Zeit ist Geld

Wie du deine digitalen Daten organisiert bekommst - Mic 1.wav

He he, he!


 


Herzlich willkommen zur neuen Woche! Heute gibt's einen Podcast
über ein Thema, das man beim Thema Geld nicht sofort auf der
Pfanne hat. Aber wie du weißt. Zeit ist Geld, und damit ist es
immer gut, Zeit zu sparen. Das heißt nicht, dass du hektisch und
unkonzentriert arbeiten sollst. Das heißt aber, dass du mit Sinn
und Verstand arbeiten solltest, um Zeit vernünftig einzuteilen.
Und deswegen [00:00:30] ist es unheimlich wichtig, dass du gerade
deine digitalen Daten sauber organisiert. Das geschieht nicht nur
auf dem Laptop oder auf dem Computer. Nein. Das geschieht auch
auf dem Handy. Und wie du deine digitalen Daten gut organisiert
bekommst oder wie ich das mache. Das könnte dir über die Wochen,
über die Monate und übers Jahr hinweg unheimlich viel Zeit
sparen. Und dadurch [00:01:00] möchte ich dir helfen, produktiver
zu werden. Und dadurch möchte ich dir helfen, im Endeffekt unterm
Strich mehr Geld zu haben. Also das Erste, was ich gemacht habe,
ist Ich habe vor. Es sinniert schon ein paar Jahre, vier oder
drei. Ich bin mir nicht sicher. Ich weiß es nicht. Aber es ist.
Es gab eine Zeit, da ist dann auf einmal mein Rechner platt
gegangen. Ich hatte nur ein Laptop [00:01:30] und musste mir neun
holen. Was mich immer unheimlich aufregt, ist Apple macht es ja
anders. Aber ich bin Windows Freund. Also bei meinen Handys und
bei meinem Tablet geht nichts über Apple.


 


Also ich liebe Apple. Bei meinem Desktop hier möchte ich Windows,
weil ich akzeptiere einfach nicht die Einschränkungen, die Apple
raushaut. Ich arbeite gerne mit mit den STANDARD Windows
Programmen, wenn Sie [00:02:00] mal vernünftig aufgehen, die
Office und so weiter. Outlook ist ja ein Graus, geht man auf
einmal nicht. Aber es ist ein anderes Thema. Und da ist die Daten
Präsenz sehr wichtig. Und von daher habe ich bereits vor drei
oder vier Jahren meine komplette Festplatte in die Cloud
ausgelagert. Die Cloud sollte jedem heutzutage ein Begriff sein.
Ich darf aber nichts voraussetzen. Die Cloud ist im Prinzip
Speicherplatz im Internet, den [00:02:30] ich kostenlos oder
gegen Geld nutzen kann. Dabei unterscheide ich. Ich nutze
verschiedene Cloud Anbieter, wie zum Beispiel die Dropbox. Ich
bin ein großer Freund der Dropbox. Schon allein da kommen wir
gleich auf die Vorteile zu sprechen. Oder auch OneDrive. Ich
benutze SkyDrive, und ich habe auch noch mehrere eigene Clouds
mit meinem Geschäftspartner zusammen. Das heißt, wir haben einen
eigenen Server, und auf dem Server kann man sich [00:03:00]
tatsächlich kostenlos Cloud Software installieren. Und diese
Cloud Software, die kannst du dir auf meinem Handy und auf dem PC
auf dem Laptop überall installieren. Dann hast du deine eigene
Klaut und dann hast du auf deinem eigenen Server deine eigene
Cloud. Und dann musst du auch keine Angst mehr haben, dass über
die Dropbox so jemand daran kommt, wer da mehrere Tipps haben
will.


 


Da gibt mein Partner sicherlich gerne mal ein Coaching raus. Wenn
das gefordert ist, dann können wir mal ein Live Coaching abends
machen. Das [00:03:30] wird nicht so teuer sein. Wer da was haben
will, bitte bei mir melden. Also, ich habe alle meine Daten ins
Internet gelegt. Ich habe alle meine Daten in der Cloud. Das ist
das Erste. Was bringt das für Vorteile? Nun, ich komme weltweit,
wenn ich einen Internet-Zugang habe, an meine Daten heran, und
zwar in mein Original PC an alle Daten. Was hat es noch für einen
Vorteil? Ich kann alle meine Daten mit meinen virtuellen
Mitarbeitern teilen. Wenn ich diesen Podcast hier fertig., mache
ich WhatsApp [00:04:00] in die Türkei. Hey, kannst du mir bitte
meinen Podcast fertig machen? Dann wäre das erledigt. Dann hat
meine virtuelle Assistentin Zugriff auf die Audiodateien, auf die
Videos, auf die Sprache, auf die schreibt Dateien und so weiter
und kann natürlich alles im Original, ohne dass es dauerhaft
kopiert werden muss, bearbeiten. Das empfinde ich als
Riesenvorteil. Nachteil ist natürlich, dass am Original
gearbeitet wird. Was [00:04:30] ist da wichtig? Wichtig ist, dass
diese Daten sinnvoll strukturiert werden, dass nicht nur ich,
sondern auch andere damit zurecht kommen, und zwar nach einem
System.


