POD 35 Das papierlose Büro ist möglich! Meine ganz persönlichen Erfahrungen und Tipps zur Digitalisierung des Büroalltages. Sparen Sie Zeit, Geld und Ärger und tun Sie was für die Umwelt. Nutzen Sie die vielen Vorteile des papierlosen Büros!

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Meine Digitalisierungslösungen:

Notizen- Notability - https://www.gingerlabs.com


Ablage - Pocket - https://getpocket.com


Buchhaltung - SevDesk - https://sevdesk.de


Email - Cleverreach - https://www.cleverreach.com/de/


Podcast - Podcaster - https://www.podcaster.de
​​Das papierlose Büro​

Im Rahmen einer Veranstaltung zum Thema Digitalisierung wurde
ich von Teilnehmern gefragt, welche ganz konkreten praktischen
Mittel ich denn einsetzen würde, um meinen Arbeitsalltag zu
digitalisieren. Nun geht es mir so, wie vielen
Einzelunternehmern und Kleinunternehmen, viel Zeit habe ich
nicht, mich damit zu beschäftigen, dennoch habe ich eine ganze
Reihe guter Lösungen gefunden und im Einsatz. Darüber möchte
ich in diesem heutigen Podcast berichten.





Die wichtigste Neuerung in meinem Geschäft ist die
Digitalisierung meines Notizblockes samt Stift. Früher habe ich
Dutzende Blätter beschrieben und meinen Notizblock und mein
Ringbuch waren meine ständigen Begleiter. Heute habe ich dies
auf ein iPad delegiert und nutze die App Notability.





Damit ist es nicht mehr notwendig, eine umfangreiche
Zettelwirtschaft zu managen und auch zu organisieren.
Notability bietet natürlich die Möglichkeit, dass ich die
geschriebenen Dokumente auch in einer guten Ordnerstruktur
ablegen und wiederfinden kann.





Dadurch habe ich nicht nur Stift und Zettel, sondern auch jede
Menge Ordner mit abgelegten Notizen rationalisiert. Die
Notizerstellung ist mindestens so komfortabel, wie früher, wenn
nicht besser.





Die Ablage ist Welten effektiver als sie es in Papier jemals
sein kann. Bei dieser Gelegenheit habe ich nicht nur eine Menge
Zeit und Geld gespart, sondern sogar noch etwas für die Umwelt
getan.





Nach weit über einem Jahr digitalem Büro kann ich feststellen,
dass ich jede Art von schriftlicher Notiz aus meinem Leben
entfernt habe. Das hat also funktioniert.





Ein weiterer Punkt, bei dem ich zu 2/3 erfolgreich war, ist die
Eliminierung von Flipcharts, die ich für meine Arbeit benötige.
Ich beschreibe Flipcharts für Kundenprojekte, aber auch für die
Sortierung meiner eigenen Gedanken. 2/3 dieser Flipcharts
zeichne ich nun auch im iPad und in der App Notability. Auch
hier konnte ich wieder rationalisieren, sparen und was für die
Umwelt tun.





Kennen Sie auch diese „Schütten“, in denen Sie Dokumente und
Unterlagen stapeln, die Sie vielleicht irgendwann einmal lesen
wollen? Dafür habe ich die App Pocket. In Pocket kann ich alle
möglichen Dokumente schnell hineinziehen, um sie dann später in
Ruhe zu lesen oder nachzuarbeiten. Pocket ist meine digitale
Schütte, die damit meine analoge physische Ablage vollständig
eliminiert hat.





Das Papier, das sich auf meinem Schreibtisch stapelte, gibt es
nicht mehr.



Mein Schreibtisch ist dadurch fast leer...Es ist
aufgeräumter, ordentlicher und schafft mir Platz für Kreativität
und Freiraum.




Aber auch eine andere technische Innovation nutze ich intensiv:





Die Cloud.





Aufgrund dessen, dass ich ausschließlich Apple Geräte
verwende, nutze ich die iCloud.





Natürlich gibt es auch alternative Techniken von







Google,




Microsoft,




IBM oder




anderen Unternehmen.







Durch die iCloud sind alle meine Notizen, Ablagen und Dokumente
stets synchronisiert. Egal auf welchem Device ich eine
Information erstelle oder speichere, auf einem anderen kann ich
sie sofort wieder finden. Das Vergessen von Unterlagen bei
Kundenterminen oder das Vergessen eines Dokumentes, das ich von
zu Hause aus weiter bearbeiten möchte, gehört damit der
Vergangenheit an.





Mit dieser Effizienz kann ich ganz anders agieren als früher.
Meine Arbeit wird leichter, schneller und effizienter.




Ein großes Ärgernis von Kleinunternehmern ist die Buchhaltung.
Das muss meistens neben den üblichen Arbeiten auch noch
erledigt werden. Dafür nutze ich die Software SevDesk,
eine  SaaS Anwendung (Software as a Service).
Dieses Buchhaltungsprogramm läuft komplett in der Cloud, es
digitalisiert meine Buchhaltung. In Sevdesk schreibe ich
Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen, das Übliche
eben.





Zusätzlich digitalisiere ich aber auch alle meine Belege,
sodass das Verlieren von Tankbelegen, was mich früher immer
wieder einmal bares Geld gekostet hat, nun der Vergangenheit
angehört. Wenn ich den Beleg bekomme, fotografiere ich ihn mit
einer App auf dem Handy, sofort wird das Ergebnis in Sevdesk
importiert und kann dort bearbeitet werden. Meistens ist schon
über die Hälfte des Textes vom Beleg erkannt.





Lese ich pdf-Rechnungen direkt in die App Sevdesk ein, ist die
Erkennungsquote fast 100 %. Ich muss kaum was tippen, um den
Beleg zu erfassen und zu verbuchen.



Das allerbeste ist aber die Umsatzsteuervoranmeldung.




Durch die die ständige und schnelle Erfassung der Belege habe
ich natürlich am Monatsende auch alle meine Daten in der Kiste.
Dann ist tatsächlich nur noch ein einziger Knopf zu drücken, um
die Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt zu senden. Ein
grüner Haken zeigt mir, dass es erfolgreich war. Fertig.





Nach meiner Erfahrung kann ich Ihnen nur wärmstens empfehlen,
Ihr Büro papierlos zu gestalten.


Bei mir hat es







tatsächlich Kosten reduziert,




Ärger reduziert, die




Lust am digitalen Arbeiten erhöht,




Zeit gespart und letztendlich auch




die Umwelt entlastet.







Ein Nachteil fällt mir nicht ein.





Viel Erfolg auf Ihrem Weg zum papierlosen Büro wünsche ich
Ihnen.





Unternehmen Sie was.





Ihr


Heiko Rössel
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