[S06E04]: Natürliche Projektplanung (#60)

Worum geht's in dieser Folge?


In den letzten beiden Folgen habe ich ja darüber gesprochen,
warum es aus meiner Sicht so wichtig ist, zuerst das „Warum”
eines Projektes festzulegen und in der Folge immer die ganz
konkreten nächsten Schritte festzulegen. 


Heute möchte ich das noch ein bisschen erweitern, und zwar um
eine Projektplanungsmethode, mit der ich persönlich sehr gute
Erfahrungen gemacht habe und die ich dir deshalb in dieser Folge
vorstellen möchte: nämlich die so genannte „natürliche Planung”.
 


Bevor wir uns aber anschauen, was natürliche Projektplanung ist
und wie sie funktioniert, müssen wir zuerst mal eine ganz
wichtige grundsätzliche Frage klären. Nämlich:


Wie viel Planung braucht dein Projekt überhaupt?


Aus meiner Erfahrung sage ich, dass der allergrößte Teil der
Personal Projects - ich schätze irgendwas zwischen 70 und 90
Prozent, je nachdem, wie komplex dein Leben ist - also dass
die allermeisten deiner Personal Projects keine
aufwendige Projektplanung brauchen.  


Bei den allermeisten deiner Personal Projects wird das reichen,
was ich in den letzten beiden Folgen dieser Staffel gesagt habe.
Und zwar: 
Du musst wissen, worum es in dem Projekt für dich
geht und eine zumindest ungefähre Vorstellung davon haben,
was raus kommen soll. Und: Du musst konsequent den
nächsten Schritt festlegen. Und zwar schriftlich, und
außerdem so, dass er wirklich umsetzbar ist. Faustregel: In 5
Minuten zu erledigen. 

Wenn dir also klar ist, worum es in dem Personal Project geht,
was raus kommen soll und was als nächstes zu tun ist, dann reicht
das meiner Meinung nach. Das langt dicke. Wenn du das hast, und
zwar für alle deine Personal Projects, dann hast du mehr als 80%
der Menschen da draußen. Und wie du wahrscheinlich aus eigener
Erfahrung weißt: Das ist eh schon Herausforderung genug. 


Aber dann gibt es hin und wieder doch ein Projekt, das
ist anders. Wie gesagt, ich schätze, dass das so
zwischen 10 und 30% deiner Projekte betreffen wird, die sind
ziemlich komplex. Für die lohnt es sich, tatsächlich
etwas mehr Zeit in die Projektplanung zu investieren,
weil es sich am Ende auszahlen wird. Um genau diese Projekte geht
es in dieser Podcastfolge.  


Wobei, da muss ich vorher noch etwas klar stellen, nämlich: 


Wann schadet Planung mehr, als sie nützt?


Spannende Frage. Und da finde ich es ganz wichtig, dass wir uns
Folgendes in Erinnerung rufen: Es gibt einen Unterschied
zwischen Leistungsprojekten und Beziehungsprojekten.
Diesen Unterschied habe ich in der dritten Folge der dritten
Staffel schon mal erklärt. Wenn du diese Folge noch nicht gehört
haben solltest, dann hör die bitte noch nach. Ich persönlich
finde, dass das eine der besten Folgen war, die ich in diesem
Podcast bisher gemacht habe und zu der ich auch viel positives
Feedback bekommen habe. 


Jedenfalls, kurz zusammengefasst: Was ist der Unterschied
zwischen Leistungsprojekten und Beziehungsprojekten? 



Leistungsprojekte (oder Ergebnisprojekte) sind
jene Personal Projects, wo es darum geht, ein
bestimmtes Ergebnis zu erreichen. Das heißt,
es ist ein klar definierter Output, der durch das Projekt
entstehen soll, und meistens ist auch der Zeitraum bekannt, in
der das Ergebnis erreicht werden soll. Ein Beispiel wäre das
Personal Project „Unsere Hochzeit planen”: Da gibt es ein
konkretes Datum, wann die Hochzeit stattfinden wird, da haben
die Brautleute bestimmte Vorstellungen, was an dem Tag
geschehen soll, und dafür gibt es im Vorfeld verschiedenste
Dinge vorzubereiten. Ein klassisches Leistungsprojekt. 


