So einfach kann die Reisekostenabrechnung für Existenzgründer sein

Hallo und herzlich willkommen zu meiner neuen Podcast-Folge.


Mein Name ist Ingo Wupperfeld, ich bin Unternehmensberater und
BWL-Trainer und helfe anderen Menschen dabei, beruflich
weiterzukommen durch gezielte kaufmännische Unterstützung durch
Beratungs- und Bildungsleistungen.


Heute wird es um das Thema Reisekosten gehen.


Ja, also Reisen sind ein wichtiger Bestandteil des Geschäfts. Man
muss Kunden besuchen, die Dienstleistungen beim Kunden
verrichten, Fachmessen und Fortbildungen besuchen und alles ist
mit Reisen verbunden.


Aber was gehört alles zu den Reisekosten und wie kann man das
erfassen?


Eigentlich ganz einfach: Zu den Reisekosten zählen alle Kosten,
die mit der Reise in Zusammenhang stehen. Und das wären vor allem


· Fahrtkosten, egal ob mit Bus, Bahn, Flugzeug oder Auto


· Übernachtungskosten;


· Außerdem zählen zu den Reisekosten auch Parkgebühren,
Taxikosten oder auch Eintrittsgelder für die Fachmesse oder
ähnliches dazu.


· Und dann hat man auch den Verpflegungsmehraufwand. Das
sind eben jene Kosten, die einem zusätzlich entstehen, weil man
beispielsweise nicht zu Hause das Abendbrot genießen kann,
sondern stattdessen in einem Restaurant zu Abend isst.


Und gerade Existenzgründer, die bislang nichts mit solchen
kaufmännischen Angelegenheiten zu tun hatten, müssen dann lernen,
wie man das abrechnet.


Also bei der Bahnfahrt oder auch beim Flug gibt es eine Fahrkarte
bzw. ein Flugticket und das ist der Beleg für die Reise. Sollte
hier noch der Preis draufstehen, kann man dies auch als Beleg für
die Buchhaltung nutzen. Ansonsten halt die Rechnung.


Für die Übernachtungen stellt das Hotel eine Rechnung aus, die
hier als Beleg gilt und für das Taxi lässt man sich eine Quittung
ausstellen. Ähnlich verfährt man bei den Parkgebühren oder auch
beim Messeticket.


Aber was macht man, wenn man mit dem Auto gefahren ist und wie
belegt man den Verpflegungsmehraufwand?


Bei Geschäftsreisen mit dem Auto muss man erst einmal
unterscheiden: Handelt es sich um ein Firmenfahrzeug oder um ein
privates Fahrzeug?


Also bei einem Firmenfahrzeug übernimmt das Unternehmen ohnehin
schon die gesamten Unterhaltskosten wie Sprit, Kfz- Steuer und
Kfz-Versicherung und auch Wartung und Instandhaltung. Von daher
sind die Reisekosten schon abgegolten.


Wenn man aber eine Geschäftsreise mit dem privaten PKW
unternimmt, kann man die gefahrenen Kilometer pauschal mit 30
Cent geltend machen.


Dazu habe ich ein Reisekostenformular entwickelt, womit
Existenzgründer problemlos ihre Reisekosten abrechnen können. Man
trägt einfach die Reisezeiten und die Kilometer ein und die
Reisekosten werden automatisch errechnet.


Das gilt nicht nur für die Fahrtkosten, sondern auch gleichzeitig
für den Verpflegungsmehraufwand.


Und außerdem kann man dann noch den Anlass der Reise ins Formular
eintragen und man hat zugleich auch noch ein Fahrtenbuch, womit
man einen Belege für die Reisen hat, die man bei einer
Betriebsprüfung vorlegen kann.


Das Reisekostenformular ist ein Excel-Formular und ich stelle es
Ihnen kostenlos zur Verfügung. In der Beschreibung habe ich Ihnen
einen Link mit angegeben, wo Sie sich dies herunterladen können
(https://info.iw-beratung.de/reisekosten).


So. Das wars dann auch schon wieder für heute.


Ich hoffe, es hat Ihnen gefallen und ich freue mich bis zum
nächsten Mal.


Tschüss


Ihr


Ingo Wupperfeld