt und
tippen darauf herum. Hören die uns noch zu? Wir haben das Gefühl
wir präsentieren hier in den leeren Raum. Eine halbe Stunde
qualvolles Herumhampeln, Erklären und Argumentieren später, kommen
wir zum Ende. „Nach Abwägung aller Argumente empfehlen wir Ihnen
den Standort nach Land B in die Region Z zu verlagern.“ Unsere
beiden Zuhörer sehen uns verwirrt und entgeistert an. „Ich dachte
in Land B ist die Korruptionsrate höher als überall sonst.“ Meldet
sich einer der beiden „Ja, schon…“ kommt mir meine Kollegin zu
Hilfe… Da meldet sich das andere Vorstandsmitglied. „Nach allem,
was ich heute gehört habe, war ich überzeugt Sie würden uns Region
X in Land A empfehlen!“ Muss ich noch mehr sagen? An diesem Tag
haben wir keine Entscheidung bekommen. Alle waren sauer. Keine
Entscheidung bedeutet Projektverzug, ein neuer Termin mit dem
Vorstandsvorsitzenden ist schwer zu kommen, auch hatte keiner mehr
so richtig Lust darauf. Warum ist uns da passiert, was uns passiert
ist? Wir hatten unsere Präsentation aufgebaut wie einen guten
Kriminalroman. Viele, viele Informationsschnipsel, jeder in sich
konsistent, manche davon weisen in die eine Richtung, manche in
eine andere. Am Schluss kann sich niemand ganz sicher sein. Wer ist
denn nun der Mörder? Der treue Gärtner, der gekränkte Butler, der
hinterhältige Schwiegersohn oder doch die lebenslustige Gattin,
jetzt Witwe. Dann erst kommt, die Auflösung. Der Bruder war’s. Und
alle sind überrascht. Für einen Krimi ist die große Überraschung am
Schluss perfekt. Alles andere wäre langweilig. Für eine
Präsentation im Business-Umfeld ist sie in den allermeisten Fällen
völlig ungeeignet. Das genannte Beispiel war eine Präsentation, die
eben NICHT nach dem Pyramidenprinzip aufgebaut war.
Pyramidenprinzip bedeutet, dass man von der Spitze her beginnt, die
Überlegungen darunter Schritt für Schritt herleitet und immer
tiefer geht, und damit auch die Überlegungen im Kopf der Zuhörer
Schritt für Schritt aufbaut. Denken wir uns daher nochmals in den
Raum mit den drei Vorständen zurück. Diesmal beginnt die
Präsentation aber ein wenig anders… „Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank, dass wir Ihnen heute die Ergebnisse unserer Arbeit
präsentieren dürfen. Sie hatten uns damit beauftragt den idealen
Platz für Ihren neuen Produktionsstandort zu finden. Unsere
Empfehlung lautet den Standort nach Land B in die Region Z zu
verlagern. Im Folgenden zeigen wir Ihnen gerne, wie wir zu dieser
Empfehlung gekommen sind.“ Der große Unterschied zum Beispiel
vorhin? Sofort sind alle hellwach und aufmerksam. Gleich ergreift
der Vorstandsvorsitzende das Wort: „Warum ausgerechnet Land B?
Unser Wettbewerber hat gerade einen Standort in Land C gebaut.“ Ich
schaue meine Kollegin an. Wir nicken uns kaum merklich zu. Jetzt
haben wir die volle Aufmerksamkeit unserer Zuhörer! Ich antworte
„Wir haben unsere Analysen nach vier zentralen Fragen gegliedert.
Wie ist die wirtschaftliche Gesamtsituation des Landes? Sind wir in
der Lage am betreffenden Standort ausreichend viele und ausreichend
qualifizierte Arbeitskräfte zu attraktiven Löhnen zu finden? Sind
die erforderlichen Rahmenbedingungen seitens der öffentlichen
Verwaltung gegeben? Wie gut ist die Infrastruktur? Zu Ihrer
konkreten Frage: Zwar ist die Infrastruktur in Land C, wo Ihr
Wettbewerber seinen Standort errichtet hat, sehr gut. Allerdings
herrscht auf Grund mehrere Betriebsansiedlungen bereits heute ein
intensiver Wettbewerb um Arbeitskräfte. Auch Ihr Mitbewerber hat
schon Schwierigkeiten Facharbeiter zu finden. Daher empfehlen wir
einen Standort in dieser Region ausdrücklich nicht. Ein anderer der
drei Vorstände meldet sich zu Wort „Was haben Sie sich unter
“erforderliche Rahmenbedingungen seitens der öffentlichen
Verwaltung“ angesehen. „Hier ging es vor allem darum, ob die
Rechtsstaatlichkeit ausreichend ausgeprägt ist um Ihre sensiblen,
auch patentrechtlichen Ansprüche zu schützen, und natürlich, wie
stark die Korruption in der öffentlichen Verwaltung ausgeprägt
ist.“ Eine Frage folgt auf die nächste, wir bekommen gar keine
Gelegenheit in die Präsentation einzusteigen. Wir beantworten immer
nur eine Frage nach der anderen, hanteln uns in unserer – jetzt
pyramidalen Struktur – einmal auf die zweite Ebene, einmal bis auf
die dritte oder vierte Ebene. Da öffnet sich Tür. Die Sekretärin
des Vorstandsvorsitzenden kommt rein und hält ihrem Chef einen
Zettel unter die Nase. Der nickt kurz, blick auf, dann in die
Runde, und sagt: „Ich muss leider weg. Ich denke aber wir haben
genug gesehen. Vielen Dank für die ausgezeichnete Arbeit. Ich
unterstütze Ihren Vorschlag.“ Und weg ist er. Die Präsentation ist
nach nur 10 Minuten vorbei. Jetzt die Frage… war das ein
Misserfolg? Immerhin hatten wir nur 10 Minuten statt einer Stunde,
immerhin durften wir nur einen Bruchteil unserer Analysen
präsentieren. Das Ziel, das wir uns selber gesteckt hatten, war
eine Entscheidung. Die haben wir bekommen. Also ist es ein Erfolg.
