[S06E06]: Personal Project Controlling II (#62)

Worum geht's in dieser Folge?


Diese Folge ist die Fortsetzung zur letzten Folge, in der es um
Personal Project Controlling gegangen ist - was das eigentlich
ist und wofür das aus meiner Sicht gut ist.


In der heutigen Folge möchte ich diesen Gedanken noch ein
bisschen weiterspinnen und euch erzählen, wie ich
persönlich ganz konkret Personal Project Controlling in meinen
Personal Projects umsetze. Dabei werde ich dir auch den
Unterschied erklären zwischen strategischem Controlling
und operativem Controlling.


Strategisches und operatives Controlling - echt jetzt?


Zuerst mal muss ich was ansprechen, das ich immer wieder mal
höre. Ich bin ja vom Beruf her Trainer für Betriebswirtschaft.
Und Menschen, die das wissen und mich kennen, für die stehe ich
so ein bisschen im Verdacht, ein bisschen unlocker zu sein und ab
und zu dabei zu übertreiben, wenn ich Managementwissen auch auch
mein Privatleben umlegen will.  


Und ich denke, so könnte es auch in dem Fall sein: Der Gedanke,
in seinem Leben strategisches und operatives Controlling zu
machen… ich könnte mir vorstellen, dass der mitunter, naja, sagen
wir, Skepsis auslöst. Schieße ich da nicht etwas über das Ziel
hinaus? Ist es wirklich notwendig, sein Leben so zu
verwirtschaftlichen und zu vermanagen? 


Berechtigte Frage. Ich habe folgende Antworten drauf: 
Natürlich ist das nicht notwendig. Was ist schon wirklich
notwendig im Leben? Du kannst selbstverständlich auch Glück und
Zufriedenheit finden, wenn du kein strategisches oder operatives
Controlling in deinen Personal Projects machst. Aber ich halte
Folgendes dagegen: Das Ziel meines Podcasts - und warum ich diesen
Podcast überhaupt mache - ist ja, dass ich euch die
Managementtechniken „aus der Wirtschaft” vorstelle, die aus meiner
Erfahrung - und das ist wichtig: aus meiner eigenen persönlichen
praktischen Erfahrung, also nicht nur theoretisch - die eben
aus meiner Erfahrung echt nützlich sind. Und ich
denke mir: Wenn sie für mich nützlich sind, sind sie das vielleicht
auch für meine Hörerinnen und Hörer. Und in diesem Fall, wo es
um strategisches und operatives Controlling geht, kommt noch etwas
dazu, was typisch ist für die Betriebswirtschaftslehre: Die BWL
geht sehr häufig her und nimmt Dinge des Alltagslebens, die einem
eigentlich eh der gesunde Hausverstand sagen würde, und gibt diesen
Dingen dann komplizierte Namen und verwissenschaftlicht das dann.
Das findet man sehr häufig in der BWL. Daher: Dieses Konzept
von strategischem und operativem Controlling stelle ich euch in
dieser Folge nicht deswegen vor, weil ich so ein Freak bin und Spaß
daran habe, mein Leben zu ver-BWL-isieren. Sondern es ist genau
umgekehrt: Etwas, das im Alltag sehr nützlich ist, hat Einzug in
die BWL gefunden. Dort hat es dann ein paar lateinische
Fachbegriffe als Namen bekommen, dort klingt es ein bisschen
komplizierter, ... aber es ist immer noch das gleiche praktische
und alltagstaugliche Prinzip. Und dieses nützliche Prinzip möchte
ich euch heute hier vorstellen. 

Was ist der Unterschied zwischen strategischem und operativem
Controlling?


 „Strategisch”, das bedeutet so viel wie
langfristig. Da geht es um das große Ganze, da betrachten wir
einen Zeitraum ab einem halben Jahr bis hin zu 2, 3 Jahren. Da
geht es um die langfristige Perspektive, unsere langfristigen
Pläne, Ziele und Träume. 


„Operativ” bedeutet hingegen, dass wir uns um
die alltäglichen, sehr praktischen Dinge kümmern. Also da geht es
um das „daily busines”. Beim operativen Controlling schauen wir
also, dass das, was wir jeden Tag so tun, möglichst rund
läuft. 


Okay, das mal zum Unterschied zwischen strategisch und operativ.
Schauen wir uns beide jetzt noch genauer an und beginnen wir mit
dem strategischen Controlling. 


