#206 Liebe Führungskräfte, Hand aufs Herz: Was wisst ihr wirklich über die Arbeit, die eure Mitarbeiter so erledigt bekommen? Nein! Ihr wisst weit weniger als ihr euch einredet!

Liebe Führungskräfte, Hand aufs Herz: Was wisst ihr wirklich über
die Arbeit, die eure Mitarbeiter so erledigt bekommen? Nein! Ihr
wisst weit weniger als ihr euch einredet!


Rücksprachen, One on Ones, monatliche Abgleichtermine über
neue, laufende und abgeschlossene To-do. Dann noch
Bonusvereinbarungen, die abgeglichen werden mit dem Ist an
Erledigtem. Und schriftliche Listen, die jeden neuen Auftrag
erfassen. Oder eben ein CRM. Oder ein nicht immer ideal
konfiguriertes Salesforce. Genug geschwärztes Papier, sollte
man meinen, damit eine Führungskraft sich ein Bild der
Arbeitslast und der Aufgaben als auch der eigentlichen "daily
work" machen kann. Frage eins: Muss ich das als Führungskraft
überhaupt alles so sehr im Detail kennen? Frage zwei: Und wie
viel Prozent dessen, was dein Mitarbeiter nun so den ganzen Tag
macht, glaubst du, kennst du nun? Schlechte Nachricht: beide
deiner Antworten sind falsch. Neuer Versuch, was die Aufgaben
deiner Mitarbeiter angeht, wie viel davon weißt du? Schätze
jetzt von 0 bis 100 Prozent.... und... hast du eine Zahl im
Kopf? Wie viel Prozent der Arbeit deiner Mitarbeiter kennst du?
Ok, ich löse: Du hast von mindestens 60 % keine Ahnung oder
kannst dich, wenn du es z.B. in einem Gespräch mit deiner
Führungskraft hast, keine Erinnerung mehr... Und, die schlechte
Nachricht: es kann auch locker mehr als 60 % sein! Ich kann
dich nun schon zweifeln und widersprechen hören, allerdings
habe ich mir das nicht ausgedacht, es belegt eine aktuelle
Studie.
 


HAL9000 / Bild-/Quelle: wikipedia.de

 





Jeder von euch kennt die verschiedenen Typen von
Führungskräften: das Genie. Keiner macht ihm was vor. Er hat
die Firma quasi gegründet. Kennt jedes Produkt aller
Generationen auswendig und kann es, ganz wie MacGyver, mit
einem Lötkolben in geringer Zeit sofort anfertigen. Oder der
Strebsame. Noch nicht sein Leben lang in Führung, aber sehr
bemüht. Kaum ein Ratgeber zum Thema Führungskraft, den er nicht
sofort auswendig lernt. Somit wird jeden Monat eine neue
Methodenkuh durchs Dorf gejagt. Und, als modernes
Management-Phänomen: die Quote. An sich keine Ahnung, weder
bereit noch aus eigenem Antrieb auf die Position gekommen und
muss nun mit Führungskräfte-Schulungen und
Führungsverantwortung das Beste aus dem Chaos machen, das sie
hinterlässt. Und dann noch Mister "Is-mir-egal!". Egal, was der
Mitarbeiter will, der Typ ist noch inkompetenter als Stromberg
und daher ist ihm alles egal - aber er ist gezwungen, lange
Listen von Protokollen, also internen Protokollen zu schreiben,
um seinen Arsch zu retten, wenn die Bude plötzlich lichterloh
brennt und er Schuld daran hat. Nein, nein, da geht ein
Mitarbeiter über die Wupper, nur nicht er. Er hat ja immer klar
gesagt, dass es genau so nicht geht, bla, bla, bla. Und da
mittendrin sind sie, die Perlen, die guten Führungskräfte,
denen der Job nur so zufliegt und die einfach alles richtig
machen - und die von ihren Mitarbeitern dafür hochgelobt
werden...


Obwohl ich hier pointiert und sehr übersichtlich schnell fünf
klassische Typen benannt habe, hat wohl jeder von euch seinen
Chef in eine Schublade packen können. Einen Chef hat
schließlich jeder von uns, auch der CEO muss sich einem
Aufsichtsrat oder Board gegenüber rechtfertigen. Auch der Papst
muss, wenn auch etwas mehr spirituell, seinem Chef Rede und
Antwort stehen - und sei es nur am Ende des gemeinsamen
Weges... Ach ja, ich schreibe diesen Text am Osterwochenende,
sollte sich jemand unter euch wundern.