Und wie haben wir diesen Erfolg erreicht? Indem wir pyramidal
vorgegangen sind. Wir haben mit dem Ergebnis begonnen, mit der
Spitze der Pyramide. Dann erst sind wir auf die nächste Ebene
gegangen. Und wir haben unseren Zuhörern die Gelegenheit gegeben
jede neue Information in den Rahmen des übergeordneten Vorschlags
einzusortieren. So vorzugehen wirkt für die meisten von uns
unpassend. Schließlich haben wir es ganz anders gelernt. In der
Schule, auf der Uni war immer die Herleitung wichtiger als das
Ergebnis, und das Ergebnis ist immer zum Schluss gekommen. Und auf
einmal soll es genau umgekehrt sein? Ja, und dafür gibt es mehrere
Gründe. Erstens ist Information, die pyramidal aufgebaut ist,
leichter und schneller aufzunehmen. Das ist besonders dann wichtig,
wenn der Informationsempfänger wenig Zeit und die Information
wichtig ist. Wenn man z.B. bei Rettung oder Polizei anruft, dann
lassen die einen meist kurz ein wenig reden, damit der Anrufer
emotional ein wenig runter kommt. Und ab dem Zeitpunkt übernimmt
der Mensch am anderen Ende der Leitung das Kommando, und ab da wird
es sehr, sehr strukturiert, und pyramidal. Ein anderes Beispiel ist
das Top-Management. Dort muss es häufig schnell und auf den Punkt
sein. Wenn man eine Top-Managerin oder einen Top-Manager mit
Details quält, die er oder sie erst mühsam strukturieren muss, dann
wird es schwierig. Genau das ist im Präsentationsbeispiel vorhin
passiert. Zweitens, und das gilt, wenn es mehrere Empfänger gibt,
ist es weniger aufwändig, wenn der Sender das einmal
vorstrukturiert, und dann muss es nicht jeder einzelne nochmals für
sich machen. Das heißt pyramidal argumentieren und präsentieren ist
auch effizient, weil der Vortragende einen großen Teil der Arbeit
für die Empfänger macht. Das ist für die Empfänger sehr angenehm.
Und drittens, ich habe ja keinen Einfluss darauf, wie die Empfänger
eine Information strukturieren, außer ich mache das gleich beim
Senden für sie. Wenn es also mein Interesse ist, dass Informationen
auf ähnliche Art und Weise beim Empfänger ankommen, wie ich sie
dort haben will, dann bietet es sich an die Informationen
vorzustrukturieren. Und das macht man am besten und einfachsten
pyramidal. Ich biete übrigens seit Beginn des Jahres ein Training
an, in dem das Pyramidenprinzip eine ganz entscheidende Rolle
spielt. An zwei Tagen können Sie lernen, wie man erfolgreich mit
Entscheidern im Allgemeinen und mit Top-Managern im Speziellen
kommuniziert. Der Link dazu lautet
www.georgjocham.com/entscheiderkommunikation/ Im Training selbst
schauen wir uns zuerst Verhaltens- und Kommunikationspräferenzen
an. Viele, viele Menschen glauben nämlich, dass sie andere Menschen
so behandeln sollen, wie sie selber behandelt werden wollen. Leider
stimmt das nicht. Der Köder muss dem Fisch schmecken, nicht dem
Angler, und genauso ist es auch in der Kommunikation. Mit Gereon
Jörn habe ich dazu schon in der letzten Episode gesprochen. Im
Training gibt es für die Teilnehmer bereits hier die ersten großen
Aha’s. Anschließend sehen wir uns das Pyramidenprinzip im Detail
an, und arbeiten es an einigen Praxisbeispielen durch. Auch da sind
viele Teilnehmer überrascht, wenn sie erkennen wo überall diese
pyramidale Struktur heute schon zum Einsatz kommt, und wie angenehm
es für den Empfänger ist, wenn er die Inhalte bereits pyramidal
vorgekaut bzw. vorgedacht serviert bekommt. Schließlich schauen wir
uns an wie man Charts und Schaubilder macht, die emotional und
inhaltlich Wirkung erzielen. Das Ergebnis nach zwei intensiven und
praxisorientierten Tagen ist eine um ein Vielfaches verbesserte
Kommunikation mit Entscheidern und mit dem Top-Management. Und oft
ist genau das der entscheidende Schub für den nächsten
Karriereschritt. Bei Interesse gerne melden. Hier nochmals der
Link: www.georgjocham.com/entscheiderkommunikation/