Die 9 besten Tricks für ein produktives Team Meeting

Hallo, ich grüße dich schön, dass du wieder dabei. Heute gehen
wir mal wieder ein bisschen ins Management und heute reden wir
über Themensetzung. Ich kenne aus meiner aktiven Zeit noch, dass
wir uns mindestens einmal die Woche getroffen haben. Komplette
Firma, 40 Leute in einem viel zu engen Sitzungszimmer, obwohl wir
ein größeres Sitzungszimmer gehabt hätten.


 


Hat die Arroganz der Eigentümer verhindert und hat gesagt Nein,
eher sei es nicht, im großen Sitzungszimmer zu sein. Ihr könnt
euch alle in das Kleine drängen. Waren von den Werkmeister und
Projektleiter bis hin zu den Konstrukteuren, zu den technischen
Projektleitung bis zu den Einkäufern waren einfach alle
vertreten, und es gab einen riesen Frust. Jeder einzelne Auftrag
wurde durchgegangen. Diese Sitzung hat drei Stunden gedauert,
jeder Projektleiter musste Rede und Antwort stehen, jeder
Werksleiter musste Rede und Antwort stehen, jeder Einkäufer
musste auf jeden Auftrag Rede und Antwort stehen. Warum das
Material noch nicht da ist. Und vom Prinzip her haben sich die
Geschäftsleiter dann in ihrer Arroganz darin gesonnt, dass sie
damit beweisen konnten, jede Woche, wenn etwas nicht lief, dass
wir alle dran schuld waren. Das hat kein Team gebildet, das hat
keine Fortschritte gemacht. Das hat ja kein umsetzbare Ergebnis
gebracht. Und letzten Endes ist die Firma den Bach
runtergegangen. Fakt ist aber Regelmäßige Themensetzung sind das
öL auf die Zahnräder erst mal ein paar Gründe durch, weshalb
regelmäßige Teams Sitzungen unheimlich wichtig sind und
unverzichtbar. Und dann möchte ich mal drauf eingehen, wie meiner
Meinung nach solche Teams Sitzungen anhand einiger Regeln
umgesetzt werden sollen, dass sie auch funktionieren.


 


Also. Erstens.


 


Der erste Grund, warum man Themensetzung machen sollte, ist Eine
Themensetzung bringt Klarheit. Wo läuft das gerade unrund? Wer
hat gerade ein Problem? Und wo kann man sich verbessern? Was muss
man ändern? Und wo können wir? Wo können wir den Hebel ansetzen,
damit es weitergeht? Und wer welche Stelle hat? Eventuell Teams?
Sitzungen sorgen aber nicht nur für Klarheit, sondern sie sorgen
auch für Strukturen. Welche Aufgabe ist als erstes dran? Das
regelt zum Beispiel der Projektleiter oftmals oder der Chef, wenn
es den Projektleiter nicht gibt. Wie ist die Abfolge? Welche
teilprozesse Prozessschritte können wir gleichzeitig anstoßen? Wo
haben wir eine lange, wo haben wir eine kurze Zeit? Wo haben wir
eventuell eine Liegezeit in einem Teilprojekt? Und wo ist das
sogenannte rote Pad? Gibt es vorab Fragen zu klären Wer macht
was? Was wird benötigt, welche Ressourcen werden benötigt, also
Ressourcen für die Umsetzung oder Zielerreichung? Ressourcen sind
sowohl Menschen als auch Geld Rohstoffe. Wer kümmert sich um was?
Bis wann muss welches Ergebnis erreicht werden? Das sind
Strukturen, Ablaufplan, Budgetpläne, Diagramme oder auch Balken
Diagramm. Was sitzen noch Sitzungen noch bewirken, dass die
Motivation steigt, wenn man dauerhaft alleine am Schreibtisch
sitzt und nur ein kleines Rädchen im Getriebe ist und sich auch
so fühlt. Dann ist das nicht sonderlich motivierend für den
einzelnen Arbeitnehmer. Aber jeder einzelne in diesem Uhrwerk ist
ein wichtiges Rädchen, ohne dass das komplette Uhrwerk teilweise
nicht laufen würde. Und wenn du regelmäßig täglich deine Ziele
vortragen kannst, dann ist es doch schon motivierend. Und wenn
die Gruppe dann das auch noch anerkennt jedes Mal, dann ist das
ein regelrechter Buster. Und es kommt eine richtig coole Dynamik
ins Spiel. Der nächste Grund ist Mit Themensetzung werden Kräfte
konzentriert. Das ist wie eine Taschenlampe, die zu einem
Laserstrahl wird. Wirst erkennen, dass du kein Einzelkämpfer
bist, sondern dass du auf die Kraft und die Unterstützung des
Teams zählen kannst und.


 


Wenn du Entscheidungen trifft, die viel zu viel Geld kostet. Ein
großer Fehler ist, dann kann das Team dich eventuell im Voraus
durch andere Ansichten oder durch andere Erfahrungen, die es
gemacht hat, davon abhalten.


