#178 Die restlose Auflösung meiner bisherigen To-do-Apps und die Zusammenführung unter Getting Things Done (GTD) – Der erste Teil von TEIL 2

Die restlose Auflösung meiner bisherigen To-do-Apps und die
Zusammenführung unter Getting Things Done (GTD) - Der erste Teil
von TEIL 2

Über die Jahre sind die To-do-Apps auf meinen jeweiligen Handys
mehr und mehr geworden, ohne dass ich wirklich mehr und mehr
geschafft hätte. Klar, der Tag hat nur 24 Stunden, kann man nun
nüchtern sagen - aber mir geht es mit der Aussage eher darum,
offene Dinge wirklich erledigt zu bekommen und idealerweise in
selbstgesetzter Zeit oder eben vorgegebenen Deadlines. Und ja, da
war ich in letzter Zeit nicht gut und die Tendenzen der
Unpünktlichkeit und noch schlimmer, der Vergesslichkeit, eher
steigend. Also, Gegenmaßnahme: Schluss mit mehr als einer
To-do-App. Und ein System muss her. Was also lag näher, als mit
GTD, Getting Things Done von David Allen loszulegen?






Im ersten Teil habe ich euch kurz meinen Wildwuchs an
To-do-Apps gezeigt und warum mich das nicht weiter gebracht
hat. Und ich hatte euch die Alternative Getting Things Done
vorgestellt, verbunden mit den amazon-Links für den Buchkauf
(Wie ich Dinge geregelt bekomme, die englische Ausgabe, Getting
Things Done und das Praxisbuch Workbook ), sollte ich euch
damit angesteckt haben und du nicht warten willst, bis mein
zweiter Teil zwei und all die nachfolgenden Teile live gehen,
der GTD dann in eine App gießen wird, kommt.


Und ja, ich werde nicht den kompletten Inhalt des Buches
runterbeten, auch, da ich mir Ärger mit Mr. Allen ersparen will
- aber ich gebe euch die Eckdaten und die Idee dahinter mit.
Somit bist du in der Lage, für dich entscheiden zu können, ob
GTD ein Modell ist, mit dem du arbeiten kannst und willst oder
ob es dir widerstrebt und nicht zu deiner Arbeitsweise passt.


Das wichtigste, und damit hatte mich GTD als
ich davon gehört hatte, sofort eingefangen, ist, sich klar zu
werden, dass unser Gehirn ein super Denker ist, aber
grottenschlecht, wenn es darum geht, sich an Sachen zu
erinnern. Termine, Details, Zeitschriftenartikel,
Einkaufslisten... all das verstopft unser Gehirn und hält es
von seiner Kernkompetemz ab, dem Denken!
Daher baut GTD darauf, alles aus dem Kopf zu ziehen, was da
nicht unbedingt hin muss - und das sind auf jeden Fall nicht
Deadlines, Aufgaben und Medienmaterial für später. Und um hier
die Denkleistung, also unseren Prozessor im Kopf, frei zu
bekommen, gibt es fünf rudimentäre und essentiell wichtige
Schritte:
Sammle alles, was deine Aufmerksamkeit
erfordert - in einem "externen Informationsspeicher",
egal, wie auch immer der aussieht. Klassisch: ein leerer
Schuhkarton oder eine digitale Ablage. Verarbeite all die
Dinge in deinem Informationsspeicher: Jede Information,
die in deinem Informationsspeicher liegt, bekommt ein
"worum geht es?" und eine klare Vorgabe,
"wann und wie darauf reagiert werden muss".
Organisieren: Jetzt merkt man, dass das Buch
noch aus einer Zeit vor Apps und Hosentaschen-IT kommt:
Vorstehende Ergebnisse, also das Was, Worum, Wie und Wann wird
nun in strukturierte Listen (dazu gleich mehr) übertragen.
Regelmäßige Durchsichten der strukturierten
Liste(n): Prüfen, was erledigt wurde und was für eine
Aufgabe nun als nächstes ansteht. Und nun der nach regelmäßiger
Durchsicht wichtigste Punkt: Dinge
erledigen: Was will ich als nächstes angehen und
erledigen?

Sammeln: So banal sich vorstehende Punkte
anhören, konsequent durchgezogen geben sie euch das Gefühl der
Kontrolle zurück - was auch eine Grundvorraussetzung für die
Nutzung ist! Solltet ihr nicht alles konsequent auf die Listen
nehmen und jederzeit einen kompletten Überblick haben, wird
euer Gehirn misstrauisch. Und wenn es der Liste mistraut, fängt
es wieder an, sich parallel Sachen und Termine zu merken... und
das ganze Trauerspiel beginnt von vorne! Dann entgeht euch auch
dieses plötzlich neue Gefühl, dass man sich nun Ruhe und Zeit
gönnen kann, um, wieder, strukturiert bessere Entscheidungen zu
fällen!


