№ 23 Agile Diplomaten - frischer Wind für das Auswärtige Amt

Resilienz und Anpassungsfähigkeit sind die Eigenschaften, die man
im diplomatischen Dienst schätzt. Das erzählt unser heutiger
Gesprächspartner und Gastgeber Karlfried Bergner, Leiter des
Kompetenzzentrum Führung beim Auswärtigen Amt. Aber tragen
Resilienz und Anpassungsfähigkeit die Ministerialbürokratie in das
21. Jahrhundert? Es braucht neue Methoden, neue Ideen, neue
Lösungsansätze. Und Karlfried Bergner nutzt dafür die Kraft aus der
Mitte der Organisation. Er kooperiert mit Graswurzelbewegungen, die
es, wie wir lernen, auch in seiner Behörde gibt. Und sorgt mit
einem Multiplikatorenprogramm für die Verbreitung frischer Ideen
für agile Zusammenarbeit im Haus. Der Blick auf eine Behörde wie
das Auswärtige Amt hat mindestens zwei Perspektiven. Die eine
Perspektive zeigt eine Behörde klassischen Zuschnitts mit
traditionellem Aufbau und festgelegten Entscheidungs- und
Kommunikationsstrukturen. Die andere Perspektive fällt allerdings
auch auf ein Haus, dessen Mitarbeiter im Ausland mit Unsicherheit
und permanentem Wandel umgehen müssen, die unter bestimmten
Umständen schnell handeln müssen auch ohne direkten Draht nach
Berlin und ohne Ansage "von oben". In diesem Spannungsfeld widmet
sich Karlfried Bergner der Frage, wie neue Formen der
Zusammenarbeit im Auswärtigen Amt etabliert werden können. "Die
Frage ist, ob die Rahmenbedingungen im öffentlichen Dienst
eigentlich Agilität zulassen" erklärt Bergner und stellt fest, dass
aus seiner Sicht bei dem, was derzeit an neuen Arbeitsformen auch
im öffentlichen Dienst probiert wird, noch viel Spielraum gibt:
"Wir sind noch weit weg von irgendwelchen roten Linien", erzählt
Bergner. Und schnell sind wir uns einig: Auch in Behörden sind die
Freiräume oft viel größer, als die Mitarbeiter denken - oft dienen
vermeintliche Grenzen als Ausrede, das Neue nicht
anzupacken. "Man kann schon noch eine ganze Menge
ausprobieren", so Bergner. Um diese Zusammenarbeit in der Behörde
in das 21. Jahrhundert zu holen, geht es im Projekt "Agiles
Arbeiten in der Auslandsvertretung" um die Verbesserung der
Zusammenarbeit der Zentrale mit den Auslandsvertretungen. Über
die Kooperation mit "DigitalServices4Germany" kommen in den
Fellowship-Programmen "Tech4Germany" und "Work4Germany" junge
Studien-Absolventen in das Auswärtige Amt, die zu einer
verbesserten Digitalisierung im öffentlichen Dienst beitragen
wollen. Gerade dieTeilnahme in agilen Workshops mit den jungen
Fellows inspirierte Bergner, sich tiefer mit dem Thema neue
Zusammenarbeit auseinanderzusetzen. Ein zweiter Auslöser führt
Bergner dann zu einer weiteren Säule für die Etablierung neuer
Arbeitweisen: Die Corona Krise stellt das Auswärtige Amt wie viele
andere Unternehmen vor die Herausforderung:  Wie bewältigen
wir die Umstellung auf mobiles Arbeiten? In dieser Zeit stößt
Bergner eine selbstorganisierte Gruppe, eine Graswurzel in der
Behörde: Sie nennen sich "Friends of Digi", und sie sind den
Kollegen bei der Kenntnis und Nutzung digitaler Technologien um
Längen voraus. Im ersten Schritt helfen sie bei der Dokumentation
neuer Lösungen für die Remote Worker,  und bieten Hilfe für
Kollegen im Umgang mit digitalen Werkzeugen von Zoom über Webex bis
hin zu Messenger Diensten. Sie probieren gemeinsam Tools wie Slack
als Gruppenchat oder Mural und Miro als Whiteboard aus - alles
Lösungen, die im Kernbereich des Auswärtigen Amts sicher nicht
zugelassen werden würden, aber zum einen vielleicht die Peripherie
stärken könnten und zum anderen erstmals für ein Grundverständnis
sorgen, wie Zusammenarbeit heute mit zeitgemäßen Werkzeugen
organisiert werden kann. Denn einer der größten Schmerzen ist, so
Bergner, das Fehlen einer Plattform für digitale Zusammenarbeit.
Die Art und Weise, wie er mit den jüngeren Kollegen schnell das
Auswärtige Amt in einer Krisensituation unterstützen konnte,
beeindruckt ihn nachhaltig. "Veränderungen geht nicht nur Top Down
oder Bottom up, es braucht beides".