#181 Die restlose Auflösung meiner bisherigen To-do-Apps und die Zusammenführung unter Getting Things Done (GTD) - Der zweite Teil von Teil 3 - und nun wird es digital! @todoist

Die restlose Auflösung meiner bisherigen To-do-Apps und die
Zusammenführung unter Getting Things Done (GTD) - Der zweite Teil
von Teil 3 - und nun wird es digital! @todoist


Im ersten Teil habe ich euch eine kurze Auswahl der immer noch
in Betrieb befindlichen To-do-Apps auf meinem Handy informiert.
Im zweiten Teil, den ich zur hoffentlich besseren
Verständlichkeit in zwei Teile geteilt hatte, habe ich mich an
die Kernbotschaften von GTD, Getting Things Done von David
Allen, gemacht. Im ersten Teil von Teil 3 habe ich nun endlich
den Vorhang gelüftet und euch die besagte App Todoist als das
Ziel unserer GTD-Digitalisierungsbestrebungen vorgestellt. Und
jetzt der Moment, auf den ihr alle gewartet habt: wir führen
die Notwendigkeit aus Teil eins, die theoretischen Vorgaben und
Tipps aus Teil zwei, 1. Teil und 2. Teil, zusammen und
digitalisieren das alles in einer App. Und ja, jetzt für alle,
den den ersten Teil von Teil 3 noch nicht gehört oder gelesen
haben oder es schon wieder vergessen oder verdrängt haben –
verrate ich euch den dafür auserkorenen App-Namen … Es handelt
sich um …
Gettings Things Done, David Allen, aus meinem Bücherregal /
Bild-/Quelle: privat




Todoist ist die App meiner Wahl. Ohne es zu
wissen, habe ich dort auch einen Account, bereits aus dem Jahr
2013. Muss aber gestehen, daran fehlt mir jede Erinnerung,
werter Herr Vorsitzender…!


Wer noch ein wenig Bebilderung und mehr Details wünscht, kann
sich bei Todoist im Web noch eine Anleitung ansehen, Link dazu
hier. Sonst folgt meiner gleich beginnenden Anleitung…


Und dann gleich noch ein kleines „Schmankerl“: Du wirst bei
Umsetzung und vor allen der Nutzung feststellen, dass GTD auch
in der kostenfreien Version gut funktioniert – aber auch, dass
es Grenzen gibt. Vor allem, wenn es mehr wird und sich Listen
(Projekte) und Etiketten mehren, kommst du um ein Upgrade auf
eine Bezahlversion nicht rum. Daher habe ich für dich mit
Todoist ein Goodie für dich ausgehandelt: wenn du dich über
diesen Link hier anmeldest und einen Account anlegst, bekommst
du volle zwei Monate den Pro-Plan für:
umsonst!
Also: hier den Blog und Pod lesen und hören, Todoist laden und
einrichten, dann den Link klicken, Account anlegen und zwei
Monate die Pro-Version kostenfrei nutzen. Spätestens dann weißt
du, ob GTD und die Bezahlversion was für dich ist – ein fairer
Deal, oder?


Nun denn, ans Werk!
Wie bekommen wir die Schritte und die ganzen Listen in Todoist?
Ganz einfach!


Kleine Erinnerung: Das Kernstück von GTD ist, dass du die Frage
„Was mache ich als Nächstes?“ jederzeit
problemlos beantworten kannst.


Dazu gehen wir durch ein fünfstufiges Modell:
Sammeln: Wirklich alles fliegt in die App.
Einfach auf "+" drücken und als Notiz in den Eingang werfen.
Hauptsache, das Gehirn muss sich nicht mehr an alles erinnern!
Verarbeiten: Was habe ich hier und mit wieviel
Aufwand kann ich es abarbeiten? Sofort, bei Zeitbedarf kleiner
zwei Minuten, oder als mehrstufiges Projekt? Oder im Kontext
einer Bahnfahrt oder eines Arztbesuches?
Organisieren: das erste Kernstück! Alles, was
dank 1. ins System kam und unter 2. mit Gedanken versehen
vor-kategorisiert wurde, wird nun organisiert. Einfache Aufgabe,
Projekt, mit oder ohne Unterprojekte und was sind die nächsten
Schritte und habe ich dafür alle benötigten Informationen, Daten
und Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Ansprechpartner
sofort griffbereit? Erledigen: Man möge es gar
nicht glauben, aber nun ist der Moment der Momente: Die aktuelle
Aufgabe wird erledigt. Abgearbeitet. Abgelegt. Und geschafft, ein
To-do weniger! Durchsehen: das zweite Kernstück!
Täglich die Aufgaben des Tages und des Folgetags durchsehen,
prüfen, dass alles zur Bearbeitung vorliegt, sonst beschaffen,
zuordnen und idealerweise erledigen. 
Und freitags (oder nach Wahl an einem anderen Tag) die große
Durchsicht: was ist offen, was ist erledigt, was steckt in den
einzelnen Listen, was ist auf der Vielleicht/Eines Tages-Liste
drauf, was ist aktuell undatiert, sollte aber langsam in den
Fokus rücken. Und was habe ich die Woche erledigt und was kommt
in der nächsten auf mich zu?