 


Als erstes entscheide ich mal. Welche Daten auf welche Cloud
kommen, welche braucht garantiert nur ich und welche muss ich
teilen? Schon als erste? Das zweite ist [00:05:00] Ich muss Haupt
Kategorien für die Daten etablieren. Also beispielsweise eine
Kategorie Bei mir ist Podcast ab März gedacht. Der Podcast ist
dann alles Mögliche vorhanden, eine andere Kategorie ist einfach
Bilder.


 


Jetzt kann man schon wieder sagen Welche Bilder kommt in den
Ordner Bilder alles rein geschäftlich und privat. [00:05:30] Oder
welche Bilder kommen wo rein? Das ist schon mal ganz schwierig.
Ich habe eine Kategorie Finanzen, damit ich aber geschäftlich und
privat trenne. Hat jede meiner Firmen auch noch einen extra
Ordner. Das heißt, geschäftliche Bilder kommen in den
Geschäftspartner, private Bilder kommen alle in den Ordner
Bilder. So also. Ich etabliere Hauptkategorien. Wie du die
stellst, ist erst einmal egal. Geh mal [00:06:00] hin und
sienach. Was ist denn das, womit er am meisten Arbeit ist? Ich
persönlich arbeite sehr viel mit Audio-Dateien. Wenn du kein
podcaster bist, dann tust du das nicht, und dann musst du auch
die Audiodatei und die Friesenplatz weg. Aber ich bin da auf
hohem Niveau. Jammern Frag doch mal einen YouTubern.


 


Von daher.


 


Wenn du, wenn du YouTuber bist, auch gut oder wenn du Blogger
bist, dann hast du viel mit mit Textdateien zu tun. Wenn du
[00:06:30] YouTuber bist, viel mit Videodateien ist ganz klar.
Dann kategorisieren das aber auch. Wenn du podcaster bist, kann
ich dir auch ein Beispiel machen. Dann generiere Polder und
Schubser, Polder, Unterkategorien und erstelle, egal, was du bist
oder was du nicht bist, erstelle Vorlagen. Eine der wichtigsten
Ordner, die ich dir mitgeben kann, ist der Ordner E-Mails oder
wie ich ihn nenne, Schriftverkehr und darunter dann E-Mails, weil
du kannst ja auch unter. Und [00:07:00] das solltest du auch.
Beispielsweise alle naselang mal den WhatsApp Desktop Ordner
einfach mal kopieren und da rein.


 


Und bei den Emails ist es jetzt ganz wichtig, gerade wenn es um
Kommunikation. Ich fange mal anders an. Ich bevorzuge inzwischen
WhatsApp, weil WhatsApp immer chronologisch ist. E-Mail ist immer
durcheinander.


 


Whatsapp ist chronologisch auf mein Gesprächspartner bezogen, hat
[00:07:30] aber den Nachteil, dass ich dem Gesprächspartner keine
Tags anhängen kann, weil ich vergesse. Ab und zu nahm mich
irgendjemand mal was? Fragten ich mich auch eine Woche gut mit
ihm unterhalte, dann ist das ja schön und gut. Nach einem halben
Jahr habe ich seinen Namen vergessen, und ich kann also sehr
schlecht nachsuchen, kann allerdings alle Gesprächs Verläufe
durchsuchen und finden das meistens mit ein bisschen Aufwand die
Menschen wieder.


 


Ganz anders ist es bei E-Mails, die sind, wenn du deine E-Mails
in [00:08:00] einem E-Mail-Programm wie beispielsweise Outlook
hast oder Gmail oder so. Dann sind die immer irgendwie
durcheinander, und ich persönlich bevorzuge es, wenn ich auch
nachweislich gerade bei einem Kunden einen Gesprächsverlauf haben
muss. Dann geh bitte hin und speichere jede E-Mail im Ordner ab,
und zwar nach folgendem System. Du gehst hin. Und schreibst
zuerst das Datum hin und zwar rückwärts, [00:08:30] wie es die
Amerikaner machen vierstellige Jahreszahl, zweistellige
Monatsgehalts, zweistellige Tagesziel. Anschließend kommt die
Uhrzeit vierstellig Beispiel 11 27. Wenn es also, wenn die
Möglichkeit besteht, dass du mehrere E-Mails am Tag mit diesem
Kunden schreibst jetzt hast du schon mal eine Chronologie, die
Windows als Zahl versteht und dementsprechend [00:09:00] auch
nacheinander ablegt. Diese Chronologie kann man leicht lesen, man
kann sie aber auch leicht überlesen. Wenn man hintendran jetzt
zum Beispiel des Gesprächs Topik haben will. Für das heutige
Datum würden wir schreiben 20 zwanzig null zwei eins null null
sechs null null. Wenn das um sechs Uhr morgens ist und dann? Das
musst du jeder E-Mail, dieser STANDARD, [00:09:30] E-Mail Sachen
Re Re Re Re Re Die lässt du weg. Sondern du kannst die E-Mails
auch durch nummerieren in eins, zwei, drei, vier, fünf oder wenn
sehr wichtige Inhalte drin sind, die wichtigsten Stichworte aus
der E-Mail oder was in der E-Mail angehängt ist.


