#183 ...und nun der letzte Teil: Weg mit meinen dutzenden To-do-Apps und hin zu Getting Things Done mit @todoist - Tipps und Tricks von mir zum Aufbau, Nutzung und Dranbleiben! - Der Vierte und vorerst wirklich allerletzte Teil, versprochen!

...und nun der letzte Teil: Weg mit meinen dutzenden To-do-Apps und
hin zu Getting Things Done mit @todoist - Tipps und Tricks von mir
zum Aufbau, Nutzung und Dranbleiben! - Der vierte und vorerst
wirklich allerletzte Teil, versprochen!


Mit viel Spannungsbogen habe ich euch den Namen der App
verschwiegen, um den Schwerpunkt auf den eigentlichen
"Backbone", das Gerüst zu legen, nämlich: GTD - Getting Things
Done von David Allen. Da es ein einfaches System ist, dass auf
einen Glaubenssatz und zwei Arten von Durchsichten setzt,
verleitet es gerne, es nicht oder in Teilen korrekt umzusetzen.
Erst recht, wenn es nun in eine für euch vielleicht auch noch
neue App umgesetzt werden soll. Daher möchte ich euch ein paar
Tipps geben, die mir beim Umsetzen, der täglichen Arbeit und
auch mit den Durchsichten so aufgefallen sind. Und gerne weiter
her mit euren Fragen und Anmerkungen, ich sammle die aktuell
und beantworte die, unter kritischer Masse, an euch direkt und
sollte die Anzahl über eine kritische Masse wachsen, per neuem
Blog und Pod!
Gettings Things Done, David Allen, aus meinem Bücherregal /
Bild-/Quelle: privat




Ich fliege mit euch schnell über die Kernbestandteile von GTD:
Das Kernstück von GTD ist, dass du die Frage „Was mache
ich als Nächstes?“ jederzeit problemlos beantworten
kannst.


Dazu setzen wir das fünfstufige GTD-Modell um
– in der App Todoist:
Sammeln: Wirklich alles fliegt in die App.
Einfach auf „+“ drücken und als Notiz in den Eingang werfen.
Hauptsache, das Gehirn muss sich nicht mehr an alles erinnern!
Verarbeiten: Was habe ich hier und mit wieviel
Aufwand kann ich es abarbeiten? Sofort, bei Zeitbedarf kleiner
zwei Minuten, oder als mehrstufiges Projekt? Oder im Kontext
einer Bahnfahrt oder eines Arztbesuches?
Organisieren: das erste Kernstück! Alles, was du
durch Sammeln und Verarbeiten in deinem GTD hast, wird nun
organisiert – in Abhängigkeit dessen, was du hier vor dir hast
und wie umfangreich du in Todoist Etiketten und Projekte schon
einsetzt.  Erledigen: Je nach Terminlage,
Kontext oder deinem aktuellen Zeitbudget werden nun ein oder
mehrere To-dos hoch konzentriert mit allen benötigten Mitteln
abgearbeitet und erledigt. Durchsehen: das
zweite Kernstück! Täglich die Aufgaben des Tages und des
Folgetags durchsehen, prüfen, dass alles zur Bearbeitung
vorliegt, sonst beschaffen, zuordnen und idealerweise
erledigen. 
Und freitags (oder nach Wahl an einem anderen Tag) die große
Durchsicht: was ist offen, was ist erledigt, was steckt in den
einzelnen Listen, was ist auf der Vielleicht/Eines Tages-Liste
drauf, was ist aktuell undatiert, sollte aber langsam in den
Fokus rücken. Und was habe ich die Woche erledigt und was kommt
in der nächsten auf mich zu?