Und mit all den Mitteln und Werkzeugen, die Führungskräften in
modernen Unternehmen heute so zur Verfügung stehen, wie viel
wisst ihr denn nun über die Arbeit, die eure Mitarbeiter so
aktuell auf dem Tisch haben?


Ich kenne viele Abstimmungen, die diese Frage auf 100 % bringen
sollen: Ich habe schon Confluence-Seiten erlebt, die ich wie
ein Kleinkind wiederholen sollte und trotzdem ging Auftrag nach
Auftrag in die Scheiße. Tja, Quotenchefin, keine Ahnung vom
Bereich, von der Firma nur eingeschränkt, trifft auf schlecht
gesprochenes Englisch und einen US-sprachigen Chef. War lustig,
was hatte ich Spaß und was hatte ich so alles mit der
Quotenkönigin ausprobiert!


Oder die guten alten Klassiker: Montägliche, mittwöchliche oder
freitägliche Runden, in denen Chef seinen Mitarbeitern Redezeit
eingesteht, um sich ein Bild der Lage zu machen.


Dann die diversen Systeme, die die aktuell schöne IT-Zeit mit
sich bringt: Salesforce, SAP oder eine Latte an CRM-Anbietern.


Und ich sage es noch mal: Unsere Führungskräfte können sich -
bestenfalls! - an 40 % (oder eben leider noch weniger) dessen
erinnern, was du tagtäglich tust und auch an sie berichtest!


Die Zahl könnte zwar aus meiner beruflichen Erfahrung kommen,
aber gefunden habe ich sie in einer aktuellen Studie, die in
den USA bei Fortune 500 Unternehmen durchgeführt wurde. Da kann
unser kleiner DAX, auch wenn er nun die Kassen ausschließlich
der Deutschen Börse mit dieser Änderung von 30 auf 40
Unternehmen füllt, nicht im Ansatz mithalten.
Zurück zu den Fortune 500: Hierbei wurden 14 Teams, die in
Summe fast 300 Leute repräsentierten, betrachtet. Und wenn man
die Manager von diesen Teams befragt hat, woran ihre Teams
aktuell so arbeiten, konnten sich im Durchschnitt die Leader
nicht an aktuelles erinnern oder hatten bis zu 60 % dessen, was
ihnen berichtet wurde, schlichtweg vergessen!


Als ich das gelesen habe, fiel mir mein vorvorletzter Chef
wieder ein. Ein Psychopath, wie er im Buche steht. Und ein
Fähnlein, das sich auch ohne Wind stetig drehte. Und da er
meinem Team und mir fast schon stündlich neue Ideen und
Umsetzungen auf den Tisch warf - wir waren eine
Multiprojektmanagement-Truppe -, sind wir in drei Jahren, bis
ich besagten Tisch verlassen habe, weder einer Aufstellung der
Projekte noch einer Erledigung, geschweige denn, in meisten
Fällen, einer Beauftragung, nahegekommen. Und obwohl benanntes
"Genie" Nächte damit verbrachte, alles auswendig zu lernen und
auf Abruf rezitierbar von sich zu geben, wusste der gute Mann
weit weniger als 40 % dessen, was in seinem Bereich, und, ganz
ohne Mitleid für Palastbauer, von knapp 110 Leuten so
tagtäglich abging - oder in den meisten Fällen eben gar nicht.


Die Ergebnisse der Studie belegen weiterhin, dass die Kosten,
die Manager durch ihr Nichtwissen somit verursachen, hoch sind
- und das bereits in Teams ab fünf Mitgliedern. Somit werden,
auch wieder auf allen Ebenen, Ziele und digitale
Transformationen angestoßen, auf Basis lückenhafter
Informationen, die eine Firmengründung glatt vor dem Start
schon in den Ruin treiben würde. Ganz zu schweigen von der
Unkenntnis von Schmerzpunkten oder wie ihre Teams Arbeiten
beendet bekommen.