 


Bringt im Prinzip noch Geld, anstatt dass es Geld und Zeit
kostet. Jeder kann und gemeinsam viel bessere Entscheidungen
themensetzung.


 


Ja, ganz klar. Gerade eben schon erläutert. Ein weiterer Grund
ist Team. Zeigen Wertschätzung.


 


Den Mitarbeiter. Man muss dem Mitarbeiter. Man muss den
Arbeitskollegen wertschätzen, er muss ernst genommen werden. Er
muss erkennen, dass er ein wichtiger Bestandteil im System ist.
Und du selbst oder ich selbst möchte das auch. In meinem Team
werden alle immer gelobt. Und ich sage ihnen so, wie ich meine.
Wie wichtig und wertvoll jeder Einzelne für mich ist und wie er
mir das auch. Und das ist ein ganz tolles Gefühl, das machen wir
in den Sitzungen. Und letzten Endes führt das alles dazu, dass
ein Team gebildet wird. Und Team heißt in diesem Fall nicht.
Toll, ein anderer macht's, sondern Team heißt. Ziehen alle am
gleichen Strang? Wir schauen alle in die gleiche Richtung und wir
bringen das Baby gemeinsam nach Hause. Du kannst auf Sitzungen
nicht verzichten, es ist eines seiner wichtigsten und klarsten
Tools. Sie sparen Geld, sie motivieren deine Mitarbeiter, sie
verschaffen Klarheit, verschaffen dir Strukturen, und sie zeigen
Wertschätzung. Ein Team zusammen, das auch dazu beiträgt, dass
die Krankheitstage runtergehen und die Mitarbeiter Fluktuation
deutlich sinkt. Wie sollte eine solche Themensetzung aussehen?
Die neuen Regeln dazu die wichtigste Regel Nummer eins Du
fokussiert dich auf einzelne Fragen. Die erste Frage ist. Was
habe ich gestern getan? Das wird geklärt Was haben wir gestern
getan? Was, an was arbeitest du heute? Was blockiert mich in
meiner? In meinem Erfolg Was hält mich davon ab, meine Aufgabe zu
hundert Prozent richtig durchzuführen? Was hast du gestern getan?
Was machst du heute? Was blockiert dich im Erfolg? Erste Regel.
Zweite Regel? Die täglichen Sitzungen werden kurz gehalten, und
zwar maximal 15 Minuten.


 


Ziel ist es, Minutenpreise das runter zu bekommen. Je. Besser
Dein Team wird, je öfter du das machst. Desto schneller wird.
Ziel ist es ganz klar, von 15 Minuten auf unter zehn zu kommen.
Wenn es Punkte gibt in diesem Meeting also die drei Fragen werden
beantwortet. Einfach von jedem Teammitglied. Und wenn es dann
Diskussionsbedarf gibt, dann wird definitiv diese Diskussion
festgehalten, und es gibt ein extra Meeting nur mit den
Diskussionsteilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt, nicht in der
täglichen Themensetzung. Regel 4 ist ganz wichtig. Du hattest
dein Meeting immer pünktlich. Du beginnst. Und jetzt kommt ein
Trick. Setzt das Meeting nie auf die volle Stunde oder auf die
volle Viertelstunde? Macht ein Meeting beispielsweise um fünf vor
acht, wenn alle um sieben zur Arbeit kommen oder wenn alle um
acht zur Arbeit kommen, dann zack um sie. Um acht Uhr 25 beginnt
das Meeting. Die Tür geht zu. Um 9 Uhr 25, und das Meeting
startet um. Das hat auch etwas mit Respekt zu tun und gerade auch
mit Respekt, mit dem Respekt, wie du mit der Zeit anderer
umgehst. Du bringst den Respekt, das du für die anderen pünktlich
da bist und du erwartest von allen anderen auch den Respekt, dass
sie pünktlich da sind. Du solltest einen Konferenzraum haben, mit
einem Telefon sollten Teammitglieder außerhalb arbeiten.


 


