CRM-IMPLEMENTIERUNG: Schritt-für-Schritt-Anleitung | CRM Einführung erfolgreich meistern | Ep. #006

In dieser Folge des CRM Podcasts geht es um die Implementierung
eines CRM-Systems. Die Gastgeber Dominik und Stefan besprechen die
Schritte und Vorbereitungen, die Unternehmen vornehmen sollten,
bevor sie ein CRM-System implementieren. Sie betonen die Bedeutung
der Projektplanung, der Budgetierung und der Festlegung von
Anforderungen. Außerdem diskutieren sie die Auswahl des richtigen
CRM-Systems und die Unterschiede zwischen Insellösungen und
Plattformlösungen. Sie geben Einblicke in ihre eigenen Erfahrungen
und empfehlen cloudbasierte Lösungen. Schließlich erläutern sie den
Unterschied zwischen Onboarding und Implementierungsprojekten und
wie ein Onboarding bei HubSpot abläuft. In diesem Teil des
Gesprächs geht es um das Onboarding und die Implementierung eines
CRM-Systems. Beim Onboarding wird empfohlen, ein professionelles
Onboarding durchzuführen, um sicherzustellen, dass das System
effektiv genutzt wird. Es wird auch betont, dass die
Implementierung von einem erfahrenen Partner durchgeführt werden
sollte, um sicherzustellen, dass das Projekt in der richtigen
Timeline abgeschlossen wird und die Qualität gewährleistet ist. Es
wird auch über die Bedeutung von Schnittstellenprojekten und
Datenmigration gesprochen. Nach der Implementierung ist es wichtig,
das CRM-System kontinuierlich weiterzuentwickeln und anzupassen.
---------------------------------------------- Takeaways - Eine
sorgfältige Projektplanung und Budgetierung sind entscheidend für
eine erfolgreiche CRM-Implementierung. - Es ist wichtig, die
Anforderungen des Unternehmens zu kennen und die Prozesse in den
verschiedenen Abteilungen zu verstehen. - Die Auswahl des richtigen
CRM-Systems hängt von den individuellen Bedürfnissen und dem
verfügbaren Budget ab. - Cloudbasierte Lösungen bieten Flexibilität
und die Möglichkeit zur Integration mit anderen Tools. - Onboarding
und Implementierungsprojekte sind verschiedene Ansätze, je nachdem,
ob das Unternehmen interne Ressourcen hat oder einen Partner
benötigt. Ein professionelles Onboarding ist wichtig, um das
CRM-System effektiv zu nutzen. - Die Implementierung sollte von
einem erfahrenen Partner durchgeführt werden, um die Qualität und
die Timeline des Projekts sicherzustellen. Schnittstellenprojekte
und Datenmigration sind wichtige Aspekte bei der Implementierung
eines CRM-Systems. - Das CRM-System sollte kontinuierlich
weiterentwickelt und angepasst werden, um den sich ändernden
Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
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interessieren. Bleib dran und sei bereit, dein Unternehmen mit
"CIXON Boosts Your Business" auf das nächste Level zu bringen!
---------------------------------------------- Kapitelmarken: 00:00
Einleitung und Vorstellung des Themas 06:22 Projektplanung und
Vorbereitungsphase 15:49 Die Auswahl des richtigen CRM-Systems
25:08 Das Onboarding: Ein professioneller Start mit einem
erfahrenen Partner 28:11 Die Implementierung: Ein strukturierter
Prozess mit klaren Phasen 35:11 Schnittstellenprojekte und
Datenmigration: Herausforderungen und Lösungen 38:20 Die
kontinuierliche Weiterentwicklung des CRM-Systems
---------------------------------------------- Transkript der
Episode: Dominik (00:02.286) Ja, hallo und herzlich willkommen zu
einer neuen Ausgabe unseres Podcasts, der CRM Podcast, CIXON Boosts
Your Business. Und ich bin natürlich auch heute nicht alleine,
sondern der Stefan ist wieder bei mir. Hallo Stefan, grüß dich.
Stefan (00:17.536) Hallo Domi, grüß dich! Dominik (00:20.174) Ja,
heute haben wir wieder ein neues Thema mitgebracht. Wir schließen
quasi an das Thema von letzter Woche an, wo wir geschaut haben, wie
entscheide ich mich denn für ein CRM -System und was ist dabei
wichtig. Und heute schauen wir uns die Implementierungsphase an.
Und da ist unser Thema Erfolgreiche CRM -Implementierung Schritt
für Schritt Anleitung für Ihr Unternehmen. Und das wird uns die
heutige Folge begleiten, bevor wir allerdings in das Thema rein.
schreiten. Wir kennen uns schon alle. Unsere wöchentliche Frage an
den Stefan. Was ist denn dein CM -Highlight der Woche gewesen?