Beziehungsprojekte funktionieren da ganz
anders. Ein Beziehungsprojekt wäre zum Beispiel das Personal
Project „Eine gute Ehe führen”. Das ist was vollkommen anderes,
als eine Hochzeit zu planen. Warum? Weil beim Personal Project
„Eine gute Ehe führen” es ganz schwer ist, konkrete To Dos zu
definieren. Man weiß ja nicht mal, wie lang das Projekt
überhaupt dauern wird. Und das, was wir im Laufe einer Ehe
unter einer „guten Ehe” verstehen werden, wird sich auch
laufend ändern. Also solche Beziehungsprojekte sind nur ganz
schwer zu managen und zu planen. 



Warum ist mir dieser Unterschied zwischen Leistungsprojekten und
Beziehungsprojekten so wichtig? Naja, weil wir verdammt aufpassen
müssen, wenn wir einem Projekt einen Projektplan überstülpen
wollen. Kurz gesagt besteht folgender Zusammenhang: 



Leistungsprojekte profitieren von
Projektplänen. Je komplexer das Projekt und je
aufwendiger die Leistung, desto wichtiger ist Projektplanung.
Je aufwendiger die Hochzeit, desto wichtiger ist zu planen, wer
was bis wann erledigt - sonst geht sich das einfach alles nicht
aus. 


Beziehungsprojekte hingegen schadet Planung hingegen
eher. Bei Beziehungsprojekten müssen wir spontan
reagieren, viel improvisieren, uns immer wieder auf neue
Umstände einstellen. Bei dem Personal Projects „Eine gute Ehe
führen”, da sind langfristige Pläne zum Scheitern verurteilt.
Die machen einfach keinen Sinn und schaden eher nur. Da gibt’s
übrigens ein recht witziges Buch drüber, was passiert, wenn man
ein Beziehungsprojekt generalstabsmäßig zu planen versucht. Das
Buch heißt „The Rosie Project”, auf deutsch „Das Rosie
Projekt”. Hab ich übrigens von meiner Frau zum Lesen bekommen…
warum auch immer… 



Naja, jedenfalls ist Folgendes wichtig: Wenn ich in dieser Folge
von Projektplanung rede, dann betrifft das ausschließlich die
Leistungsprojekte in deinem Leben - und auch bei deinen nur einen
kleinen Teil, nämlich diejenigen, die so komplex sind, dass es
nicht ausreicht, nur das Warum und die nächsten Schritte
festzulegen. 


Und für all diese Projekte empfehle ich dir als Planungsmethode
die so genannte „natürliche Planung”. 


Was ist „natürliche Planung”?


Das Konzept der natürlichen Planung stammt von David Allen. David
Allen ist der Erfinder von "Getting Things Done”, dieser
Selbstmanagement-Methode, die du vielleicht kennst. Auf deutsch
gibt es dazu das Buch "Wie ich die Dinge geregelt kriege”, und
darin beschreibt er in Kapitel 3 eben diese natürliche Planung,
wie er es nennt. 


Warum nennt er sie „natürlich”? Naja, David Allen sagt, dass die
natürliche Planung die Art und Weise ist, wie wir
natürlicherweise an die Planung eines Projekts herangehen würden.
Also was Kinder machen, wenn sie ein Projekt
angehen. Aus seiner Sicht müssen wir die natürliche
Planung also nicht lernen - weil wir sie eh schon von klein auf
kennen. Aber wir müssen sie häufig erst wieder
entdecken - weil wir zB im Job normalerweise sehr
unnatürlich planen und daher schon fast verlernt haben, wie wir
als Kinder an unsere Projekte herangegangen sind. Wir müssen also
wieder ein bisschen werden wie die Kinder, und dann klappt es
auch besser mit unse...