#49 Zeitmanagement: Endgegner für Führungskräfte

Dicht an dicht gedrängte Termine und kaum noch Zeit fürs
Privatleben – so sieht der Alltag vieler Führungskräfte aus.


Doch wie aus diesem Kreislauf ausbrechen?


Ein Mittel dagegen ist effizientes Zeitmanagement.


Die Qualität von Führung verschlechtert sich nahezu zwangsläufig,
wenn sich die Führungskraft nicht genügend Zeit nimmt, wirklich
aktiv mit ihren Teammitgliedern zu arbeiten, also
Erwartungshaltungen zu besprechen, Ziele festzulegen und für
umfassendes Feedback in beide Richtungen zu sorgen.


Häufig ist es auch so, dass Unternehmen es Führungskräften
teilweise sehr schwer machen, ihre Zeit für effektive Führung zu
verwenden, weil sie sie mit administrativen Aufgaben überladen.


Die Fähigkeit zu gutem Zeitmanagement betrifft aber nicht nur
unsere Wirkung im Job, sondern auch unsere Zufriedenheit im Leben
allgemein.


Wie viel Zeit verbringen wir mit unserer Familie? Schaffen wir
es, auch persönlichen Projekten oder Ideen nachzugehen? Wie
bekommen wir es hin, neue Dinge zu lernen?


Beim Zeitmanagement geht es einerseits um
Zeitmanagement-Methoden. Diese helfen zum Beispiel dabei,
Prioritäten zu setzen und sich seine Zeit gut einzuteilen.


Andererseits sollte man seine persönliche Einstellung zur Zeit
reflektieren. Dabei geht es um den generellen Umgang mit Zeit,
darum, was wirklich wichtig ist und bei welchen Tätigkeiten es
Sinn macht, Abstriche in Kauf zu nehmen.


Viele Leader sind schlicht unorganisiert. Sie arbeiten sich
sukzessive in ein Überlastungsszenario und werden ineffizient.
Der griechische Philosoph Sokrates hat es schon vor
über 2000 Jahren auf den Punkt gebracht:

 „Es ist nicht wenig Zeit, die wir
haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen.“


Ein paar Gedanken können das Problem recht schnell ins
Bewusstsein rücken und ein Anstoß für Veränderungen sein:


- Was sind meine Kernaufgaben?


- Was tue ich, wofür meine MA bezahlt werden?


- In welchen Situationen fördere ich so etwas wie erlernte
Hilflosigkeit, indem ich meinen Mitarbeitern Aufgaben abnehme, zu
deren Erledigung sie mit dem entsprechenden Einsatz selbst in der
Lage wären?


- Wie viel Zeit habe ich tatsächlich für die Arbeit AM
Unternehmen und für die Führung meiner MA?


Wenn Du als Leader die Aufgaben anderer Teammitglieder erledigst,
werden Deine eigenen Aufgaben unerledigt bleiben - und das wird
Konsequenzen für jeden einzelnen Deiner Mitarbeiter und Dich
selbst haben.


Deine Mitarbeiter werden ihre Ziele nicht erreichen und
gleichzeitig wirst Du Dich völlig verzetteln und total überlastet
sein.


Bei totaler Überlastung und Erschöpfung wirst Du kein offenes Ohr
mehr für die Bedürfnisse Deiner Mitarbeiter und auch nicht für
diejenigen der Kunden haben.


Du wirst auch keine neuen Ideen mehr entwickeln oder Probleme
lösen können.


Schlussendlich sorgst Du mit einem schlechten persönlichen
Zeitmanagement dafür, dass Dein Verantwortungsbereich in einen
nicht aufzuhaltenden Abwärtsstrudel gerät, der nur umgekehrt
werden kann, wenn Du Dir Deiner Verantwortung für Dich selbst und
Deine Mitarbeiter 100% gerecht wirst, indem Du ein
Organisationsmodell für die gemeinsame Aufgabe anbietest, dass
Zuversicht, Erfolg und Lebensqualität ermöglicht.
Fünf Tipps für effizientes Zeitmanagement
1. Prioritäten setzen

Es ist wichtig, jede einzelne Tätigkeit zu priorisieren. Wer
einfach drauf los arbeitet, gerät unter Zeitdruck.


Alles, was wirklich wichtig ist, hat grundsätzlich Priorität in
der Abarbeitung.


Dinge die zwar dringend, aber nicht wichtig sind, kann man
durchaus auch einmal delegieren.


Sind Aufgaben weder dringend noch wichtig, so ist zu prüfen, ob
die Erledigung überhaupt erforderlich ist und wie zukünftig damit
verfahren werden soll.
2. Gute Zeitplanung ist wichtig

Beim Zeitmanagement geht es vor allem um gute Planung. Wer die
Aufgaben und Deadlines im Blick und idealerweise aufgeschrieben
und priorisiert hat, gerät weniger unter Stress und behält seinen
Arbeitsbereich unter Kontrolle.


Zitat Albert Einstein:


„Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, um ein Problem zu lösen, würde
ich 55 Minuten damit verbringen, über das Problem nachzudenken
und fünf Minuten über die Lösung“
3. Einfach einmal „Nein“ sagen

Das Wort „Nein“ an der richtigen Stelle kann Dir dabei helfen,
Deinen Zeitdruck enorm zu reduzieren.


Eine Formulierung, mit der Du Dich vielleicht etwas wohler
fühlst, könnte sein:


„Zum jetzigen Zeitpunkt kann ich das nicht erledigen. Ich könnte
mich ab .... darum kümmern und die Aufgabe bis ...... erledigen.“


Damit hast Du Klarheit geschaffen und den Zeitdruck eliminiert.
4. Rollen abgeben für besseres Zeitmanagement

Jeder Mensch sammelt verschiedene Rollen im Beruf und im privaten
Alltag. Ob Zuhörer, Kaffeetassen-Wegräumer, Blumengießer,
Vereinskassier oder Seelentröster – viele dieser und anderer
Rollen bekommt man oftmals ungewollt zugeteilt. Wichtig ist es,
unwichtige Rollen zu entdecken und eliminieren zu können. Dabei
kann ein Leistungsprofil helfen.


Vielleicht schreibst Du alle Deine Rollen im Leben einmal auf und
schaust, ob Du alle Aufgaben, die die Rollen mit sich bringen,
zeitlich überhaupt erfüllen kannst.


Experimentiere einmal damit, wie es wäre, die Hälfte der Rollen
nicht mehr auszuüben - auch jene, die manchmal positiv sind.


Es geht dabei um einen sinnvollen Versuch, sich von unnötigem
Ballast zu befreien – privat und beruflich.
5. Selbsterfahrung: Was ist mir wichtig?

Neben dem gezielten Einsatz von Methoden ist auch die persönliche
Perspektive wichtig.


Hierbei stellen sich vor allem folgende Fragen:


Was ist mir wichtig?

Wie will ich meine Zeit sinnvoll verbringen?

Welche Ziele habe ich?

Wie will/kann ich meine Ziele erreichen?

Welche Aspekte sind kontraproduktiv?

Welches sind meine Zeitfresser und Störungen? Wie kann ich
sie ausschalten?



Viel Spaß beim Ausprobieren ;-)