#177 Neue Serie: Die restlose Auflösung meiner bisherigen To-do-Apps und die Zusammenführung unter Getting Things Done (GTD) - TEIL 1

Neue Serie: Die restlose Auflösung meiner bisherigen To-do-Apps und
die Zusammenführung unter Getting Things Done (GTD) - TEIL 1

Mein erstes echtes Smartphone war ein SonyEricsson Xperia X1:
kleiner handlicher Knochen, mit Stift und hoch schiebbarem
Display, darunter war, dann in der Querformat-Bedienung, eine
vollwertige Tastatur. Betriebssystem: Windows Mobile. Allerdings:
der beste Kalender und erst recht die allerbeste Kontakterfassung
EVER! Da ist bis heute nichts Besseres gekommen - und trotzdem
gab es damals diverse Hersteller, die noch schickere Apps und
Interfaces gebaut haben. Und so zog die erste To-do-App auf
meinem X1 ein. Und so ging es weiter... auf dem Androiden, dem
HTC Hero, kurzer Abstecher auf ein HTC mit Windows, weitere
Andrioden, kurzer Ausflug zu Apples Technikschrott namens iDings
und wieder schnell zurück zu Android, nun auf der Google-eigenen
Schiene namens Nexus und heute dann Pixel. In so gut wie jeder
Generation der Geräte entdeckte ich eine neue To-do-App, die
meine bisherige bzw. bisherigen ergänzte... und das teilweise bis
heute! Nun ist der Moment gekommen: Was auch immer noch da ist,
wird gelöscht und das alles zusammengeführt, und zwar unter einer
"GTD", Getting Things Done Struktur. Und dafür kommt für mich nur
eine, ja, kostenpflichtige, App infrage. Im Rahmen eines
mehrteiligen Blogs und Pods hier der Weg dahin, alle Schritte zu
GTD, die Implementation in die App und um welche App es überhaupt
geht - und was mir unterwegs so alles passiert ist. Start heute:
ich führe meine alten Apps zusammen...






Wenn du regelmäßiger Leser und Hörer von mir bist, weißt du,
dass ich aktuell auch dabei bin, alte "Blogleichen"
fertigzustellen und online zu bringen. In meinen Entwürfen
schlummern gute 64, teils fast fertige oder nur aus einer
Überschrift als Gedankenstütze befindliche Texte, die auf
Fertigstellung und, wenn auch, was die ältesten angeht, über
ein Jahr Verspätung, noch auf Veröffentlichung warten.


Klar, ein Teil war mein Eigenhosting und die damit verbundenen
To-dos. Auch, dass mich diverse Kita-Viren nun bereits zum
dritten Mal außer Gefecht setzen und somit kein konzentriertes
Arbeiten oder eine Podcast-Aufnahme möglich war.


Aber: auch einen entscheidenden Beitrag, gerade für die "ganz"
alten Themen, ist meine weite Verstreuung von Notizen und
selbstgesetzten Deadlines in verschiedenen Apps. Ich weiß, ihr
glaubt mir das, ohne, dass ich Beweise antreten muss, aber, um
euch ein Bild des Chaos als Abschreckung zu geben, hier meine -
NOCH! - aktiven und in Nutzung befindlichen To-do-Apps:
Die älteste Variante, die ich während meinen diversen
Karriereschritten in der Luftfahrt nutze, auch weil ich Inhalte
mit weiteren Kollegen und/oder Vorgesetzten freigeben
konnte: Remember the Milk. Gut, die Anzahl
an offenen Aufgaben hielt sich in Grenzen oder hat sich durch
meine berufliche Neuorientierung erledigt, aber ein oder zwei
aktive und immer noch aktuelle Erinnerungen waren da noch drin.
Daher wird der manuelle Übertrag, da keine Export-Funktion
vorhanden ist, obwohl ich zahlender Kunde bin, sehr schnell und
einfach! RTM hat ein sehr gewöhnungsbedürftiges Interface und
benötigt, wenn eine Notiz noch Notizen und Teilen haben möchte,
diverse Taps, kann aber durch eine Webseite mit Sync etwas
komfortabler genutzt werden. Mich störte anfangs am meisten, dass
man keine Dokumente anhängen kann. Daher führte mich parallel als
Dokumentenablage Evernote in der
Bezahlvariante in mein privates papierloses Ablagesystem.
Allerdings hatten verschiedene Strategiewechsel und damit
verbundene eher schlechte oder rückläufige Update die Freue schon
lange vermiest, aber es ging halt immer irgendwie. Bis das letzte
Update kam, die Kosten gleich blieben und viele der vorherigen
und mir wichtigen Funktionen, vielleicht nur erst mal aber auf
jeden Fall vorübergehend verschwunden sind - und so auch meine
Einstellung und die Bereitschaft dafür weiterzuzahlen. Dank einem
c't-Artikel konnte ich, soweit möglich, meine Daten lesbar und in
einer zweiten Variante auch durchsuchbar sichern - und damit
starb auch Evernote. Zwischendurch und je nach Erscheinen und
Einstellung, Wiederauferstehen und unveränderter Version stieg
ich nach dem Apple-Ausflug dankbar auf die Google eigenen Tools
um. So lagerte ich auf Google Tasks, Google Notizen,
Wunderlist und auch GMail mit
Erinnerungsfunktionen aus. Aber jedes hatte seine Vor-
und meist Nachteile: Tasks war eine Umsetzung der bis dato
genutzten Papierversionen: endlos lange Listen zum Eintragen und
Abhaken, ohne viele Extras. Google Notizen kann Erinnerungen,
sonst ist es eher ein
Postit-für-die-Ewigkeit-Aufbewahrungs-System. Wunderlist? Ich
kann mich schon gar nicht mehr erinnern - aber das Vergessene und
die Tatsache, dass sie von Microsoft gekauft wurden, ließ mich
die Nutzung beenden. Und GMail? Klar sind die
Erinnerungsfunktionen super und jeder guckt täglich mehrfach in
seine Mails, warum also To-dos und Fristen nicht hier per kurzer
Notiz in einer Mail an mich mit Termin und auch Anhang
zurückstellen? Nun: es ist und bleibt eben ein
E-Mail-Programm...! Und in Summe hat mich all das, außer meine
Daten, nichts gekostet... Dann habe ich was cleveres neues im Web
entdeckt: workflowy (Link zum Blogartikel).
Kostenfrei bis zu einer gewissen Grenze nutzbar, ohne weitere
Einschränkungen kann man hier "Endloslisten", aber mit
Unterpunkten und professionellen Gliederungsebenen anlegen. Auch
eine Android-App ist bis heute auf meinem Pixel. Aber je mehr ich
geschrieben und "abgelegt" hatte, desto mehr störte mich der
Mehrnutzer-Ansatz, den ich nicht brauchte. Auch hier versickerten
ein paar Blogposts, die noch stückchenweise in den nächsten
Wochen und Monaten nachgereicht und endlich live gehen werden.
Die Liste könnte ich noch weiterführen, aber ich möchte auch
einen Vertreter benennen, der meine Arbeitsweise an sich abdeckt.
Und nein, es sind sogar auch hier mehrere, zum
Beispiel meistertask oder als
Weblösung Asana - und noch einige mehr.
Warum die zwei? Beide kamen auf persönliche Empfehlungen nach
Netzwerktreffen und intensivem Austausch, wie andere es machen zu
mir, eines davon auch, weil ich gerne einfach mit Kanban-Boards
arbeiten... aber... auch hier, viel zu viel statt klarer Fokus
für mich in App oder Web - und so kommen auch diese beiden weg.