Meine Basic-Tipps für euch:


Mich kann man mit zwei Dingen fangen: das Teil, die App,
das Gerät oder was auch immer, kann automatisch
twittern oder es hat etwas an sich, was mich
durch Miniwettbewerbe, Punkte oder Ähnliches
bei der Stange hält. In Todoist gibt es fünf
Level, die mit sogenannten
Karma-Punkten erreicht werden. Und Punkte gibt
es fürs Dranbleiben, also Nutzung der App und auch Erledigung
von To-dos. Also: in den Voreinstellungen Karma-Punkte
aktivieren und in den weiteren Vorgaben einstellen,
wie viele To-dos ihr täglich erledigen wollt. So kommt ihr zu
Karma-Punkten – und könnt sogar euren wohlverdienten
Urlaub „pausieren“, damit es mit den erreichten Levels
und Punkten nicht wieder abwärts geht!

Ich weiß, ihr könnt es schon nicht mehr hören, aber besorgt
euch das englischsprachige Buch und arbeitet
es durch. Auch wenn es immer noch Züge der früheren Ausgabe
beinhaltet, wo ihr noch von Papier und physikalischen
Ablagesystemen lesen werdet – es ist es wert. Wer wie ich bei
amazon kauft, folgt diesem Link – sonst einfach nach "Getting
Things Done" von David Allen bei eurem bevorzugten Händler
suchen. (Hier auch noch der Link auf die deutsche Ausgabe und
das Workbook (englisch) oder auch in Deutsch, in dem typische
Szenarien von GTD praktisch und im Alltag erklärt und angewandt
werden).

Für die Todoist-App kann ich euch ein
Angebot machen: über diesen Link registrieren und zwei
Monate absolut kostenfrei die Pro-Version nutzen.

Apropos Todoist: unter diesem Link gibt es, wenn ihr einen
Account bei Todoist angelegt habt, mit einem Klick eine
GTD-Wochen-Durchsicht-Checkliste für lau. Ihr
könnt die auch ohne Probleme erweitern oder verkürzen und auch
sonst mehr oder weniger auf eure Bedürfnisse anpassen.

Und wenn für euch keines der GTD-Bücher in egal welcher
Sprache infrage kommt und gefälligst das Internet umsonst eine
ausführliche Anleitung bereithalten soll, werdet ihr unter
diesem Link bei Todoist fündig – GTD und die Umsetzung im
Detail erklärt.



Damit habt ihr nun, ob per Buch, Internet oder wie auch immer,
die Grundlagen. Was ist GTD, was versteckt
sich hinter Getting Things Done und wie packe ich das in die
Todoist-App. Aber nun zu den praktischen Tipps für die
Umsetzung in Todoist:


GTD ist kein System, dass mit
Datum- und Uhrzeit-Erinnerungen funktioniert!
Du hast tägliche und
wöchentliche Durchsichten, um das System
aktuell zu halten und für dich immer zu
wissen, was du als Nächstes machen
kannst oder eben sollst!

Mithilfe der Projekt-Funktion (per
Tastaturkürzel #) bilden wir die im ursprünglichen GTD-System
als physikalische Ordner abgebildete
Ablageorte ab. In Hinblick auf die Durchsichten kann ich nur
empfehlen: so viele wie nötig, so wenig wie
möglich!

Die Interessensphären (also etwa
Hobbys oder ergänzende Themen zu bestehenden Projekten), die
Kontextlisten (Arzt, Bahn, 20 Minuten) und die
„Vorsortierung“ der nächsten Schritte
innerhalb von Projekten machen wir über die in der App
verfügbaren Etiketten. Diese lassen sich, wenn
man es noch übersichtlicher haben will, auch filtern. 

Kleiner Etiketten-Pro-Tipp: Am besten
kurz formulieren und IMMER OHNE Leerzeichen eingeben, sonst
wandelt die App das automatisch in Unterstriche (_) um. Bei
einer oder zwei Etiketten geht das – aber dann wird es mühselig
und unübersichtlich!

Sowohl bei Projektnamen als auch bei
den Etiketten kann über die App am Ende
(jeweils OHNE Leerzeichen) ein Emoji gesetzt werden – hilft
tatsächlich beim schnellen Suchen und Finden!