Stefan (00:59.774) Mein CRM -Highlight der Woche war sicherlich
jetzt zu sehen innerhalb der HubSpot -Plattform, wie diese
Predictive AI -Features nach und nach ausgerollt werden. Also wir
hatten ja bisher immer die generative AI integriert, wenn man jetzt
im E -Mail -Marketing -Tool war oder im Social Media Tool, dass man
automatisch KI -basiert einfach Prompts eingeben konnte und einen
gewissen Output bekommen hat. Ähnlich wie man das von ChatGPT
kennt. Natürlich in HubSpot noch ein bisschen verfeinert auf die
Brand Voice, auf die Markenidentität, dass das Ganze noch ein
bisschen verfeinert ist, aufs Unternehmen zugeschnitten ist und
eben direkt nativ in HubSpot. Aber HubSpot hatte ja schon letztes
Jahr angekündigt, als diese HubSpot AI Features angekündigt wurden,
dass es nicht bei der generativen AI bleiben wird, sondern auch
predictive AI Features mit hinzukommen. Und ich hatte jetzt auch
die ersten Demos, wo ich den neuen KI Chatbot von HubSpot
vorgestellt habe und habe auch in unserem Demo -Portal als auch in
unserem Live -Portal die KI -basierten Prognose -Features
aktiviert. Ich bin in die Beta gekommen. Die Teilnahme kann jeder
HubSpot -Kunde beantragen. Und habe das mal aktiviert. Und das ist
total spannend zu sehen, wie HubSpot jetzt Daten analysiert aus der
Vergangenheit und nicht mehr einfach nur generativ neue Inhalte
erstellt, sondern eben aus den Daten der Vergangenheit oder den
Informationen aus der Vergangenheit versucht Schlüsse auf die
Zukunft zu sehen. Und das ist natürlich gerade beim Thema
Vertriebsprognose sehr spannend. Wenn HubSpot analysiert, wie viele
Deals habe ich in der Vergangenheit erstellt, wie viel Aktivität
läuft auf die Deals, wie ist so die Abschlussrate. Denn diese
ganzen Daten, die man ja sowieso im CRM sammelt, jetzt dafür
verwendet werden, auch KI -basiert Prognosen über den Umsatzerfolg
in den nächsten drei Monaten oder sechs Monaten zu erhalten.
Genauso beim KI -Chatbot habe ich jetzt das erste Mal ein bisschen
umfangreicher gedemodet und man kann praktisch Informationen aus
einer Wissensdatenbank oder einer URL, einer öffentlichen URL
hinterlegen und die KI scannt diese ganzen Inhalte und dann kann
sie selbstständig in einem Chat, in einem Live -Chat auf der
Webseite ein Gespräch oder ein Chat mit einem Besucher führen und
basierend auf den Informationen der Vergangenheit Stefan
(03:23.608) ... versuchen, Lösungen für diesen konkreten
Problemfall ... ... des Kunden zu finden, die individuell zum
Unternehmen passen. Und das sind halt diese spannenden Predictive
AI Features, ... auf die ich jetzt schon länger gewartet habe, ...
seit ich das erste Mal diese HubSport AI Keynote gesehen habe. Und
jetzt wird so ein bisschen das Bild klarer. Ich bin sehr, sehr
gespannt drauf. Freue mich auf jeden Fall, dass man da jetzt in die
ersten Betas reinkommt. Und ja, spannende Entwicklungen, das zu
sehen. Und ja, Domi, was ist dein CRM -Highlight der Woche gewesen?
Dominik (03:58.222) auf jeden fall sehr sehr spannend mit den KI
-Tools, wie es weiter voran steigt, also geht ja wirklich in einem
schnellen tempo und auch sehr sehr nützlich auf jeden fall kann man
sich schon sehr gut vorstellen was du erzählt hast. Ich komme zu
meinem Highlight der Woche, CRM Highlight der Woche. Ich bleibe da
ein bisschen, ja sagen wir traditioneller zu einem Tool, dass es
schon etwas länger gibt und zwar ist es das Sequenzen Tool. Wir
hatten ja letzte Woche darüber gesprochen, wann lohnt sich ein CRM
-System für mich und wann macht es Sinn, das zu nutzen. Und da sind
wir auch auf das Thema Mailing gekommen und Planung der Aufgaben.