Strategisches Controlling meiner Personal Projects 


Beim strategischen Controlling unserer Personal Projects geht es
also um unsere längerfristige Perspektive. Es geht darum zu
entscheiden, welche Strategie wir für unsere Personal Projects
haben wollen - sagen wir für das nächste halbe Jahr oder
Jahr. 


Und dabei geht es im Grunde um eine einzige Frage, und zwar:
Welche Personal Projects sind im nächsten halben Jahr für
mich wichtig und relevant - und, vielleicht noch wichtiger:
Welche nicht? Es geht also darum, eine Auswahl zu
treffen: An welchen Projekten will ich aktuell arbeiten? Und das
strategische Controlling sorgt dann dafür, dass wir diese Auswahl
dann auch möglichst gut einhalten. 


Wie sieht das konkret bei mir aus. Naja, ich habe, das habe ich
schön öfter gesagt, aktuell so ca. 300 Personal Projects. Es ist
wahrscheinlich klar und logisch, dass ich nicht an 300 Projekten
gleichzeitig arbeiten kann. Also muss ich eine Auswahl treffen.
Und wie mache ich das? Ich wähle nach dem
Pareto-Prinzip aus. Das Pareto-Prinzip besagt in
dem Fall, dass du mit 20% deiner Personal Projects 80% deines
aktuellen Lebens gemanagt bekommen wirst. Konkret heißt das für
mich: Ich suche mir die 60 Projekte heraus, an denen ich
in den nächsten paar Monaten arbeiten möchte. Und der
Rest? Der bleibt „on hold”. Ja, an 240 meiner 300 Projekte
arbeite ich zur Zeit überhaupt gar nicht. 


Anders würde das gar nicht gehen. Weil: Zu viele Projekte
bedeutet: Es geht insgesamt nichts weiter, weil sich die Energie
einfach auf zu viele Projekte verteilt. Wobei sich natürlich auch
argumentieren lässt: 60 Projekte sind auch schon sehr viel.
Stimmt wahrscheinlich. Aber weniger geht momentan nicht... bilde
ich mir halt ein.   Jedenfalls, ca. Alle 3 Monate nehme ich
mir einen Vormittag Zeit und gehe mit mir in Klausur. Dafür gehe
ich gerne aus dem Haus. Ein Ortswechsel öffnet den Blick auf das
Wesentliche und hilft mir, festgefahrene Gedankenautobahnen zu
verlassen. Ich schaue mir dann die Liste mit allen meinen
Projekten durch und wähle die 20% der Projekte aus, an denen ich
in den nächsten Monaten arbeiten will - oder muss. Diese Projekte
sind dann meine Fokus-Projekte für die nächsten drei Monate. Und
bei dieser Auswahl bleibe ich dann auch - so gut ich kann. Bis
zur nächsten Vormittags-Klausur soll ich an dieser Auswahl
möglichst nicht rütteln. 


Das bedeutet: „Neue” Fokus-Projekte darf ich erst bei der
nächsten Klausur wieder „annehmen". Jedes neue Personal Project
muss also bis zur nächsten Klausur warten, wo ich dann
entscheide, ob es mir wichtig genug ist, dass ich mich wirklich
intensiver darum kümmere. So zumindest die Idee. Natürlich: Das
Leben passiert einfach und kümmert sich nicht um meine
3-Monats-Frist. Da kommt immer wieder mal plötzlich was dazu, eh
klar. Aber zumindest versuche ich, nicht auch noch aktiv zu
diesem Projektzuwachs beizutragen. Diese Wartezeit hat nämlich
den Vorteil, dass ich mich nicht so leicht von spontanen
Projekten ablenken lasse, die zwar im Moment gut klingen, bei
denen aber schon nach kurzer Zeit meine Begeisterung wieder
nachlassen würde. 


Das wäre also mein strategisches Projektcontrolling. Ich versuche
dabei, bei meiner strategischen Auswahl von Fokus-Projekten zu
bleiben und immer darauf zu achten, dass ich mich nicht selbst
mit Projekten zumülle. Keine kleine Herausforderung, kann ich
euch sagen. 


So, und wie funktioniert jetzt mein operatives
Projektcontrolling? 


Operatives Controlling meiner Personal Projects 


Wie gesagt, es geht beim operativen Controlling darum zu schauen,
dass die Fokus-Projekte, die ich im strategischen Controlling
ausgewählt habe, auch wirkli...