Für den eigentlichen Prozessablauf, nicht schön, aber wertvoll,
das mit Unterstützung einer bekannten Folienjongleur-Anwendung
erstellte Ablaufdiagramm (mit Klick auch in noch größer):
Ablaufdiagramm GTD in Todoist / Bild-/Quelle:
ichbindochnichthierumbeliebtzusein.com

Und hier meine Grundregeln bei der
Bearbeitung:


Alles, was weniger als zwei Minuten
Zeit in Anspruch nimmt, wird sofort
erledigt!

Alles andere wird wahlweise
ein Projekt oder bekommt
das Etikett „Nächste
Schritte“ (per Kurztaste "@")
angehängt und wird in einen entsprechenden
„Ordner“ (also Projekt, zum
Beispiel „Einfache Aufgabenliste“) abgelegt.


Delegieren über meine Etikette
Holding (Warten, falls du mit Holding nichts
anfangen kannst!)! Immer verbunden mit der Frage: Bin
ich die richtige Person für diesen Job? Und falls nein, wer
dann?


Pro-Tipp: Delegieren geht auch aus der
App heraus, wenn der Empfänger auch bei Todoist ist...
oder per E-Mail...



Und nie vergessen: Kernstück ist die
tägliche und wöchentliche
Durchsicht!
Das Gehirn muss dem System vertrauen, um aufzuhören,
sich doch noch verzweifelt Fragmente von Aufgaben und Fristen
oder auch To-dos zu merken! Es soll frei denken, das kann es
nämlich am besten!



Ziel für mich war, das System in Todoist so einfach wie
möglich und auch so umfangreich wie nötig zu bauen.
Schließlich, so die Theorie, will ich es so oft wie
möglich nutzen und schnell, schnell alles reinwerfen.
Und ich muss mich selbst loben: Das ist mir wirklich
geglückt.
Und, wenn ihr es aktiv nutzt, hält euch auch Todoist bei der
Stange: Wer mehr und regelmäßig Sachen erledigt, einträgt und
verarbeitet, bekommt sogenannte Karma-Punkte
und steigt so spielerisch bis zu fünf Erfahrungsstufen auf.
Achtung: in den Einstellungen nicht vergessen,
Urlaubsabwesenheiten zu aktivieren, sonst geht
es wieder rückwärts!


Und nun, endlich, ergänzend zu der Grafik ein Stückchen
weiter oben, mein komplettes und detailliertes Vorgehen – gerne
zum Nachmachen, Kopieren oder Zweckentfremden!
Steve, der Jäger und Sammler
Ganz GTD-like packe ich alles durch Klick auf das "+" in der App
in den Eingang von Todoist. Einfach immer rein damit. Was mir in
den Sinn kommt, woran ich mich erinnern möchte, was mir einfällt,
was ich bei einem anderen Einfall besser machen könnte... "+",
"+" und noch mehr "+"! Damit folge ich der Leitlinie, alles immer
sofort einzugeben! Und entlaste mein Hirn und
arbeite an dem Vertrauen in das System!
Und obwohl Todoist mehrere Eingangskörbe abbilden kann, bleibe
ich stoisch bei dem einen, der standardmäßig da ist! Das
System einfach halten!
Und durch die Nutzung der App auf dem Handy genieße ich weitere
Vorteile: Ich kann Bilder zu den Notizen
einbinden, relevantes von Google Drive
einbinden, noch bin ich zahlender Pocket-Nutzer,
auch das wird in den Eingang gespült und alles, was
IFTTT hergibt, schluckt auch Todoist!
Und am Rande: ich kann Aufgaben mit Kommentaren
und Unterprojekten versehen! Nun drehen
wir alles durch die Mangel und verarbeiten es
Alles, was mehr als einen Schritt hat, wird zu
einem Projekt. Alles, was weniger als
zwei Minuten Zeit benötigt, wird sofort erledigt.
Referenzmaterial hat keine Action und wird
irgendwann mal benötigt. Was habe ich an wen bis wann
delegiert? Mein Eingang läuft über? Dann in
Handlungsschritte umwandeln! 
Zur Erleichterung kann das eine oder andere in
einen Termin mit Uhrzeit umgewandelt werden. Da
liegt was, was kein Referenzmaterial ist und es wird nicht
benötigt? Löschen drücken! Und klar: alles
bestehenden oder neu zu schaffenden Projekten
und/oder Etiketten hinzufügen!
Ganz wichtig: die Aufgabe so konkret und umsetzbar
eingeben und mit so viel Information anreichern wie nur
möglich!