Und da bin ich diese Woche einfach in den Prozess wieder drüber
gestolpert und habe wieder zurückgedacht an unsere Folge. Und dann
ist mir wieder aufgefallen, wie viel dieses Sequenzentool auch
einem an Arbeit, an manueller Arbeit wegnimmt. Und dass es sich
super krass lohnt. da alles vorzuplanen, Vorlagen reinzulegen, die
Schritte vorzuplanen und dann auch einen guten Prozess zu haben,
den immer wieder zu adaptieren und zu übernehmen. Und da musste ich
einfach meine meine Zeit früher zurückdenken, also wenn das alles
noch manuell gemacht hat. Und dann war ich kurz froh und hab's kurz
genossen, dass man nicht alles manuell machen muss. Und von dem her
ja, das Sequenztool einfach immer wieder immer wieder cool. Und ja,
das war daher mein Serien im Heiler der Woche. Stefan (05:23.892)
Cool, guter Punkt, Episode von letzter Woche. Sehr, sehr wichtig
auch für die heutige Folge. Wir sprechen ja darüber, wie man so ein
CRM -System bei sichem Unternehmen implementiert. Und wir haben
letzte Woche schon darüber gesprochen, wann sich überhaupt ein CRM
-System lohnt und auch worauf man vielleicht achten sollte, welches
CRM -System so das Richtige ist. Und wir verlinken die Folge der
letzten Woche auf jeden Fall in den Show Notes. damit da jeder auch
noch mal reinhört, bevor es jetzt dann hier in die Folge geht, wie
jetzt so ein CRM -System implementiert wird. Wir versuchen daher
heute so ein bisschen Schritt für Schritt Anleitung zu geben. Ich
werde auf jeden Fall auch ein bisschen aus der Erfahrung sprechen,
aus den hunderten CRM -Projekten, die wir jetzt schon begleitet
haben. Wir gehen da natürlich heute auch ganz anders ran als noch
vor drei oder vier Jahren. Und denke ich wird eine sehr spannende
Folge. Was ist denn so der rote Faden für heute? Dominik
(06:22.958) Genau, du hast es schon angesprochen. Wir werden da ein
bisschen die Projektplanung durchgehen. Man kann quasi sagen, wir
gehen mal vom ersten Schritt, wie du gerade schon gesagt hast, wenn
ich gesehen habe, es lohnt sich ein CRM für mich. Dann weiß ich
noch gar nicht, was für eins lohnt sich denn für mich. Und da
werden wir heute mal die Schritte von dem Punkt an, wo ich mich
dazu entscheide, aufs CRM zu wechseln oder auf ein modernes CRM zu
wechseln. Von dem Punkt an, wie wir dann auch mit unseren Kunden
Projekte planen. und die verschiedenen Schritte durchgehen, weil es
ist ja auf keinen Fall so, dass man dann sagt, ich nehme jetzt ein
CEM System und dann wird es mir vorgelegt, sondern da liegen ja
noch ein paar Schritte dazwischen und die werden wir heute auch so
im Zeitverlauf, wie es auch bei uns in den Projekten tatsächlich
abläuft, durchgehen. Das ist natürlich immer ein bisschen
individuell, kommt auch mal auf den Kunden, auf das Unternehmen an.
Ist ja auch der große Vorteil von einem modernen CEM System, dass
es sich an den Kunden anpasst und an die Wachstumsphase des
Kundens. anpasst und von dem her schauen wir da eben individuell
einmal auf die groben Punkte und da würde ich sagen, starten wir
einfach da, wo sich der jeweilige potenzielle Kunde, der Kunde, das
Unternehmen dazu entscheidet ein CRM -System zu nehmen und dann
steht noch gar nicht fest, welches wollen sie denn überhaupt
nehmen. Da ist schon mal wichtig, die Vorbereitungsphase gut zu
planen und genau reinzugehen. Was sind denn da die Punkte, die sich
ein Unternehmen stellen sollte, die Fragen, die es sich stellen
sollte? Welches Tool nehme ich und was muss ich denn vorbereiten?