Ziel für mich war, das System in Todoist so einfach wie möglich
und auch so umfangreich wie nötig zu bauen. Schließlich, so die
Theorie, will ich es so oft wie möglich nutzen und
schnell, schnell alles reinwerfen. Und ich muss mich
selbst loben: Das ist mir wirklich geglückt. Und, wenn ihr es
aktiv nutzt, hält euch auch Todoist bei der Stange: Wer mehr
und regelmäßig Sachen erledigt, einträgt und verarbeitet,
bekommt sogenannte Karma-Punkte und steigt so
spielerisch bis zu fünf Erfahrungsstufen auf. Achtung: in den
Einstellungen nicht vergessen, Urlaubsabwesenheiten zu
aktivieren, sonst geht es wieder rückwärts!


Und nun, endlich: mein Vorgehen!
Steve, der Jäger und Sammler
Ganz GTD-like packe ich alles durch Klick auf das "+" in der App
in den Eingang von Todoist. Einfach immer rein damit. Was mir in
den Sinn kommt, woran ich mich erinnern möchte, was mir einfällt,
was ich bei einem anderen Einfall besser machen könnte... "+",
"+" und noch mehr "+"! Damit folge ich der Leitlinie, alles immer
sofort einzugeben! Und entlaste mein Hirn und
arbeite an dem Vertrauen in das System!
Und obwohl Todoist mehrere Eingangskörbe abbilden kann, bleibe
ich stoisch bei dem einen, der standardmäßig da ist! Das
System einfach halten!
Und durch die Nutzung der App auf dem Handy genieße ich weitere
Vorteile: Ich kann Bilder zu den Notizen
einbinden, relevantes von Google Drive einbinden, noch bin ich
zahlender Pocket-Nutzer, auch das wird in den Eingang gespült und
alles, was IFTTT hergibt, schluckt auch Todoist!
Und am Rande: ich kann Aufgaben mit Kommentaren
und Unterprojekten versehen! Nun drehen
wir alles durch die Mangel und verarbeiten es
Alles, was mehr als einen Schritt hat, wird zu
einem Projekt. Alles, was weniger als
zwei Minuten Zeit benötigt, wird sofort erledigt.
Referenzmaterial hat heute keine Action und wird
irgendwann mal benötigt. Was habe ich an wen bis wann
delegiert? Mein Eingang läuft über? Dann in
Handlungsschritte umwandeln! 
Zur Erleichterung kann das eine oder andere in einen
Termin mit Uhrzeit umgewandelt werden. Da liegt
was, was kein Referenzmaterial ist und es wird nicht benötigt?
Löschen drücken! Und klar: alles bestehenden
oder neu zu schaffenden Projekten und/oder
Etiketten hinzufügen!
Ganz wichtig: die Aufgabe so konkret und umsetzbar
eingeben und mit so viel Information anreichern wie nur
möglich! Achtung, Kernstück Nummer eins - das
Organisieren, jetzt wird es so richtig ernst!
Um hier schnell und zielgerichtet zum Ziel zu kommen, empfiehlt
es sich, in Todoist eine Mischung aus (selbst angelegten)
Etiketten und (selbst angelegten) Projekten zu nutzen! Einfache
Aufgabe, in weniger als zwei Minuten zu erledigen:
sofort machen! Reguläre Aufgaben, alles, was
nicht mehr als einen Schritt benötigt! Neues
Projekt: Basis auch hier eine neue Aufgabe
anlegen - hier werden allerdings zwei oder mehr Schritte für die
Bearbeitung benötigt.
Bei der Eingabe per "#" die Liste bzw. einen
neuen Namen für das Projekt eingeben.
Wenn du nun etwas hast, das mehrstufig
bearbeitet werden muss, ist das also ein Projekt. Wenn du nun in
deinem Eingang weitere, ich nenne es mal neutral, Unterlagen
hast, die ebenfalls zu diesem Projekt gehören, kannst du dies
alles ebenfalls per "#" oder am PC per Drag'n'Drop auf das
entsprechende Projekt ziehen.
Bei der Vergabe des Projektnamens bist du frei - kurz und knackig
hilft aber,  auch auf dem Handybildschirm die Übersicht zu
behalten! Zusätzlich gibt es, und hierfür musste ich googlen, um
das Wort zu finden, Interessenspären. Diese sind
reine Orientierungshilfen für bestehende
Projekte und keine neuen oder weiteren Aufgaben. Daher hängst du
diese Interessensphären als Unterprojekte zu den
eigentlichen Projekten an. Und nu? What's next? Genau!
Was mache ich eigentlich als Nächstes? Das ist
eine Liste, in der du lauter To-dos sammelst,
die als nächstes "entspannt" bearbeitet werden können. Und wenn
es Projektbestandteil ist, hast du mit
"#" bereits das Projekt in das To-do eingegeben
und, zur besseren Ordnung, kannst du nun per
"@"-Zeichen noch ein Etikett
vergeben, welches du einfach nächste_Schritte nennst. Ja, der
Tiefstrich ist Absicht, im Unterschied zu Projektnamen, die
Leerzeichen beinhalten dürften, kann ein Etikett das nicht. Daher
ist der Unterstrich eine kleine Erleichterung für bessere
Lesbarkeit. Und, und das ist besonders nett, da es sich auch über
alle Plattformen synct, kann ein klares und eindeutiges
Emoticon am Ende für schnelle
Wiederauffindbarkeit gerade bei umfangreicheren Listen helfen!
Und was ist, wenn ich mal eine Terminsache habe?
Wo kommt neben dem Datum die Uhrzeit hin?
Auch das ist kein Problem - allerdings rät GTD dazu, sich auf die
täglichen Durchsichten zu verlassen, als eine