 
Achtung, Kernstück Nummer eins – das Organisieren,
jetzt wird es so richtig ernst!
Um hier schnell und zielgerichtet zum Ziel zu kommen, empfiehlt
es sich, in Todoist eine Mischung aus (selbst angelegten)
Etiketten und (selbst angelegten) Projekten zu nutzen! Einfache
Aufgabe, in weniger als zwei Minuten zu erledigen:
sofort machen! Reguläre Aufgaben, alles, was
nicht mehr als einen Schritt benötigt! Neues
Projekt: Basis auch hier eine neue Aufgabe
anlegen – hier werden allerdings zwei oder mehr Schritte für die
Bearbeitung benötigt.
Bei der Eingabe per "#" die Liste oder einen
neuen Namen für das Projekt eingeben.
Wenn du nun etwas hast, das mehrstufig
bearbeitet werden muss, ist das also ein Projekt. Wenn du nun in
deinem Eingang weitere, ich nenne es mal neutral, Unterlagen
hast, die ebenfalls zu diesem Projekt gehören, kannst du dies
alles ebenfalls per „#“ oder am PC per Drag'n'Drop auf das
entsprechende Projekt ziehen.
Bei der Vergabe des Projektnamens bist du frei – kurz und knackig
hilft aber,  auch auf dem Handybildschirm die Übersicht zu
behalten! Zusätzlich gibt es, und hierfür musste ich googlen, um
das Wort zu finden, Interessensphären. Diese
sind reine Orientierungshilfen für bestehende
Projekte und keine neuen oder weiteren Aufgaben. Daher hängst du
diese Interessensspähren als Unterprojekte zu
den eigentlichen Projekten an. Ich gestehe: ich nutze diese
nicht! Und nu? What's next? Genau! Was mache ich
eigentlich als Nächstes? Das ist eine
Liste, in der du lauter To-dos sammelst, die als
nächstes „entspannt“ bearbeitet werden können. Und wenn es
Projektbestandteil ist, hast du mit
„#“ bereits das Projekt in das To-do eingegeben
und, zur besseren Ordnung, kannst du nun per
"@"-Zeichen noch ein Etikett
vergeben, welches du einfach nächste_Schritte nennst. Ja, der
Tiefstrich ist Absicht, im Unterschied zu Projektnamen, die
Leerzeichen beinhalten dürften, kann ein Etikett das nicht. Daher
ist der Unterstrich eine kleine Erleichterung für bessere
Lesbarkeit. Und, und das ist besonders nett, da es sich auch über
alle Plattformen synct, kann ein klares und eindeutiges
Emoticon am Ende für schnelle
Wiederauffindbarkeit gerade bei umfangreicheren Listen helfen!
Und was ist, wenn ich mal eine Terminsache habe?
Wo kommt neben dem Datum die Uhrzeit hin?
Auch das ist kein Problem – allerdings rät GTD dazu, sich auf die
täglichen Durchsichten zu verlassen, als eine
große Terminablage mithilfe von einzelnen
Aufgaben oder über komplizierte Projektaufbauten umzusetzen! Und
auch hier zeigt sich dann, wie wichtig eine saubere
Zuordnung zu Projekten und Etiketten ist. Viele,
viele Projekte für die täglichen Aufgaben, die viele
Unterprojekte beinhalten können! Bestes Beispiel: Du
legst ein Projekt „Agenda“ oder „Tagesordnung“ an. Und nun legst
du weitere Unterprojekte an, so was wie
„Montags-Review“, „Sales-Reporting“, „Marketing-Aktivitäten“ oder
einfach „Rücksprache Chef“. Dann hast du, dank der täglichen
Durchsichten, alle Aufgaben, Ideen, Unterlagen und was auch immer
sonst noch so anfällt, immer passend für den jeweiligen Termin
griffbereit und kannst sofort loslegen. Auch Fachartikel
jederzeit griffbereit! Du weißt ja mittlerweile, dass es
einen Ordner „Referenzmaterial“ gibt, in den du als Bild oder
Dokument einfach Dinge anflanschen kannst, die du für
spätere Verwendung benötigst. Und so kannst du
auch deine Fachartikel oder Skizzen in Todoist hinterlegen und,
wenn der Moment kommt, dem jeweiligen Projekt zuordnen
– oder, wenn die Bearbeitung beginnt, sofort
loslegen, weil einfach alles in der Ablagestruktur von