Ratschläge, dass euer Schreibtisch zu Hause identisch dem im
Büro aufgebaut und befüllt sein soll als auch Ablagen in
Register, Aktendeckel oder sonstigen Papier-basierten
Prozessen, lasse ich hier im Blog und Pod absichtlich weg -
will ich euch doch in den folgenden Teilen eine App vorstellen,
in der sich GTD komplett und problemlos abbilden lässt. Und ja,
auch heute nenne ich den Namen der App... noch nicht!


Wichtige Kurzregeln: Verarbeiten macht
ihr täglich im Kurzformat, je nach Aufgaben- und
Dokumentenfülle bis zu max. 30 Minuten. Ziel ist, am Ende einen
lückenlosen Überblick über den heutigen Tag zu haben. Alles,
was heute fertig werden muss, alle begleitenden Unterlagen,
alle Kontakte von Kollegen, die einbezogen werden, alle
E-Mail-Adressen von Empfängern, die die Ergebnisse bekommen...
es ist dann alles jederzeit griffbereit!


Freitags nimmt Verarbeiten dann einen
größeren Rahmen ein, teilweise bis zu 90 oder gar 120 Minuten -
schließlich wird nun die komplette Woche überpürft,
unerledigtes, wenn es sich nicht schon von alleine erledigt
hat, neu geplant und die komplette kommende Woche im Voraus
durchgeplant.


Was ich für die Umsetzung in das App ausklammere, ist eine
teilweise Eisenhower-Matrix: Ich sichte die Aufgaben nicht nach
Wichtigkeit und Dringlichkeit, sondern nur nach der Bedeutung.
Ich frage also: "Worum geht es hier?" um herauszufinden, ob von
meiner Seite eine Aktion nötig ist oder nicht. Und bei nein
wird die Aufgabe rigoros entsorgt! Alternativ kann sie
irgendwann eine Aktion erfordern oder es ist eine Information,
die ich in Zukunft mal gebrauchen werde - je nachdem verarbeite
ich die Aufgabe unterschiedlich weiter.
Falls eine Aktion von meiner Seite notwendig ist, geht es um
das "Was" muss ich tun und das "bis
wann". Eiserne Regel: Alles, was
unter zwei Minuten erledigt werden kann, wird
umgehen sofort erledigt! Und: Muss ich
mehrere Schritte zur Erledigung machen, mache
ich daraus ein Projekt. Und sollte ich
feststellen, dass ich nicht die richtige
Person bin, delegieren! Und wenn
ich der richtige bin, bearbeiten oder
verschieben.


Und nun zum Organisieren. Das profitiert
nun von meiner Vorarbeit: Kann ich es in zwei Minuten erledigen
- weg damit. Muss ich mehr als einen Schritt,
der länger als zwei Minuten dauert, machen, um es zu erledigen,
ist es für mich ein Projekt. Habe ich es
delegiert bzw. warte ich auf (teilweise) Zuarbeit von Kollegen,
ist es auf der Warteliste (die bei mir,
ganz Luftfahrt, Holding heißt!). Und ist
es eine einzelne Handlung kommt sie auf
die Liste nächste Schritte oder, wenn
ein Termin involviert ist, in
den Kalender.
Organisieren erlaubt auch, eine Tätigkeit zum besseren
Verständnis zu untergliedern oder in weitere
Unterprojekte aufzuteilen, wenn es wirklich
komplex ist. Das könnt ihr im Rahmen eurer Ablage und
Organisation gestalten, wie ihr euch am wohlsten fühlt - damit
euer Gehirn dem System wirklich 100% Vertrauen schenkt!


Und dann gibt es ja immer wieder diese Aufgaben, die nichts von
allem Vorstehendem sind. Aber auch hier gibt es einen
Parkplatz: keine Aktion, aber irgendwann könnte es wieder
relevant werden, ab auf die Vielleicht/Eines
Tages Liste.
Und, ich hatte es schon mehrfach erwähnt, wenn es eine
Information, ein Zeitungsartikel oder sonstwas ist, lege es
einfach als Referenz ab.


Und nun nochmal zu dem, was ihr, nach GTD, ab sofort, und sei
es nur für dich, Projekt
oder Projekte nennt und die in nächster
Zeit erledigt werden müssen: in der freitäglichen
Durchsicht sicherstellen, dass du alle
nächsten Schritte für jedes Projekt festgelegt
hast. Ob du das nun in eine Liste "nächste
Schritte", was ich dir für die App-Umsetzung empfehle,
damit alles an einem Ort bleibt, oder du es lieber in deinen
Kalender mit Terminerinnerung legst, reine Geschmackssache. Es
darf nur nicht untergehen und du sollst dir davon nichts, rein
gar nichts merken müssen!