große Terminablage mithilfe von einzelnen
Aufgaben oder über komplizierte Projektaufbauten umzusetzen! Und
auch hier zeigt sich dann, wie wichtig eine saubere
Zuordnung zu Projekten und Etiketten ist. Viele,
viele Projekte für die täglichen Aufgaben, die viele
Unterprojekte beinhalten können! Bestes Beispiel: Du
legst ein Projekt "Agenda" oder "Tagesordnung"
an. Und nun legst du weitere Unterprojekte an,
so was wie "Montags-Review", "Sales-Reporting",
"Marketing-Aktivitäten" oder einfach "Rücksprache Chef". Dann
hast du, dank der täglichen Durchsichten, alle Aufgaben, Ideen,
Unterlagen und was auch immer sonst noch so anfällt, immer
passend für den jeweiligen Termin griffbereit und kannst sofort
loslegen. Auch Fachartikel jederzeit
griffbereit! Du weißt ja mittlerweile, dass es einen
Ordner "Referenzmaterial" gibt, in den du als Bild oder Dokument
einfach Dinge anflanschen kannst, die du für spätere
Verwendung benötigst. Und so kannst du auch deine
Fachartikel oder Skizzen in Todoist hinterlegen und, wenn der
Moment kommt, dem jeweiligen Projekt zuordnen -
oder, wenn die Bearbeitung beginnt, sofort
loslegen, weil einfach alles in der Ablagestruktur von
Getting Things Done zu finden ist! Über meine
Holding-Liste, die sonst Warten heißt, sehe ich
sofort, wann ich was an wen delegiert habe und
ob ich schon eine Rückantwort bekommen habe -
oder eben nicht. So geht auch kein Beitrag eines
Kollegen verloren!
Und, nicht vergessen: GTD fordert einen quasi auf, wann
immer es geht, Dinge zu delegieren!
In Todoist kann man Projekte teilen oder Aufgaben mit
Fälligkeitsdatum und sogar
Uhrzeit an andere Personen
geben und Kommentare für die
Zusammenarbeit hinterlegen. Die beste
Vorgehensweise ist: für jede beteiligte Person
ein Projekt anlegen oder ein einzelnes Projekt für das ganze Team
anlegen oder ein bestehendes Projekt teilen.
In Todoist zu bleiben, hat den Charme, dass alle vorhandenen
Informationen dann auch von allen genutzt werden können - oder
eben ergänzt! Kontexte, der gigantische Charme von
Getting Things Done! Bräuche ich ein griffiges
Superargument für GTD, es wären die Kontexte! Nochmal zur
Erinnerung: Wie lange brauchst du, wenn ein Meeting früher aus
ist, um für die verbleibende Restzeit eine
passende Aufgabe zu finden? Mit GTD zwei Taps - und schon kannst
du dir eine oder mehrere aussuchen! Oder was passt zur
Wartezeit am Gate, idealerweise ohne Telefon und
Rechner auf dem Schoß, da die ganze Umgebung mit lauscht und die
unmittelbaren Nachbarn auch noch mitlesen? Kontextlisten
sind hier der Hit! "15 mins" für schnelle
"Lückenfüller", "Bahn" für offline und ohne Telefon, "Arzt" für
komplett offline und ruhig, also etwa Lesestoff in Form von
Fachartikeln. Und nun wird's erledigt! Weg mit dem ganzen
Kram hier!
Du hast also das GTD-System befüllt, in den
Durchsichten kategorisiert, Projekten und/oder
Etiketten zugeordnet und deine Kontextlisten
angelegt, delegiert wie eine
Führungskraft und immer noch den totalen
Überblick - dann wird es Zeit, in den Projekten und
Kategorien Dinge rauszuziehen, die du jetzt
erledigten kannst. 
Hierzu stelle dir die Leitfrage: Was kann ich JETZT am
besten tun! Sichte Etiketten, Projekte und Termine, die
Liste nächste Schritte und auch die Holdings.
Und, das fällt dir sicherlich auch gleich auf: Dank
System hast du alles, was du zur
Erledigung benötigst, in deinem System
hinterlegt und musst nichts
suchen oder fehlendes erst noch
besorgen! Auch hilfreich: die Ansichten
"Heute" und "Demnächst". Dann
bist du nicht nur im Blindflug, immer nur fixiert auf das, was du
gerade machst, sondern eben mit Weitblick auf morgen und
folgende Tage informiert. Aber immer ganz wichtig:
aufgrund täglicher Sichtung ist der "Eingang" leer und alles, was
da drin war, entsprechend in der Struktur verteilt. Und durch
dauerhafte Prüfung der Projektliste "nächste Schritte"
und den Kontext-Listen hast du für jede Situation den
Überblick und Aufgaben mit allen Unterlagen griffbereit. Du
kannst es dir in Todoist noch weiter erleichtern, wenn du
Ansichten über individuelle Filtereinstellungen
bedienst. Ein weiteres mächtiges Tool - aber da ich das nicht
nutze, musst du hier leider selbst Erfahrungen sammeln. Und, zu
guter Letzt, der letzte Schritt des GTD-Systems:
Durchsehen.
Teile das am besten auf und behalte die Vorgehensweise bei:
Tägliche Durchsicht "Eingang",
nächste Schritte und Heute als
auch Demnächst. Mache das morgens, du solltest
in 30 Minuten durch sein.
Wöchentlich, in maximal 120
Minuten die große "Freitagsdurchsicht".
Hier wird jede Liste, jedes Projekt, jedes Etikett, der
Eingang und alles was so kreucht und fleucht angesehen
und unter dem Gesichtspunkt "Was kann ich jetzt  tun
und was sollte ich jetzt tun?" betrachtet.

