[S06E03]: Der nächste Schritt (#59)

Worum geht's in dieser Folge?


Es geht heute vielleicht um die wichtigste Zutat im Personal
Project Management überhaupt, um die „secret sauce”, wie die
Amerikaner sagen. Es geht um den „nächsten Schritt.”
Wir werden uns ansehen:


warum der nächste Schritt für das Management unserer Personal
Projects so wichtig ist, 

wie man die nächsten Schritte seiner Personal Projects am
besten festlegt und 

welche Stolpersteine es dabei gibt. 



Wenn ihr einen Moment lang an Menschen in eurem Umfeld denkt, so
ihr sagt: "Wow, die haben ihre Personal Projects wirklich im
Griff. Bei denen geht wahnsinnig viel weiter.” Wenn ihr also an
solche Menschen denkt, dann haben die wahrscheinlich eines
gemeinsam: Sehr produktive Menschen wissen immer und zu jeder
Zeit, was ihre nächsten Schritte sind. Den nächsten Schritt eines
Personal Projects zu kennen, ist DAS Produktivitätsgeheimnis
schlechthin. Und ich möchte dir in dieser Podcast-Folge erklären,
warum das so ist. 


Warum ist der nächste Schritt so wichtig?


In der letzten Folge habe ich euch ja erzählt, wie ich selbst
meine Personal Projects manage: Ich habe alle meine Personal
Projects in einem Notizprogramm, das heißt Evernote. In Evernote
habe ich für jedes einzelne meiner Personal Projects eine eigene
Notiz für jedes Projekt angelegt. Und in diese Notiz schreibe ich
dann alles hinein, was mit dem Personal Project zu tun hat. 


Letzte Woche habe ich ja gesagt, dass das Allererste, was ich in
eine neue Notiz für ein neues Personal Project reinschreibe, das
„Warum” ist. Also dass ich mir überlege: Worum geht es in dem
Projekt überhaupt? Und weiter: Worum geht es in dem Projekt für
mich? Warum ist mir das wichtig? Was erwarte ich mir davon?


Okay, wenn ich also das Warum für mich klar festgelegt habe (das
sind meistens so drei oder fünf oder auch mal zehn Sätze), dann
mache ich Folgendes als nächstes: 


Ich lege den nächsten Schritt fest. Ich schreibe mir also auf,
welche EINE Handlung als nächstes zu erledigen ist. Und
vielleicht noch die nächste und übernächste. Aber ich gehe nicht
her und plane jedes Projekt vollständig durch. Also ich mache
keine großartigen Projektpläne, sondern ich mache nur Folgendes:
Ich schreibe auf, warum mir das Projekt wichtig ist, und dann
schreibe ich auf, was als nächstes zu tun ist. 


Warum ist das so wichtig für mich? Naja, ihr müsst euch folgendes
vorstellen: Ich habe aktuell über 300 Personal Projects. Das
klingt nach viel, ist es aber meiner Meinung nach gar nicht. Aber
auch wenn du viel weniger hast, sagen wir 50 oder 100, dann kann
es leicht passieren, dass man den Überblick über unsere Projekte
verliert. Und, was noch erschwerend dazukommt: Es ist ja nicht
so, dass wir unsere Projekte eines nach dem anderen abarbeiten.
Es ist ja nicht so, dass wir uns ein Projekt hernehmen, daran so
lange arbeiten, bis es abgeschlossen ist, und dann nehmen wir das
nächste. In Wirklichkeit ist es ja so, dass wir an Dutzenden
Projekten parallel arbeiten - mal eine Stunde an dem Projekt, mal
eine Viertelstunde an jenem Projekt, mal fünf Minuten an einem
anderen Projekt.  


Das heißt, unsere Projektarbeit ist ziemlich fragmentiert. Unsere
Projektarbeit ist Stückwerk. Dagegen können wir
kaum was unternehmen, so ist halt das Leben. Viele Dinge kommen
gleichzeitig auf uns zu. Und genau auf diese stückweise
Projektarbeit, darauf müssen wir uns einstellen - und dafür
müssen wir unser Personal Project Management optimieren. 


Und da kommt der nächste Schritt ins Spiel. Wenn ich für jedes
einzelne meiner Personal Projects den nächsten Schritt festlege,
dann weiß ich jederzeit genau, was als nächstes zu tun ist. Und
damit kann ich dann auch an einen Projekt arbeiten, wenn ich nur
eine Viertelstunde oder auch nur fünf Minuten Zeit habe. Weil ich
nicht erst nachdenken muss, was als nächstes zu tun ist, sondern
weil ich sofort los legen kann. Einfach den nächsten Schritt
abarbeiten - und dann sofort wieder den nächsten nächsten Schritt
festlegen. Und an dem dann entweder gleich arbeiten, oder eben
dann, wenn ich wieder für dieses Projekt Zeit habe.  


