09 Mind-up your meeting

Das Leben wird so wie Du es gestaltest – klingt einfach und
gleichzeitig merken viele Menschen wie herausfordernd dies ist.
Und wir erkennen häufig gar nicht wie viele Möglichkeiten und
Handlungsspielräume so um uns herum sind.


Im Arbeitsleben in unserem Job verbringen wir viel Zeit und auch
dort gibt es jede Menge Optionen gut für uns zu sorgen und das
Beste aus dem Augenblick rauszuholen.


In dieser Folge gibt es einige Perspektiven auf unsere
Meetingkultur und Besprechungen – denn dort verbringen wir in der
Regle viel Zeit und sind häufig damit sehr unzufrieden.


Es gibt viele, verschiedene Untersuchungen und Befragungen zum
Thema Meeting-Kultur und Zufriedenheit mit Besprechungen in
Organisationen – die Quint-Essenz zusammengefasst:


Für rund 58% der Befragten Mitarbeiter sind die Meetings
unproduktiv

Gründe dafür sind vielfältig: es wird zuviel gejammert,
Verantwortung wird abgeschoben, man verliert sich in Details, es
wird monologisiert und andere werden abgewertet durch lästern
etc.

Nur die Hälfte der Protokolle wird überhaupt gelesen

Bei Führungskräften ab der mittleren Ebene nimmt die
Stundenanzahl an Meeting rapide zu – in manchen Betrieben machen
Sie fast 60% der Arbeitszeit aus



Reflexionsfragen für Dich:


Was müsste sich an den Meetings verändern, damit ich
anschließend motiviert und aktiviert herauskomme?

Was raubt mir Energie im Meeting und wer weiß davon?

Was wäre wenn wir die Meetings nicht mehr stattfinden lassen
würden, was wären die Alternativen dazu?

Wie verteilen sich die Gesprächsanteile auf die Teilnehmer?



Also was sind Basics – wirkliche Grundvoraussetzungen für
Besprechungen:


Unnötige Meetings vermeiden – also wirklich immer
hinterfragen ob es Sinn macht und auch die Teilnehmer auf ein
Minimum reduzieren

Vor dem Meeting eine Agenda verteilen, dann weiß jeder worum
es geht und kann sich vorbereiten

Darin findet sich auch das Ziel der Besprechung wieder

In der Agenda steht ein Zeitrahmen an dem man sich hält, es
gibt neben einem Moderator, einen Zeitnehmer ,der besonders
darauf achtet und es gibt jemanden der das Protokoll schreibt

Protokolle eher kurz halten, wichtig sind klare,
nachvollziehbare to-dos und Verantwortlichkeiten

Handys sind im Meetings aus

Pünktlichkeit ist Pflicht – das hat auch mit Respekt und
Wertschätzung zu tun

Miteinander statt Gegeneinander – jeder sollte sich in die
Besprechung einbringen und an Lösungen mithelfen

OneVoice: nach einem Meeting ist klar wie darüber an die Team
berichtet wird



Mind-up your meeting – das achtsame Meeting gestalten – hier ein
paar Möglichkeiten:


Beginne jedes Meeting mit Stille – einfach 2 Minuten Stille
bewirken wahre Wunder – man kühlt runter, man kommt an, sortiert
sich und hat dann einen ganz anderen



Einstiegsfrage an die Teilnehmer: Wie geht es Dir? Was treibt
Dich um? Damit holt man jeden im Raum ab, jeder hat seine Punkte
kurz angesprochen, ist sie damit los, man weiß wie es dem anderen
geht ob jemand Kopfweh hat etc.



Alternative Einstiegsfrage: worüber hast Du Dich heute schon
gefreut? Fokus wird auf das Positive gelegt und alle werden
miteinbezogen



Output klären: man bespricht was bei dem Meeting herauskommen
soll also nicht nur welche Ziele hat das Meeting sondern ganz
konkret, was ist der Output heute, wenn die Besprechung rum ist –
das erhöht die Zufriedenheit



Zuhören kultivieren: wirklich dem anderen Zuhören mit
Offenheit, Präsenz und Wohlwollen und nicht Kopf schütteln,
abwerten, aus dem Fenster schauen



Gut für den Körper sorgen: ausreichend Sauerstoff, nach einer
Stunde eine Pause, ausreichend Getränke wie Wasser oder Tee,
Obst, Trockenfrüchte und Nüsse anstelle von Süßigkeiten oder den
ritualisierten Gebäcktellern



Im Kontakt sein: was bewegt den Einzelnen, Feedback und
Rückmeldung geben ist so wichtig– wenn das nicht passiert bleibt
Ihr nur an der Oberfläche – sicherlich das braucht ein wenig
Übung aber wenn ihr wirklich im Kontakt seid, spürt ihr dieses
Verbundensein und ihr entwickelt Euch weiter



Perspektiven wechseln: bewusst bei Themen immer wieder
unterschiedliche Perspektiven einnehmen – der anderen
Abteilungen, der Kunden, der Lieferanten – das hilft und
unterstützt das Miteinander und verhindert nur im eigenen Saft zu
kochen



Am Ende aus meiner Sicht die wichtigste Frage: was war heute
gut? Was wollen wir beim nächsten Meeting verändern, was wollen
wir verbessern? Was haben wir heute gelernt? Wenn das nicht
passiert, gibt es keine Möglichkeit das Ihr Euch als Team
verbessert und weiterkommt.



Zum Abschluß : nochmal ein – drei Minuten Stille



 


Die drei Extraportionen Achtsamkeit für Dich in dieser Woche:
wähle bewusst mal einen anderen Sitzplatz im üblichen
Besprechungsraum – das kannst Du als Vorgesetzter ebenso wie als
Teilnehmer ausprobieren – verändere bewusst Deine Perspektive und
überlege Dir dabei was könnte man noch verändern, damit alle mit
mehr Zufriedenheit aus der Besprechung gehen? Werde Dir Deiner
Einstellung zum nächsten Meeting bewusst und wähle für Dich eine
andere z.B. im Sinne – was ein Geschenk mit diesen Menschen in
dieser bezahlten Zeit zusammen! Suche mind. noch einen Punkt im
Meeting für den Du dankbar bist. Beobachte was passiert und wie es
Dir damit geht. Mach Deinen Kollegen beim nächsten Meeting mal
bewusst eine Freude in dem Du vielleicht einen aufmunternden Spruch
auf deren Platz legst, oder Apfelspalten anstelle Keksen auf den
Tisch stellst oder irgendeine andere kleine Aufmerksamkeit
vorbereitest. Ohne dafür irgendwas zu erwarten.

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Wenn Dich die Führungskompetenz Achtsamkeit neugierig macht, dann
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„mind-up-your-leadership“ ein – Infos dazu unter
www.mind-up-your-leadership.de


 Justus Ludwig ist ...


Mindful Leadership Coach

MBSR-Lehrer und Achtsamkeitstrainer (TAA)

Systemischer Coach & Berater

Dozent für Achtsamkeit in Unternehmen / Corporate Mindfulness
Training (CMT)

Vortragsredner

... Mensch mit Herz & Verstand und Begeisterung



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Justus Ludwig / Mehrwert Achtsamkeit


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