#179 Die restlose Auflösung meiner bisherigen To-do-Apps und die Zusammenführung unter Getting Things Done (GTD) - Der zweite Teil von TEIL 2

Die restlose Auflösung meiner bisherigen To-do-Apps und die
Zusammenführung unter Getting Things Done (GTD) - Der zweite Teil
von TEIL 2


Über die Jahre sind die To-do-Apps auf meinen jeweiligen Handys
mehr und mehr geworden, ohne dass ich wirklich mehr und mehr
geschafft hätte. Klar, der Tag hat nur 24 Stunden, kann man nun
nüchtern sagen - aber mir geht es mit der Aussage eher darum,
offene Dinge wirklich erledigt zu bekommen und idealerweise in
selbstgesetzter Zeit oder eben vorgegebenen Deadlines. Und ja,
da war ich in letzter Zeit nicht gut und die Tendenzen der
Unpünktlichkeit und noch schlimmer, der Vergesslichkeit, eher
steigend. Also, Gegenmaßnahme: Schluss mit mehr als einer
To-do-App. Und ein System muss her. Was also lag näher, als mit
GTD, Getting Things Done von David Allen loszulegen? Hier nun
der zweite Teil, um euch nicht mit zu viel Information und
Anleitung auf einmal zu erschlagen!








GTD hat nun, da das Buch ein gewisses Alter hat, weitere
Ratschläge zur physikalischen (Papier-)Ablage.
Auf diese gehe ich nicht weiter ein, da ich euch ja mit mir
zusammen an eine App führen möchte, die GTD problemlos abbilden
kann. Aber, falls ihr noch Aktendeckel, Postkörbe und
Ablagefläche frei habt, schnappt euch das Buch (deutsche
Variante oder die englische), David Allen beschreibt ein
einfaches und wirksames System!


Damit haben wir den Block Organisieren im
Kurzformat durch. Auf Grund der Länge und auch der hoffentlich
genug in den Vordergrund gestellten Wichtigkeit wisst ihr nun,
dass dies ein extrem wichtiger Bestandteil von GTD ist.


 


Und nun sind wir beim
Thema Durchsicht:
GTD will Dein Gehirn von allem "Gedankenmüll" zu Aufgaben und
damit in Verbindung stehenden Sachen und Terminen befreien.
Und, das System muss so wasserdicht sein, dass Dein Gehirn im
vertraut und aufhört, ständig darüber zu grübeln, ob alles
läuft und dass nichts vergessen wurde. Daher ist die Durchsicht
ein zentrales Thema!
Du musst an den Punkt kommen, wo du spürst, dass du ein Gefühl
der Kontrolle hast und sich in dir damit Entspannung breit
macht! Dafür ist eine regelmäßige Durchsicht und eben auch der
stete aktuelle Stand deines GTD-Systems wichtig.


Für die Durchsicht gibt es zwei wesentliche Bestandteile:
Tagtäglicher morgendlicher Checkflug über den
Tag:
Blick in den Terminkalender (was ist und wie viel Zeit bleibt mir
für andere Dinge)
Sichtung der Liste nächste Schritte
Überprüfung von Kontext-Kategorien

Auf letztere bin ich noch nicht eingegangen, ich mache das in
aller Kürze: eine absolute Stärke von GTD sind
Kontext-Kategorien. Ich hatte zuvor schon die eine oder andere
so nebenbei ganz verständlich mitaufgelistet - aber der
wirkliche Charme kommt durch eine für euch sinnvolle
Erweiterung. Aber zuerst: worum geht es.
Stell dir vor, du hast einen Tag, der komplett mit Meetings
bestückt ist. Also keine Chance auf produktive Arbeit... also,
außerhalb der Meetings, natürlich!
Aber was, wenn ein Meeting 20 Minuten früher fertig ist? Die
Zeit will man ja nicht ungenutzt verstreichen lassen! Aber in
einer normalen Ablage zwischen E-Mail-Eingang, Terminkalender
und Papierstapel dauert es meist länger, eine kurze Erledigung
zu finden, als der Timeslot lang ist, den man gerade hat. Daher
gibt es bei GTD Kontext-Kategorien. Und eine heißt, passender
Weise, 20 Minuten. Eine andere könnte zum Beispiel "Arzt"
heißen, oder "Strand" oder "Bahnfahrt".
Jede dieser Kategorien hat einen Kontext: in
die 20 Minuten wirst du dir Aufgaben, die
nicht länger als 20 Minuten Zeit in Anspruch nehmen. Hast du so
eine Lücke, hast du sofort ein To-do parat und genauso schnell
und effizient erledgt.
Der Kontext Arzt steht für einen
Auswärtstermin, der Telefonieren und E-Mail-Schreiben quasi
unmöglich macht, ebenso wie die IT-Nutzung. Aber auch hier
können Aufgaben erledigt werden, weil du einfach alles
vorbereitet und in deinem System hinterlegt hast: Fachartikel
lesen, Texte redigieren, nachdenken, Probleme lösen, etc.
In Strand könnte deine Bücherliste für
den Urlaub liegen, in Bahnfahrt etwas,
wofür du schlechtes und nur teilweise verfügbares Internet und
kaum Telefonempfang hast, du aber vier Stunden und eine gewisse
Verspätung miteingerechet hast.