Der riesen, riesen Vorteil davon, den nächsten Schritt jedes
Personal Projects festgelegt zu haben, ist also, dass du
sofort loslegen kannst, ohne erst nachdenken zu müssen,
was eigentlich zu tun ist. Du musst dich in das Projekt
nicht erst einarbeiten, sondern du kannst sofort konkrete
Schritte setzen, die dich deinem gewünschten Ergebnis konkret
näher bringen. 


Aber damit das wirklich wie gewünscht funktioniert, gibt es ein
paar Punkte zu beachten. 


Wie legt man diesen nächsten Schritt richtig fest - und
wie nicht?


Die wichtigste Regel dabei ist folgende: Der nächste
Schritt muss tatsächlich umsetzbar
sein. 


Was meine ich damit? Stell dir vor, du hast ein Personal Project
„Einen neuen Anzug für die Hochzeit meines Bruders kaufen”. Jetzt
passiert häufig folgender Fehler: Wenn du dich fragst: „Was ist
der nächste Schritt in dem Projekt?", dann ist man versucht zu
sagen: „Naja, was schon: Einen neuen Anzug kaufen. Das ist ja
eigentlich auch gar kein Projekt, weil da gibt es ja eh nur einen
einzigen Schritt zu erledigen, nämlich den Anzug kaufen. Wenn das
erledigt ist, ist auch das Projekt abgeschlossen.” Das könnte
jemand so sagen. 


Das Problem dabei: Der nächste Schritt „Einen neuen Anzug kaufen”
ist so nicht umsetzbar. Was meine ich damit? Ich nehme mich als
Bespiel: Bevor ich in ein Geschäft gehen kann und mir einen Anzug
kaufen kann, gibt es noch viele Schritte vorher für mich zu
erledigen. Also mein nächster Schritt wäre: Bei einem alten
Anzug, der mir passt, schauen, welche Anzuggröße ich eigentlich
habe.  


Der nächste Schritt „einen Anzug kaufen” ist also nicht
umsetzbar, weil er zu groß ist. Das ist zu unspezifisch, zu wenig
konkret. Das muss ich erst noch in viel kleinere Schritte
runterbrechen. Sinnvolle und wirkungsvolle nächste Schritte sind
sehr kleinteilig. Als Faustregel kannst du dir
merken: Ein wirklich umsetzbarer nächster Schritt dauert
nicht länger als fünf Minuten. Alles, was länger als
fünf Minuten dauert, da besteht der dringende Verdacht, dass
dieser nächste Schritt nicht umsetzbar ist und sich in
Wirklichkeit viele kleinere nächste Schritte darin
verstecken. 


Also lautet hier das Motto: Babysteps! Ganz kleine
Schritte. Ganz konkret. Maximal fünf Minuten. Nur so
geht wirklich was weiter in unseren Personal Projects. 


Denn was passiert, wenn unsere nächsten Schritte zu groß sind?
Dann sind wir überwältigt. Wir spüren das ganz intuitiv: Wenn bei
einem Personal Project der nächste Schritt so groß ist, dass er,
sagen wir, ca. 3 Stunden dauern würde… dann fangen wir häufig
erst gar nicht damit an. Denn wann haben wir schon mal drei
Stunden ununterbrochen Zeit, uns um ein einziges Personal Project
zu kümmern? 


Zu große nächste Schritte überwältigen uns.
Unsere Personal Projects stecken häufig genau deswegen fest, weil
der konkrete nächste Schritt zu groß und zu wenig umsetzbar ist.
Und wenn das der Fall ist, dann tun wir lieber gar nichts - oder
suchen uns ein Projekt, wo wir den nächsten Schritt besser
bewältigen können. Und so passiert es, dass auch bei Projekten,
die uns eigentlich sehr wichtig sind, wo auch das Warum für uns
sehr klar und stark ist, dass auch bei diesen Projekten nichts
weiter geht - und das fühlt sich nicht gut an. 


Daher, wenn du eine Sache aus dieser Folge mitnehmen sollt, dann
wäre es das: 


Wenn wir die nächsten Schritte in unseren Projekten konkret
sch...