[S06E05]: Personal Project Controlling I (#61)

Worum geht's in dieser Folge?


In der letzten Folge habe ich ja über die „natürliche Planung”
gesprochen, also was man tun kann, wenn wir es mit aufwendigeren
Personal Projects zu tun haben, wo es sich wirklich auszahlt,
dass wir uns wirklich so etwas wie einen Projektplan überlegen.
Und da ist die so genannte natürliche Planung eine
Herangehensweise, die aus meiner Sicht intuitiv ist, aber auch
super Ergebnisse liefert - zumindest für mich. 


Heute möchte ich einen Schritt weiter gehen und über das
Controlling unserer Personal Projects reden. Und
das möchte ich in zwei Teilen tun.  
In der heutigen Folge werde ich dir erzählen, was
Projektcontrolling ist und warum es aus meiner Sicht essentiell für
Zufriedenheit und Glück in unserem Leben ist. Und in
der nächsten Folge werde ich dir dann einen Blick hinter meine
Kulissen geben und dir erzählen, wie ich persönlich ganz konkret
Projektcontrolling bei meinen eigenen Personal Projects
umsetze. 

Was ist eigentlich Projektcontrolling?


Ihr müsst euch das ungefähr so vorstellen: Vorige Woche habe ich
eine Abschlussprüfung beaufsichtigt, an einer Fachhochschule in
Wien. Ich weiß nicht, wer von euch das schon mal gemacht hat,
aber man kann sich das ungefähr so vorstellen: Du bist da in
einem ziemlich großen Hörsaal, so mit aufsteigenden Reihen, wie
in einem Auditorium. Und da drinnen sitzen, mehr oder weniger gut
verteilt, 60 Studentinnen und Studenten. Die sind nervös und
voller Erwartung, dass sie nun endlich los legen können. Du
teilst ihnen die Prüfungen aus, und sofort beginnt hektische
Betriebsamkeit. Jeder Einzelne von den Studierenden arbeitet vor
sich hin. Und was ist dann deine Aufgabe als Aufsichtsperson?
Klar, einerseits mal aufpassen, dass keiner schummelt. Bei 60
Studierenden  gar nicht so leicht. Aber andererseits schaust
du auch drauf, dass jeder Einzelne von ihnen optimal arbeiten
kannst. Du schaust, dass keiner rein kommt und stört. Du schaust,
ob wer zusätzliches Papier braucht. Und du gehst hin, wenn jemand
aufzeigt und eine Frage hat.  


Und wie macht man das, ganz konkret? Naja, man platziert sich
irgendwo im Raum und lässt seinen Blick wandern über die Gruppe.
Jeder Einzelne bekommt für ein paar Sekunden deine
Aufmerksamkeit. Du checkst, ob alles passt, und wenn ja, wandert
dein Blick weiter zum Nächsten. Jeder bekommt genau so viel
Aufmerksamkeit, wie im Moment notwendig ist. Wo alles glatt
läuft, brauchst du dich nicht viel kümmern. Wenn es wo Probleme
gibt oder Störungen oder irgend etwas Unerwartetes, da musst du
dann genauer hinschauen und dich kümmern, bis das Problem gelöst
ist. 


Und genau das gleiche, nämlich überhaupt nichts anderes, ist
Projektcontrolling. Deine Personal Projects sind vergleichbar mit
den Studierenden bei der Prüfung: Jedes einzelne deiner Personal
Projects arbeitet vor sich hin. Manche schneller, manche
langsamer, manche tun sich leicht, manche sind gehörig im
Schwitzen. Deine Aufgabe als Controller ist nun, dir regelmäßig
Zeit zu nehmen und zu schauen: Wie geht’s denn meinen
Pappenheimern gerade? Bei wem läuft’s? Wer ist in
Schwierigkeiten? Bei wem sieht es aus, als würde er
gleich vom Sessel fallen? 


Und wie bei der Prüfungsaufsicht ist es auch beim
Projektcontrolling: Jedes Personal Projects bekommt genau
so viel Aufmerksamkeit, wie im Moment notwendig ist.
Wenn es läuft, lässt du es einfach weiter laufen. Aber wenn es
irgendwo Probleme gibt oder Störungen oder irgend etwas
Unerwartetes, da musst du dann genauer hinschauen und
dich kümmern, bis das Problem gelöst ist. Damit dein
Personal Project wieder gut vor sich hinarbeiten kann. 