Und, klar gesagt: diese Führungskräfte raten somit nur, wenn
sie Investitionen für ihre Teams freigeben, die ihnen die
Arbeit erleichtern sollen. Das belegt aber auch, allen modernen
Tools vom CRM bis ERP folgend, wieso intern so viele, teils
heimliche, teils offen genutzte dauerhafte Übergangslösungen
bestehen. Überwiegend ist Excel hier der beste Freund der
Mitarbeiter.


Was sich aber wirklich richtig negativ auf die Mitarbeiter
auswirkt, ist die Tatsache, dass ihre ahnungslosen
Führungskräfte systematisch deren Produktivität abwerten oder
sogar negativ wahrnehmen und dazu noch Ressourcen und
Investitionen in technische Tools, zum Beispiel für Automation,
falsch bewerten und somit zu hoch oder zu niedrig
ansetzen. 


Auch hier fällt mir sofort ein Unternehmen aus meiner langen
Laufbahn ein. Hier wurde blind auf Salesforce gesetzt.
Zumindest, wenn man im Bereich Verkauf tätig war oder sein
wollte. Allerdings zählte Salesforce, was Spesenritter und
Luftschlossarchitekten magisch anzog, nicht die bare Münze
eines echten Kontakts, der eben ein echter Auftrag war, sondern
der Funnel setzte ausschließlich auf hypothetische Werte. Da
war also nicht "Verhandlung eines Angebots" mit 25-prozentiger
Wahrscheinlichkeit einer Beauftragung hinterlegt, sondern
banale Dinge wie "Kunde hinterließ E-Mail-Adresse beim Download
eines Datenblatts".  Kann man so machen, wenn man viel
Bonus für eher Nichts und eben auch wenig Engagement durch den
Schornstein jagen möchte - und genau das unterstreicht das
Ergebnis der Studie.


Und jetzt kommt auch noch, nach zwei Jahren HomeOffice und
anhaltender Covid-Müdkeit eine teils zwanghafte
Digitalisierungsmarotte on top, die es für viele Manager noch
schwieriger macht, zu verstehen, was ihre Teams oder seine
direkten Untergebenen so den ganzen Tag machen.


Die gute Nachricht: vorstehende Problematik lässt sich lösen.
Allerdings bedarf es Zeit, den Willen und vor allem die
Einsicht der Führungskraft und den Aufbau eines maschinellen
Lernens. Damit wurden Führungskräfte aufgefordert, zwei Dinge
zu bewerten: Die Art und Weise, wie sie glaubten, dass ihre
Leute ihre Arbeit erledigten. Und eine Kategorisierung in
typische betriebliche Abläufe wie "Controlling",
"Reisemanagement", "Bestellwesen", "Marketing" etc.


Die Magie spielte sich nun in der künstlichen Intelligenz ab,
die aus den Eingaben bei den Teams ähnliche Arbeitsabläufe zu
finden versuchte. Daraus wurde abgeleitet, wie zutreffend der
Manager die Tätigkeiten seiner Mitarbeiter kannte - und somit
wurden die 60 % Unwissenheit ermittelt. Dabei wurde die
Schwelle des "perfekten Managers" gar nicht so hoch angesetzt:
Dem System wurde als Schwelle für eine perfekte Führungskraft
ein "Erinnerungsvermögen" von 80 % als ausreichend für "Note
eins" hinterlegt. Oder, Milchmädchenrechnung: die 60%
Unwissenheit sind eigentlich 80 %, da die 100 % auf 80%
runtergeregelt wurden... es wird immer schlimmer, je mehr
Details der Studie man kennt!


Ich muss zwei Dinge wohl nicht erwähnen: in allen 14 Teams, die
in der Studie betrachtet wurden, wurden auch nennenswerte
"Vergesslichkeiten" gegenüber den einzelnen Mitarbeitern und
deren Kompetenzen entdeckt. Und, auch klar: Manager, die mit
diesen Ergebnissen konfrontiert wurden, waren mehr als nur
überrascht...!


In der Studie wurde nun mit dem maschinellen Wissen ein
Lösungsweg erarbeitet, der es den Führungskräften ermöglichte,
zwischen 24 und 60 % der Wissenslücken zu füllen und somit
bessere Entscheidungen zu treffen und sein Team und dessen
Tätigkeiten und Fähigkeiten besser einzuschätzen. Böse
Randbemerkung: die Studie belegte auch, dass Algorithmen die
besseren Führungskräfte sind - was das Thema Kennen und über
das Wissen ihrer Teams angeht.