Jetzt habt ihr eine Vorstellung, wie meine Ausgangsbasis
aussieht. Und als ich so am Schreibtisch für mich überlegt
habe, wie es nun weitergeht, ist mir ein Klassiker der
"Erledigungs"-Geschichte, der seit Jahren in meinem Bücherregal
schlummert, wieder eingefallen: Vom Produktivitätsguru David
Allen, der Klassiker: Wie ich Dinge geregelt bekomme (Link zu
amazon). Ich stehe persönlich mehr auf die englische Ausgabe,
Getting Things Done (auch hier der amazon Link). Und wer es
richtig ernst mein, nimmt noch das für die Praxis sehr
nützliche "Workbook" (auch über amazon) dazu. Das Workbook habe
ich als Kindle Version immer auf Handy oder eBook-Reader
greifbar. So wird für mich aus der Buchmethode mit Beispielen
und typischen täglichen Anwendungsszenarien, wie zum Beispiel
explodierende Inboxen bei E-Mails oder auch dem täglichen
"To-Do-Listen-Chaos" plötzlich ein Schlachtplan mit Übungen und
eben auch, zumindest für mich, schneller Umsetzung.


Allerdings muss man sich auf das Verständnis von David Allen
und seine zugrundeliegenden Vorschläge, Umsetzungen und Ideen
auch einlassen, sonst wird es auch hier ein Rohrkrepierer!


Ich mache euch einen weiteren Blogpost und PodCast zum Thema
"Getting Things Done". In dem zeige ich euch die "Eigenheiten"
und "Regelungen" des Systems, damit ihr ein Verständnis
bekommt, was es bedeutet, seine To-do-Listen oder digitalen
Ebenbilder komplett auf GTD umzustellen. Das kann tatsächlich
eine Herausforderung oder sogar eine komplette Umstellung der
bisherigen Arbeitsweise sein. Und, in einem nächsten Schritt,
zeige ich euch, wie man, mithilfe einer App, die ich hier und
heute noch bewusst geheim halte - na, wer hat da
"Spannungsbogen" gesagt? - das GTD-System auch digital auf das
Handy, Tablet, Computer, Google Chrome und sogar in GMail
umgesetzt bekommt.


Spoiler: Es gibt ein paar Spielregeln zu befolgen, damit Hirn
und Verstand dem System trauen. Hört sich vielleicht komisch
an, macht aber mit dem nächsten Blogpost und PodCast plötzlich
Sinn. Und: Du musst akribisch das System sichten, aktualisieren
und abarbeiten, sonst ist es nur ein weiterer Zettelkasten, der
dich nicht weiter bringt.


Wenn dich nun die Neugierde gepackt hat, kannst du mit den
Links schon mal das System "Getting Things Done" kennenlernen:
Wie ich Dinge geregelt bekomme (Buch), Getting Things Done (das
Buch in Englisch, das ich nehmen würde, da es in Teilen besser
ist als die deutsche Übersetzung) und, wenn du typische
Anwendungsszenarien schon voruntersucht und umgesetzt haben
willst, das englischsprachige Workbook. Alle Links gehen zu
meinem Lieblingsversender amazon, sicherlich findest du sie
auch bei deinem Lieblingsbuchhändler.


Sollte ich eure Neugierde geweckt haben, bleibt dran für Teil
zwei und drei, wo zuerst die Methode und dann eine passende App
nebst Umsetzung kommt. Oder: überspringt Teil zwei und greift
euch die Bücher ab und legt schon mal selbst los... so oder so,
ich freue mich auf euer Feedback zu der Idee, der Auswahl von
GTD, der "Abschaffung" zahlreicher To-do-Apps auf meinem Handy
und was euch sonst noch so dazu einfällt! 


Wir lesen uns dann in Teil zwei wieder!


 
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