 


Wenn da ein PDF oder Bilder dran sind, die wichtig sind. Dann
schreibt das in den Titel, damit du weißt, dass es drin ist. Dann
machst du dein E-Mail Ordner auf und kannst nachforschen
[00:10:00] Wann haben wir was gekriegt? Und du hast einen
chronologischen Ablauf, ähnlich wie in den WhatsApp. E-Mails sind
mit das Wichtigste, dass die sauber abgelegt werden. Das möchte
ich dir mitgeben. Wie gesagt Hauptkategorien und dann
Unterkategorien.


 


Schritt 4 ist die Namensgebung der Daten, das haben wir grad
gesagt [00:10:30] und fangen einfach immer an mit dem Datum.


 


Dann ist es immer chronologisch. Jetzt noch ein kleiner Tipp Wenn
du.


 


Noch chronologisch arbeiten willst, sagen wir mal, du hast. Ein
junges Start up Durst Kunden, aber du hast auch nicht allzu viele
Kunden. Es kommt nicht jeden Tag fünf dazu. Wenn du jetzt für ein
Projekt [00:11:00] Daten abspeichern möchtest, kannst du für
jedes Projekt eine Liste anlegen und für jede Karte eine
Datenaffäre, oder? Wenn du ganz viele Bilder oder Videos ablegen
musst, dann kannst du für das Projekt. Du hast 50, 60 Videos, da
machst du für jedes Video eine Karte, weil Strehlow erlaubt es
dir kostenlos. Das ist der Wahnsinn. Daten anzeigen und ich nutze
das auch für den Podcast. Wie geil [00:11:30] ist das denn, dass
ich einfach eine Karte machen kann? Ich persönlich nutze
beispielsweise auch als Redaktionsbüro. Jeder Monat bekommt eine
Liste, jeder Tag bekommt eine oder mehrere Karten, und in die
Karte kann ich dann zum Beispiel Audio, Falz reinlegen. Ich kann
Bilder reinlegen, ich kann Videos hinterlegen, ich kann Links
hinterlegen, und es kostet mich nichts. Das Coole ist Ich habe am
Anfang eine übersicht. Ich muss da nur drauf klicken. Und auch da
haben die Mitarbeiter, Teams und virtuelle Assistenten Zugriff
drauf. Das [00:12:00] ist so ein kleiner Geheimtipp, das ist ein
die Wildsau. Methode aber ist ja kostenlos. Ich habe eine
bezahlte Version, kann ich auch empfehlen. Und dann kannst du es
als unendlichen Speicherplatz benutzen. Gerade wenn es
projektbezogen Kunden bezogen ist. Oder du hast ein System auf,
beispielsweise nur für deinen YouTube-Kanal. Und dann machst du
eine Playlist für machst du eine Liste für die Playlist. Da hast
[00:12:30] du dann die Videos rein, und wenn du die Karten auch
noch kombiniert mit einem Datum und deren Aton holzen Kalender
ändern, dann hast du sogar einen Kalender. übersicht. Alle Daten
in einem Kalender drin, kannst drauf klicken und weiß genau, wo
welche Daten liegen. Das war schon mit der Megathema seit einigen
Jahren, das kann ich dir sagen. Ich benutze Strehlow teilweise
als [00:13:00] Festplatten Ersatz, und das Coole ist halt Du
kannst alles hin und her schieben. Wer kennt, weiß, was ich meine
nicht kennt. Einfach mal kurz kennenlernen. YouTube ist ein
Freund, oder auch da können wir mal ein kurzes webinar machen,
wenn da mal jemand braucht.


 


Wenn ihr jetzt wirklich nicht kennt, dann sag ich mal kurzen
webinar machen wir mal abends, tragen uns ein, und ich zeig mal
ganz entspannt, wie funktioniert. Ich kann sicherlich [00:13:30]
auch nicht alles, aber ich kann genug, dass es ein Schweines Spaß
macht. Ja, das war es jetzt auch schon wieder von mir. Ich
wünsche dir einen ganzen schönen Tag, und wir hören uns dann
morgen wieder gesund und munter. Und nicht vergessen das
Gewinnspiel noch bis zum 15. Februar noch fünf Tage haben. Du
kannst ein Coaching gewinnen, von mir einfach nur auf meine
Website gehen. Panzerknacker minus podcaster warten, bis das
Popup kommt. Da ist es nur eine Frage ausfüllen. [00:14:00] Und
dann kannst du dieses Jahres Coaching im Wert von 18 000 Euro
gewinnen. Und ich helfe dir mit allem, womit du geholfen werden
möchtest. Womit ich dir helfen kann. Das war's auch schon wieder.
Und? Wenn du Fragen stellt, Fragen per E-Mail per
Sprachnachrichten auf der Webseite. Ansonsten Denk dran sei die
Stimme, nicht das Echo. Alles klar? Danke!