Also, beim Projektcontrolling geht es darum, dass du
möglichst frühzeitig erkennst, wenn es bei einem Projekt
Probleme gibt, damit du rechtzeitig gegensteuern kannst
und damit dein Leben insgesamt so entspannt wie möglich bleibt.
Und dazu musst man sich eben von Zeit zu Zeit hinstellen und sich
jedes Projekt ansehen und sich fragen: Was braucht das Projekt
jetzt gerade von mir? 


Jetzt stellt sich aber natürlich die Frage: Das ist ja alles
schön und gut, aber was bringt mir Projektcontrolling für meine
Personal Projects denn eigentlich? 


Wozu ist Projektcontrolling gut? Was bringt mir
das?


Bleiben wir bei dem Beispiel mit der Prüfungsaufsicht: Was
glaubst du, dass passiert, wenn du als Aufsichtsperson mal eine
Zeitlang nicht hinschaust? Naja, kommt wahrscheinlich drauf an.
 


Das erste ist: Wenn du 60 Studierende gleichzeitig
beaufsichtigst, kannst du sowieso nicht alles mitbekommen, was
gerade läuft. Die totale Kontrolle hast du nie, das wäre eine
Illusion. 

Wenn du mal ein paar Minuten nicht voll konzentriert bist und
aus dem Fenster raus schaust statt auf die Schreibtische der
Prüflinge, wird wahrscheinlich auch nicht viel passieren. Die
Prüfung wird normal weiterlaufen. Du kannst ja auch nicht zu
jeder Zeit zu 100% konzentriert sein, das geht gar nicht. 

Je länger du jedoch nicht hinschaust, und wenn die
Studierenden das zu bemerken beginnen, desto mehr Chaos wird sich
verbreiten. Einzelne, einigermaßen verzweifelte und daher sehr
mutige Studierende werden beginnen, sich unerlaubte Hilfe zu
holen. Wenn sie damit davon kommen, werden sie noch mutiger
werden. Und es werden immer mehr Studierende werden, die Dinge
tun, die sie nicht tun sollten. Die ganze Sache beginnt, nach und
nach aus dem Ruder zu laufen. Und wenn das Chaos groß genug ist,
ist es auch ganz schwer, das Ganze wieder einzufangen und wieder
in Ordnung zu bringen. Der Schaden ist dann oft schon
angerichtet. 

Überhaupt ganz schlimm ist es, wenn du dich sozusagen
verabschiedest und den Prüfungsraum verlässt. Wenn du sozusagen
die Aufsicht ganz abgibst und einfach deinen Job nicht erledigst.
Du steckst einfach den Kopf in den Sand und sagst dir: ist mir
doch wurscht, was da drinnen passiert, ich muss da jetzt raus!
Dann darfst du dich nicht wundern, wenn innerhalb kürzester Zeit
im Hörsaal das reinste Chaos ausbricht. Und das, was passiert
ist, während du nicht im Raum warst, weil du nicht hinschauen
wolltest, das kannst du nie wieder korrigieren. The damage is
done. Du wirst damit leben müssen, dass da einiges schief
gegangen sein wird. Du wirst alle Hände voll zu tun haben, die
Scherben aufzusammeln. 



Ich hoffe, ich konnte dir mit dieser Metapher zeigen, was dir
Projektcontrolling bringt: Deine Personal Projects, das sind die
Studierenden im Hörsaal. Wenn du präsent bist und regelmäßig
hinschaust und tust, was notwendig ist, wenn irgendwo eine
Störung auftritt… ja, dann wird deine Prüfungsaufsicht
einigermaßen entspannt sein. Und so ist es auch bei deinen
Personal Projects. Wenn du regelmäßig und rechtzeitig
schaust, ob alles glatt läuft bzw. wo du genauer hinschauen und
was korrigieren musst, dann werden deine Projekte gut
vorankommen. 


Wenn du aber keine Lust hast, hinzuschauen oder dich für eine
längere Zeit ausklinkst, dann wird was aus dem Ruder laufen - bei
der Prüfung genauso wie bei deinen Personal Projects. Und je
länger du den Kopf in den Sand steckst, desto schwieriger wird
es, im Nachhinein was geradezubiegen - sofern es überhaupt
möglich ist. 


Anders formuliert, lässt es sich so auf den Punkt bringen:
Wenn du dir Zeit für Projektcontrolling nimmst, dann
kommst du vom reaktiven Modus in den proaktiven Modus.


Im reaktiven Modus OHNE Projektcontrolling bist
du wie ein Feuerwehrmann, der damit beschäftigt
ist, einen Brand nach dem anderen in deinen Personal Projects zu
löschen. Du hast alle Hände voll damit zu tun, damit das Feuer
nicht außer Kont...