Und wer sich nun ein wenig durch diese Studie ertappt fühlt,
sollte sich auch im Klaren sein, dass aufgrund steigender
Anforderungen und damit verbundener Komplexität die jetzigen
Lücken in den nächsten Jahren steigen und steigen werden. Und
nicht jeder möchte sich ein maschinelles Lernprogramm zulegen,
um Führungskräften seine Teams näherzubringen... also braucht
es Wege, dies auch in der guten "analogen" Welt noch
hinzubekommen!


Es braucht also Führungskräfte, die sich die entsprechenden
digitalen Tools nach ihrer Arbeitsweise aussuchen und
konsequent in der Nutzung halten. Das kann zum Beispiel über
Evernote in Form eines Notizbuches für jeden Mitarbeiter
abgebildet werden. Oder wenn man lieber über MindMaps arbeitet,
eine entsprechend passende Software sein. Auch kann man über
meine Serie zum Thema Getting Things Done eine Struktur
aufbauen, die die entsprechenden Infos aufnimmt und bei Bedarf
problemlos bereitstellt.  Wichtig ist, dass man die Daten
immer dabei hat und schnell und problemlos zugreifen kann.
Daher muss hier ein, Achtung, Datenschutz, DSGVO und
Firmen-interne Richtlinien!, Cloud-Sync möglich sein und eine
Nutzung auf Handy, Tablet, Notebook und Privatrechner.
Schließlich muss Einblick immer da sein - und auch eine
Anpassung der bisherigen Einschätzung des Mitarbeiters.


Und, so komme ich wieder zu meiner Kindergärtnerin mit den
Confluence-Seiten zum laut Vorlesen, denn das wichtigste ist,
dass Führungskräfte endlich eine einheitliche, beständige und
übereinstimmende Art der Kommunikation an den Tag legen. Nicht
jeder versteht einen Satz, der außer internen Kauderwelsch
keine Information von sich gibt. Und ein "mach ma'!" ist für
einen die verlängerte Mittagspause und für den anderen der
Start eines Projekts für die nächsten fünf Jahre. 


Und wer es lieber aus der Studie haben will, bitte schön: Die
Empfehlung hier ist, die Erfahrung der Teams als Daten zu
sehen, da diese eine realistische Einschätzung, was erledigt
werden kann, ermöglicht. Damit ist ein Ende von top-down-Zielen
in Sicht, das müssen heute ahnungslose Manager eben bereit
sein, zu akzeptieren. Und Teams müssen sich im Detail
klarmachen, was die Übernahme eines Auftrags bedeutet, wenn sie
nicht unter enormen Druck für das gesamte Team, also zum
Beispiel, für die gesamte Abteilung,  schuften wollen.


Es geht also letztlich wie immer um Kommunikation. Um
unmissverständliche Absprachen. Um Vermeidung von
Firmen-internen "Fachwörtern". Und vertraglichen Vereinbarungen
zwischen Führungskraft und einzelnem Mitarbeiter, aber auch
zwischen Team und Führungskraft dahin gehend, dass der Chef die
realistische Arbeitslast der Gruppe kennt und einschätzen kann,
was noch "on top" geht und was eben nicht mehr.
Das fordert die Mitarbeiter aber auch dazu heraus, klar zu
benennen, was ihre aktuelle Last ist und wo sie noch oder eben
nicht Luft haben. Und auch da habe ich schon Kollegen gehabt,
die selbst ihrer privaten Freundschaft dreist im firmlichen
Rahmen ins Gesicht gelogen haben, nur um ein wenig
Freizeit-optimiert auch auf der Arbeit um die Runden zu kommen.


Wer mehr dazu wissen will, kann im Harvard Business Manager
hierzu nachlesen oder im Harvard Business Review nach "Do you
know your teams get work done" suchen.


Ich glaube, da steckt ein wenig Erkenntnis für Mitarbeiter und
Führungskräfte drin, die man mal durchdenken sollte, da diese
Ergebnisse auch diesseits des Atlantiks Gültigkeit haben. Also
denn, liebe Führungskräfte: durchs Lesen eine Idee gewonnen,
wie fehlende 60 % Wissen geborgen werden können?


 
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