Datenschutz im Verein

Als die Datenschutz-Grundverordnung 2018 wirksam wurde, führte das
regelrecht zu panischen Reaktionen bei vielen ehrenamtlich Tätigen,
beispielsweise in den mehr als 600.000 eingetragenen Vereinen. Dies
hat einen simplen Grund: Zur negativen Überraschung sah das neue
EU-Gesetz keinerlei Erleichterungen für sie vor. Nach dem Motto
"one size fits all" gelten dieselben Bestimmungen für den
Vorsitzenden des Taubenzüchtervereins wie für einen
US-amerikanischen Megakonzern. Mitterweile haben sich die Wogen
geglättet, denn bislang lassen die Aufsichtsbehörden Milde walten.
Nur in wenigen Fällen setzte es Bußgelder gegen Vereine, und wenn,
ging es um eher geringe Beträge im dreistelligen Bereich. Dennoch
tun Verantwortliche in Vereinen gut daran, sich mit den Vorgaben
der DSGVO zu beschäftigen. Dies gilt insbesondere für die
Dokumentationspflichten und die technisch-organisatorischen
Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten der Mitglieder.
Die Aufsichtsbehörden selbst leisten da eher wenig konkrete
Hilfestellung. Deshalb hat sich die Stiftung Datenschutz des Themas
angenommen und unter dem Motto "Datenschutz im Ehrenamt"
umfangreiches Infomaterial bereitgestellt. Verantwortlich für
diesen Bereich ist Hendrik vom Lehn, Referent für Datenschutzrecht
bei der Stiftung und Diplom-Informatiker. Im
c't-Datenschutz-Podcast erläutert er, welche Besonderheiten
Vereinsverantwortliche beachten sollten. Beispielsweise gilt es,
ehrenamtliches Personal zur Verschwiegenheit beim Umgang mit
personenbezogenen Daten zu verpflichten, zumal, wenn es um
besonders sensible Gesondheitsdaten geht. Außerdem empfiehlt
Hendrik, eine Person zu benennen, die alle Datenschutzbelange
überblickt und koordiniert. Zusätzlich kann je nach Größe des
Vereins nötig werden, einen offiziellen Datenschutzbeauftragten zu
qualifizieren oder von extern zu bestellen. Hendrik berichtet aus
der Praxis von besonders häufigen Problemstellungen, beispielsweise
dem Umgang mit Fotos und Videos - und wie man damit umgehen sollte.