„Ressourcen besser nutzen, Workflow optimieren“– über die Digitalisierung der Verwaltung mit QIYou-Gründer Guido Dermann

Guido Dermann lebt und wirkt in Münster und hat dort mit seiner
Digitalagentur „ai-port GmbH“ QIYou gegründet – eine digitale
Weblösung zur Lernförderung. Hauptziel von QIYou ist es, den
Verwaltungsaufwand rund um Bildung und Teilhabe sowie den
Aufholpaketen zu minimieren und gleichzeitig den Workflow zu
optimieren. Im Podcast „School must go on“ spricht der studierte
Erziehungswissenschaftler über die Mission von QIYou, falsch
verstandene Digitalisierung und fehlende Metastrukturen. – Mehr
Zeit & Geld für die Kinder – Trotz dessen, dass es
Bildungsungleichheit in Deutschland gibt, wird das Geld für Bildung
und Teilhabe nicht komplett abgerufen. An diesem Punkt soll QIYou
ansetzen und einige der Gründe dafür beheben: „Wir schauen uns
daher die verschiedenen Zielgruppen an und möchten die Struktur
sowohl digital als auch analog so aufbauen, dass der Zugang zu der
Förderung möglichst leicht ist. Wir benutzen hier den Begriff
‚barrierearm‘“, erklärt der Erziehungswissenschaftler.
Lernförderkraft und die Verwaltung seien dabei begrenzte
Ressourcen, die man besser nutzen müsse. „Wir möchten möglichst
viele Menschen, in dem Fall vor allem Kinder, mitnehmen. Daher
besteht das Interesse, dass die Menschen in der Verwaltung ihre
Zeit nicht damit vergeuden, Formulare auszufüllen, sondern den
Kindern zu helfen.“ Die aus dieser Erkenntnis resultierende
Reduzierung von Verwaltungsaufwand und Optimierung von Prozessen
habe aber auch noch andere Vorteile: „Von einem Euro, den
Bürger*innen als Steuerzahler*in in das eigentlich sehr gute
Projekt Bildung und Teilhabe steckt, fließen zwei Drittel in die
Verwaltungskosten und die Organisation“, so Guido Dermann. Man habe
durch eine Optimierung des Workflows also insgesamt auch mehr Geld
zur Verfügung. – Falsch verstandene Digitalisierung – „Jede*r
versteht unter Digitalisierung etwas anderes, insbesondere versteht
die Verwaltung darunter etwas anderes“, erklärt der
Bildungsenthusiast. Wenn Digitalisierung jedoch falsch verstanden
wird, dann bestehe kein Anspruch mehr auf das Weitermachen. Mit
einem bloßen Online-Formular beispielsweise sei der Verwaltungsgang
danach nicht digitalisiert. „Man hört dann auf, weil man denkt,
jetzt sind die Formulare digital. Aber es geht um die Prozesse und
das automatisierte Verarbeiten von validen Daten“, appelliert Guido
Dermann. „Unsere Hauptaufgabe ist es deshalb klarzumachen, dass
Digitalisierung nicht bedeutet, dass es ein Online-PDF gibt. Das
soll es eh geben.“ Vielmehr gehe es darum, dass alle Beteiligten
unabhängig voneinander arbeiten können und immer das angezeigt
bekommen, was jetzt gerade für ihre Rolle Priorität hat. – Wie man
Digitalisierung up to date hält – Bevor man sich inhaltlich mit der
Frage beschäftige, wie man das Know-how zur Digitalisierung up to
date hält, müssen Metastrukturen geschaffen werden. „In den
Kommunen werden die Erfahrungen gesammelt. Das heißt, da sammelt
sich unglaublich viel Wissen. Beim Land oder Bund sitzen die
Entscheider*innen. Was wir also brauchen sind schnelle
Informationsstrukturen von den Kommunen zum Land bzw. Bund. Das
heißt, IT-Systeme, die es ermöglichen, Daten zu erheben und
Abfragen zu gestalten“, so Guido Dermann. Die Entscheider*innen
können dann herausfinden, wo beispielsweise ein Tool gut
funktioniert, es noch mal prüfen und dann allen Kommunen zur
Verfügung stellen. „Dabei kann man immer parallel Daten einsammeln,
Erfahrungen sammeln und sich dann laufend verbessern.“ Außerdem
spricht Guido Dermann über die Entstehung von QIYou, Förderer bzw.
Förderinnen und Kritiker*innen des Projekts und seine Prognose zum
IT-Verständnis.