Wir hatten beispielsweise Mitarbeiter, die dann nach Asien
fliegen mussten, oder? Auf die Arabische Halbinsel oder nach
Israel und mit dem Telefon kannst du diese Teamer dann mit ins
Gespräch einbinden, gegebenenfalls, wenn es die Zeitzone nicht
zulässt. Also bitte holt den Mitarbeiter nicht nachts um drei
oder vier aus dem Bett oder mit einem Meeting teilnimmt, wenn der
wirklich um den halben Erdball geflogen ist, sondern dann
verschiebt das so zu seinem Vorteil, dass er dann auch Teil
nehmen kann. Der Grund hierfür ist, dass alle. Mitarbeiter, alle
Partner in deiner Unternehmung, die an einem gemeinsamen Ziel
arbeiten, die ein gemeinsames Projekt oder Teilprojekt haben
besprochen wird im Meeting, das alle teilnehmen sollen, damit
auch jeder aus der Teilgruppe weiß, um was es geht. Das ist
wichtig. Wichtig generell Wichtig ist, dass du jeden Tag um die
gleiche Zeit. Ich habe vorhin angedeutet, dass wir jeden Tag um
die gleiche Zeit dein Meeting hältst. Immer um acht Uhr 25 bis
acht Uhr 40. Jeder hat die Zeit, ins Büro zu kommen oder auch 7
Uhr 25 die Zeit, ins Büro zu kommen. Jeder hat die Zeit, sich
hinzusetzen, seine Akten zu richten, sich auf die Besprechung
vorzubereiten. Jeder kann sich, und jeder kann sich dann
rechtzeitig in einem vernünftigen Raum einfinden. Um dieselbe
Zeit. Um sieben Uhr 25 sitzen alle auf ihren Plätzen.


 


Kein Multitasking also, nicht verschiedene Sachen gleichzeitig
machen. Du konzentriere dich nur auf diese eine Sache,
konzentriert sich auf denjenigen, der gerade vorträgt. Dann ist
es unglaublich respektlos, wenn der sich nun dienachfrage hast.
Und der hat grad gesagt, es kam immer wieder bei uns vor. Du hast
grad was gesagt, irgendjemand macht gerade am Handy rum oder
schreibt noch irgendwas auf. Wie war das bitte? Das habe ich doch
gerade gesagt. Das stört das Meeting, das stört alle anderen. Du
stehst wie ein Vollpfosten da, und es ist für denjenigen, der es
gerade erläutert hat. Auch wenn er eine langweilige Stimme hat,
ist es unheimlich respektlos, konzentriert. Das ganze Team
konzentriert sich immer auf den, der gerade vorträgt. Ich habe ja
gesagt, alle müssen um 7 Uhr 25 an ihren Plätzen sitzen. Und wenn
ich sage sitzen, dann meine ich stehen. Räum für dieses Meeting!
Entweder alle Stühle zur Seite aus dem Raum oder sie bleiben am
Tisch stehen und jeder steht. Das hat den Zweck, dass die Leute
fokussierter sind, dass es sich nicht bequem hin lümmeln und
tschuldigung, nicht hin lümmeln. Und dass sie einen Bedarf haben,
das Meeting so kurz wie möglich zu halten. Denn es ist ja
unbequem. Wenn man ins Büro geht, kann man ja weder sitzen.


 


Und.


 


Disziplin das täglich durch und lass es nicht nach zwei, drei,
fünf Wochen schon schleifen, zieht es täglich durch und sieh zu,
dass du den Ablauf stets und ständig verbessert und dabei immer
wertschätzend und immer motivierend sein. Ich habe mal die Taktik
gehört, dass du ein solches Meeting kurz vor Feierabend halten
solltest, wenn du um 17 Uhr allgemein Büroschluss hast, dass du
es dann um 16, 45 ansetzen solltest, weil ja alle nach Hause
wollen. Aber das halte ich für eine ziemlich mit negativer
Energie geladene Taktik. Und wenn es dann noch Nachbesprechung
gibt, dann werden die Leute ja gezwungen, in die überstunde zu
gehen, und das macht man eigentlich nicht. Es macht keinen Sinn.
Ich fände es besser, wenn du morgens dieses Meeting hältst, weil
jeder gezwungen ist, nochmal in Sicht, gerade am Morgen. Du
kommst frisch aus dem Büro, du hast eine halbe Stunde Anfahrt
hinter dir, bist noch ein bisschen verschlafen, und jetzt musst
du deine deine Denkleistung ankurbeln, um auf das Meeting
vorbereitet zu sein. Ach Gott, was war denn gestern? Dann kommst
du in diesen Büro Modus wieder rein, und jeder kommt rein. Und
Meeting raus kommt in diesem Büro Modus und in seinen Projekten,
die er gestern Abend um 17 Uhr hingelegt hat, wieder drin. Ich
weiß noch aus meiner Zeit, dass ich da morgens kurz überlegen
musste Was hab ich denn gestern eigentlich gemacht? Ich habe das
ziemlich schnell ad acta gelegt. So sollten meines Erachtens nach
Meetings gehalten werden, und aus diesen Gründen solltest du sie
auch halten, und zwar täglich kurz, knapp, präzise und brutal
effektiv. Und ja, wenn du sie noch nicht machst, implementieren
sie schreibt mir auch mal dazu oder sag mir Bescheid, ob du sie
machst, wie du sie machst, ob du sie vielleicht anders machst,
verbessern, weshalb auch schon festgestellt hast, dass sie was
bringen. Das würde mich interessieren, einfach die Hintergründe
ein bisschen dazu noch erzählen. Ansonsten war es für heute. Ich
wünschte einen wunderschönen Tag und denke immer, daran sei die
Stimme nicht das Echo.