Ich hoffe, du hast das Bild, was unter Kontext gedacht ist, ich
springe nun zum zweiten essentiellen Durchsicht-Element:
Das Rückgrad, der allumfassende
Wochenendrückblick
Dauer: schon mal bis zu zwei Stunden! Also: plane das ein!
Ziel: Wenn du fertig bist, ist der Eingangskorb
leer und verteilt, du weißt, was du die Woche über erledigt hast
und hast einen Überblick, was dich die nächste Woche erwartet.
Für alles, wenn benötigt, gibt es vorbereitetes
Referenzmaterial, wichtige
Termine, zum Beispiel von delegierten Aufgaben,
hast Du zusätzlich im Kalender mit Alarm notiert und die nächste
Woche ist somit umfangreich vorbereitet.
Ach: vergiss nicht, Ideen, die dir bei der
Durchsicht kommen, ebenfalls gleich in das GTD
einzuarbeiten!
Die Projektliste betrachtest du unter dem Aspekt
"Wie ist der Stand von...?". Auch hier: aktueller
Stand, Holdings (delegierte Arbeiten),
ergänzendes Material, etc. Alles da!
Und, wir haben Träume, daher sehen wir auch die
Vielleicht/Eines Tages-Liste durch. Wünsche und
Träume aktuell? Was schon erledigt, was neu?

 


Und zu guter Letzt der heilige Grahl:
das Erledigen!
Aber, Moment. So einfach ist es nicht! Was woll denn wieso und
wann erledigt werden? Daher, die Leitfrage: Wie
entscheide ich, in einem bestimmten Moment, was als nächstes zu
tun ist?


Ja, gute Frage! Und hier die Antwort.
Auf Basis deiner Intuition und ...:
Kontext: Arzt-Liste muss ohne Telefon und Computer gehen.
Daher die nächsten Schrittein Kategorien
unterteilen, damit die Aufgabe zum aktuellen Moment zu finden
ist. Zeit: für was habe ich heute/gerade eben eigentlich wirklich
Zeit? Kraft: Wofür habe ich noch Power - und, unter uns, ganz
ehrlich gesagt: Worauf habe ich noch Lust? Priorität: overruling
all above - daher am Ende der Liste: Welche ist die wichtigste
und dringendste Aufgabe auf der Liste. Ich bin kein Freund der
Eisenhower-Matrix, daher streiche ich für mich immer den
dringenden Teil - da ich versuche, Aufgaben so zeitlich zu
bearbeiten, dass sie gar nicht erst dringenst werden - aber dazu
mache ich vielleicht mal einen eigenen Blog und Pod...

Und jetzt sehr ihr auch, warum die zuvor durchgeführten
täglichen und wöchtenlichen Durchsichten so wichtig sind: damit
alle eure Daten und Informationen immer aktuell sind!


Ich weiß, dass viele Menschen Probleme damit haben, Prioritäten
zu setzen. Daher, ein kleines Modell aus dem GTD, damit ihr
einen Maßstab habt:
Die Wahrnehmungsdistanz. 
Das führe ich jetzt nicht im Detail auf, wenn ihr hier Probleme
habt, sollten euch die knapp unter 15 Euro für das Buch das
wert sein.
Kurze Zusammenfassung: Sechs Schritte, von aktueller Horizont
bis zu Horizont 5, eurem Lebenszweck. Jeder Horizont hat eine
zeitlich limitierte Sichtweise, z.B. laufende Projekte oder
eine Visualisierung, wo du dich in zwei bis drei Jahren siehst.
So können Prioriäten ermittelt werden - allerdings nur, wenn
ihr dann auch regelmäßig eure Horizonte auf dem aktuellen Stand
haltet! 


Wow - jetzt wo ich das so sehe, stelle ich erst fest, wie lange
das wird. Ich trenne den Teil zwei daher auf, damit er
verdaulicher kommt! 
Daher, zum nun eigentlichen Ende eine kurze Zusammenfassung:


Dauernd alles im Kopf haben zu wollen, verursacht Stress und
fördert die Vergesslichkeit und das gedankliche Chaos. Daher:
GTD nutzen, es bringt wieder Ordnung ins Leben und lässt das
Gehirn mit "Denken" das tun, was es am besten kann.
Und, wenn du das System konsequent anwendest, erledigst du mehr
als jetzt in weniger Zeit und bis daher auch noch entspannter!


Rückgrad sind die fünf Schritte:
Sammeln: Aufgaben, Ideen, Gedanken.
Schriftlich fixieren und ab in einen "Behälter". Schon ist der
Kopf frei für die wichtigen Aufgaben!
Verarbeiten: Den Behälter von oben regelmäßig
leeren und für jedes To-do klären, was es ist, worum es geht und
um was es sich handelt. Organisieren: Ergebnisse
aus 2. in strukturierte Listen übertragen (nächste Schritte,
Projekt, Holding, etc.) Durchsehen: Ein
Kernelement! Die tägliche und wöchentliche Durchsicht der Listen,
um festzustellen, was erledigt werden kann, was muss und in
welcher Zeit. Mit diesem Schritt entsteht das eigentliche
Systemvertrauen, damit das Gehirn los lässt!
Erledigen: Na, warum heißt es wohl getting
things done? Ja, GENAU! Weil wir nun nach Kontext, Zeit, Ort oder
Wichtigkeit ganz entspannt die jeweiligen Aufgaben abarbeiten und
erledigten können.

Und damit endet der "kurze" Ausflug in die Welt des GTD, wie es
im Buche steht - und im nächsten Teil geht es dann an die
Umsetzung in einer App! Bleibt dran!


 
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