Getting Things Done zu finden ist! Über meine
Holding-Liste, die sonst Warten heißt, sehe ich
sofort, wann ich was an wen delegiert habe und
ob ich schon eine Antwort bekommen habe – oder
eben nicht. So geht auch kein Beitrag eines
Kollegen verloren!
Und, nicht vergessen: GTD fordert einen gewissermaßen
auf, wann immer es geht, Dinge zu
delegieren!
In Todoist kann man Projekte teilen oder Aufgaben mit
Fälligkeitsdatum und sogar
Uhrzeit an andere Personen
geben und Kommentare für die
Zusammenarbeit hinterlegen. Die beste
Vorgehensweise ist: für jede beteiligte Person
ein Projekt anlegen oder ein einzelnes Projekt für das ganze Team
anlegen oder ein bestehendes Projekt teilen.
In Todoist zu bleiben, hat den Charme, dass alle vorhandenen
Informationen dann auch von allen genutzt werden können - oder
eben ergänzt! Kontexte, der gigantische Charme von
Getting Things Done! Bräuche ich ein griffiges
Superargument für GTD, es wären die Kontexte! Nochmal zur
Erinnerung: Wie lange brauchst du, wenn ein Meeting früher aus
ist, um für die verbleibende Restzeit eine
passende Aufgabe zu finden? Mit GTD zwei Taps – und schon kannst
du dir eine oder mehrere aussuchen! Oder was passt zur
Wartezeit am Gate, idealerweise ohne Telefon und
Rechner auf dem Schoß, da die ganze Umgebung mit lauscht und die
unmittelbaren Nachbarn auch noch mitlesen? Kontextlisten
sind hier der Hit! „15 mins“ für schnelle
„Lückenfüller“, „Bahn“ für offline und ohne Telefon, „Arzt“ für
komplett offline und ruhig, also etwa Lesestoff in Form von
Fachartikeln. Und nun wird's erledigt! Weg mit dem ganzen
Kram hier!
Du hast also das GTD-System befüllt, in den
Durchsichten kategorisiert, Projekten und/oder
Etiketten zugeordnet und deine Kontextlisten
angelegt, delegiert wie eine
Führungskraft und immer noch den totalen Überblick
– dann wird es Zeit, in den Projekten und Kategorien
Dinge rauszuziehen, die du jetzt erledigten
kannst. 
Hierzu stelle dir die Leitfrage: Was kann ich JETZT am
besten tun! Sichte Etiketten, Projekte und Termine, die
Liste nächste Schritte und auch die Holdings.
Und, das fällt dir sicherlich auch gleich auf: Dank
System hast du alles, was du zur
Erledigung benötigst, in deinem System
hinterlegt und musst nichts
suchen oder fehlendes erst noch
besorgen! Auch hilfreich: die Ansichten „Heute“
und „Demnächst“. Dann bist du nicht nur im
Blindflug, immer nur fixiert auf das, was du gerade machst,
sondern auch mit Weitblick auf morgen und folgende
Tage informiert. Aber immer essenziell: aufgrund
täglicher Sichtung ist der „Eingang“ leer und alles, was da drin
war, entsprechend in der Struktur verteilt. Und durch dauerhafte
Prüfung der Projektliste „nächste Schritte“ und den
Kontextlisten hast du für jede Situation den Überblick
und Aufgaben mit allen Unterlagen griffbereit. Du kannst es dir
in Todoist noch weiter erleichtern, wenn du Ansichten über
individuelle Filtereinstellungen bedienst. Ein
weiteres mächtiges Tool – aber da ich das nicht nutze, musst du
hier leider selbst Erfahrungen sammeln. Und, zu guter Letzt, der
letzte Schritt des GTD-Systems:
Durchsehen.
Teile das am besten auf und behalte die Vorgehensweise bei:
Tägliche Durchsicht „Eingang“, nächste
Schritte und Heute als auch
Demnächst. Mache das morgens, du solltest in
30 Minuten durch sein.
Wöchentlich, in maximal 120
Minuten die große „Freitagsdurchsicht“.
Hier wird jede Liste, jedes Projekt, jedes Etikett, der
Eingang und alles, was so kreucht und fleucht angesehen
und unter dem Gesichtspunkt „Was kann ich jetzt  tun
und was sollte ich jetzt tun?“ betrachtet.