Und nun kommt einer der besten Teile: Das "natürliche
Planungsmodell". Basis hierfür ist die Frage,
was ist zu tun und wer erledigt es?


Dahinter versteckt sich ein einfacher Grundgedanke: wir alle
managen Projekte. Ja, doch, tun wir. Und zwar im Alltag.
Projekt Einkaufen. Projekt Schuhe kaufen. Projekt
Preisvergleich bei amazon und Bestellung des besten und
günstigen Produkts. Und genauso versucht das natürliche
Planungsmodell das abzubilden:
Warum will ich das Projekt realisieren? Was
ist der Zweck? Brauche ich einen
Businessplan? Und, ganz wichtig: solange der
Hauptzweck nicht klar ist, beginnt kein Projekt!
Vor dem inneren Auge klar machen, wie ein erfolgreicher
Ausgang des Projekts aussieht: was wird
geschaffen, was beschafft, was
bestellt, was beauftragt? Im täglichen Leben,
gerade bei den Alltagsbeispielen, die ich zuvor aufgeführt haben,
machen wir es auch, allerdings ohne nachzudenken und teils völlig
automatisch: Kreativität an den Tag legen bei
der Frage nach der Zielerreichung. Oder habt ihr
noch nie aus dem Stand "die beste Einkaufsroute" quer durch die
Stadt "errechnet" und was am Hin- und was lieber auf dem Rückweg
angefahren wird? Und nun organisiert ihr eure
Ideen: Was gehört zusammen? Was muss ich recherchieren?
In welcher Reihenfolge muss ich die
Schritte abarbeiten? Und jetzt, wieder ganz der
GTD-Philisophie folgend, die Frage: Zu
welchem Schritt kann ich übergehen, der mein
Projekt voran bringt? (Und mache ich das selber
oder delegiere ich es?)

Auch in diesem Modell müssen alle
Informationen und Daten sowie
Referenzen jederzeit griffbereit vorliegen,
damit keine Zweifel entstehen, die den
Projektausgang in Teilen oder gesamt gefährden könnten!


Daher: alles Weitere auf die nächste
Schritte-Liste nehmen, quasi als Handlungsplan. Aber:
konkret! Es muss sofort ersichtlich sein, worum es geht, welche
Tätigkeit an welchem Ort ausgeführt werden muss. 
Und nun kommen wir zu den weiteren beziehungsweise bereits
erwähnten Listen:



Warten (bei mir als Flieger und
Aviation-Mensch heißt sie Holding):
Hier habe ich eine Aufgabe an jemand anderen delegiert und
warte auf Rückmeldung. Ich hinterlege hier, an wen, was ich
delegiert habe und bis wann es wieder bei mir sein muss.
Diese Liste screene ich wöchentlich, damit meine Projekte
weiterlaufen und mir pünktlich zugearbeitet wird.


Eines Tages/Vielleicht-Liste: Die Liste für
Leute, die ihre Träume noch umsetzen wollen. Und auch für
Projektmanager,  die Dinge offen haben, die nicht auf
die nächste Schritte Liste passen, aber
ohne Notiz gedankliche Ressourcen fressen würden. Auch Dinge,
die vielleicht erst im Ruhestand oder dem nächsten Urlaub
angegriffen werden kommen auf diese Liste. Wichtig: kein
Eintrag darf eine nächste Handlung haben - sonst ist es
ein nächster Schritt und muss runter von dieser Liste!



So banal sich diese Liste anhört, sie ist nicht weniger
wichtig... und schon manch einer, der "Flugschein machen" auf
der Liste hatte, ist heute schon seit fast 10 Jahren regelmäßig
in der Luft!


Es gibt noch eine Alternative, die GTD vorsieht, statt den
zuvor erwähnten Listen: die Auslöseliste.
Da kommt dann ein Stichwort wie "Feuerwerk" oder "Julian
anrufen" oder "Kündigen" oder, oder, oder auf die Liste, was
einen entsprechenden Gedanken triggern soll und euch in
Handlung bringt. Da ich aber wirklich viel zu viel um die Ohren
habe, würde ich hier meistens zu lange überlegen statt zu
handeln, daher nutze ich diese Art der Listen
nicht.


Und weil ich nach der Fertigstellung des "kompletten" Teil zwei
einfach festgestellt habe, dass es einfach zu viel ist - ist
hier Schluss und ein zweiter Teil zwei geht auf die weiteren
Schritte und Möglichkeiten von GTD ein. 


Lasst euch vorstehende Punkte, allen voran die fünf
Punkte als Hauptgerüst des Modells, durch den Kopf
gehen, damit ihr sie für den nächsten Teil noch parat habt. Und
gleich geht es weiter....


 


 
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