Nicht vergessen: Der Erfolg von allem hängt davon ab, dass euer
Gehirn dem System traut und sich „zurücklehnt“ und aufhört, von
allem irgendwas zu merken und euch rechtzeitig zu erinnern.
Also dranbleiben, weiter ausbauen, Listen prüfen und Aufgaben
erledigen. Und schon denkt ihr mehr als ihr erinnert werdet!


Und solltet ihr jetzt feststellen, dass GTD nichts oder genau
euer Ding ist - niemals vergessen: der Wochenrückblick
ist der essenziellste Baustein!


 


Ich mache euch nun noch einen vierten Teil, in dem ich die
GTD-Methode und die Vorlagen bzw. den Umgang damit von Todoist
verlinke und darauf eingehe und meine eigenen Erfahrungen mit
guten zwei Monaten GTD in der App als auch Tipps und Tricks mit
euch teile. Vielleicht ist da noch was für euch dabei, was euch
von Todoist und/oder GTD überzeugt oder euch in der Anwendung
noch weiterbringt!


Bleibt dran, bis zum nächsten Teil!


 


Goodies:


Wenn du noch nicht bei Todoist angemeldet bist, kannst Du
über diesen Link gleich zwei Monate Pro-Plan für umsonst
nutzen!

Ich bin großer amazon-Fan, daher sind die drei kommenden
Links alle für amazon - aber klar, jeder gut sortierte
Buchladen oder weitere Online-Händler haben die Bücher auch:

Getting things done als Buch im englischen Original,
meine Kaufempfehlung!

GTD the Workbook: Englische Ausgabe, typische Dinge im
beruflichen Alltag und wie GTD drum rum gestrickt wird um
dir das Leben leichter zu machen (ich habe es als eBook
gekauft und auf irgendeinem mobilen Gerät somit immer
dabei!)

Wie ich Dinge geregelt bekomme, die deutsche Version
von Getting Things Done als Buch.



Die offizielle Todoist-GTD-Vorlage für den Wochenrückblick
- mit einem Klick in deinen Todoist-Account übernommen und zur
sofortigen Verwendung!

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