Nicht vergessen: Der Erfolg von allem hängt davon ab, dass euer
Gehirn dem System traut und sich „zurücklehnt“ und aufhört, von
allem etwas zu merken und euch rechtzeitig zu erinnern. Also
dranbleiben, weiter ausbauen, Listen prüfen und Aufgaben
erledigen. Und schon denkt ihr mehr als ihr erinnert werdet!


Und solltet ihr jetzt feststellen, dass GTD nichts oder
genau euer Ding ist – niemals vergessen: Der
Wochenrückblick ist der essenziellste Baustein!


 


Das wäre es jetzt gewesen!
Vielleicht mache ich in ein paar Wochen, wenn ihr euch auch
soweit eingearbeitet und mithilfe der kostenfreien Monate die
App Todoist auf Herz und Nieren prüfen konntet, noch einen –
dann aber wirklich allerletzten – Teil, einfach nur, um meine
Erfahrungen und gesammelte Tipps und Tricks mit dem System
unter Todoist zur Verfügung zu stellen... wie gesagt, das kann
ein wenig dauern... und nach fünf Teilen hier, benötigt ihr
sicherlich auch erst mal ein wenig Ruhe!


 


Bleibt dran, viel Erfolg – und lasst mich wissen, wie
es euch mit GTD, der Einrichtung und der Umsetzung und der
Verwendung der App so ergangen ist! Ich freue mich auf eure
Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge hierzu!!!


 


Goodies, noch mal zusammengefasst:


Wenn du noch nicht bei Todoist angemeldet bist, kannst du
über diesen Link gleich zwei Monate Pro-Plan für umsonst
nutzen!

Ich bin, wie du weißt, großer amazon-Fan, daher sind die
drei kommenden Links alle für amazon – aber klar, jeder gut
sortierte Buchladen oder weitere Onlinehändler haben die Bücher
auch:

Getting things done als Buch im englischen Original,
meine Kaufempfehlung!

GTD the Workbook: Englische Ausgabe (und hier der Link
auf die deutsche Version), typische Dinge im beruflichen
Alltag und wie GTD drum rum gestrickt wird, um dir das
Leben leichter zu machen (ich habe es als eBook gekauft und
auf einem mobilen Gerät somit immer dabei!)

Wie ich Dinge geregelt bekomme, die deutsche Version
von Getting Things Done als Buch.



Die offizielle Todoist-GTD-Vorlage für den Wochenrückblick
– mit einem Klick in deinen Todoist-Account übernommen und zur
sofortigen Verwendung.

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