Stefan (08:04.523) Vorbereitungsphase, also ich würde jetzt mal
dort einsteigen, wo das Unternehmen für sich entschieden hat, okay
wir brauchen auf jeden Fall ein CRM -System. Excel reicht uns nicht
mehr aus, also auch ein bisschen was handfesteres, vielleicht auch
eine Plattform. Also sprich, wenn jetzt die Züherinnen und Züher
die letzte Folge gehört haben und für sich entschieden haben, okay,
ein CRM -System macht auf jeden Fall Sinn, dann würde ich mal
einsteigen, wie man dann so in die Vorbereitungsphase geht. auch
mit dem Hinblick, dass es schon eine Plattform werden soll. Klar,
man kann jetzt auch erstmal eine Insellösung wie Pipedrive oder so
wählen, aber jetzt mal angenommen, man versteht oder erkennt
wirklich, okay, das macht hier Sinn, aus einer Plattform heraus
unser Marketing -Team, also auch unser Vertriebsteam, also auch
unsere Webseite und unser Serviceteam laufen zu lassen. Dann denke
ich, Vorbereitungsphase ist immer ganz, ganz wichtig. ich aus den
Cases der letzten Jahre mitnehmen konnte, wenn man einen konkreten
Anforderungskatalog intern hat. Also wenn jede Abteilung so ein
bisschen ihre Use Cases festgehalten hat, was ist so der Ist
-Zustand, welche Marketingaktivitäten finden wir durch, welche
Vertriebsaktivitäten und Prozesse haben wir. Wenn das einfach pro
Abteilung schon mal ganz klar ist, was sind überhaupt die
Anforderungen, was sind die Use Cases, wie sieht unser Ist -Zustand
aus und vielleicht auch was sind Wünsche für so einen Zielzustand,
die wir in Zukunft brauchen und wollen. Das ist ganz, ganz wichtig
und das merke ich auch immer. Das hilft unglaublich dann in dieser
Vorbereitungsphase. Wenn wir auch das erste Mal mit potenziellen
neuen Kunden sprechen, wo die Reise hingehen soll, dann arbeite ich
das sowieso immer mit meinen Kundinnen und Kunden aus und wenn die
das schon von ihrer Seite mitbringen, dann erspart das natürlich
sehr viel Zeit und gibt einfach eine gewisse Transparenz auch
schon. ... unternehmensintern als wenn ich dann ... ... mit diesem
Fragenkatalog ankomme ... und dann erst die Reise beim Unternehmen
losgeht. Ich denke, das ist ganz gut schon mal zu schauen, ... hey,
was sind so unsere Use Cases ... und wo soll die Reise hingehen.
Wie siehst du das? Also, ja. Dominik (10:16.942) Ja, ist ja auch...
Genau, also ist ja auch wichtig, auch im Schritt davor schon, wenn
man sich für ein CRM -System entscheidet, welches soll es denn
werden, ist natürlich wichtig zu wissen, was soll es denn können
und was sind unsere Anforderungen. Und gerade wie du gesagt hast,
innerhalb der Abteilungen sollte man die Prozesse aufzeichnen und
wissen, wie die aktuell sind. Wir nutzen ja da auch oft Miro
beispielsweise, es auch mal visuell darstellen zu können. Und da
ist dann auch cool, Eine Plattformlösung sollte ja dann auch die
Schnittstellen zwischen den Abteilungen dann aufbauen. Und das
hatte man davor vielleicht, wenn man noch kein CM -System hatte,
noch nicht. Und auch da ist es dann wichtig, visuell das
darzustellen und zu wissen, wie sollen Prozesse auch zwischen den
Abteilungen ablaufen, Kommunikationswege sein über Ticketing
-Systeme oder sonstige Kommunikationswege und Weiterleitungen. Und
auch von dem her finde ich wichtig, erstmal zu wissen, was hat man
gerade, was will man, sowohl im Mikromanagement, also in den
Abteilungen, als auch unternehmensweit. Dann kommt natürlich auf
die Größe des Unternehmens an, aber so gehen wir da eigentlich
trotzdem meistens ran. Stefan (11:30.115) Wir können ja ein
bisschen aus dem Nähkästchen plaudern, was so in unseren Miro
Boards als Vorlagen drin liegen, weil ich glaube, das ist richtig
wertvoll auch für die Vorbereitungsphase. Also eine Sache, ein
Board oder ein Diagramm, was ich immer am liebsten erstelle in der
Vorbereitungsphase mit meinen Kundinnen und Kunden oder vielleicht
nochmal zur Erklärung, wie er ... Dominik (11:36.494) Sagana.
Stefan (11:51.905) Wir beide, wir machen ja bei uns bei SIGSON
diese Evaluierungsphase, diesen ganzen Pre -Sales Prozess,
praktisch Neukundengewinnung, aber dann auch Begleitung bis zu
einem konkreten Projektplan, bis zur Vertragsunterschrift und dann
geht es an unser Operations Team rüber. Und was ich immer am
liebsten nutze, ist so ein Diagramm, was eine Systemlandschaft
abbildet, damit einfach erst mal transparent wird, was habe ich
überhaupt alles für ... Tools und Insellösungen bei uns im
Unternehmen und damit auch da ein gleichmäßiges Verständnis
herrscht. Was haben wir im Einsatz? Welche Tools nutzen wir? Welche
Tools könnten wir perspektivisch abschalten, wenn wir auf eine CRM
-Plattform wie HubSpot wechseln? Das spart nämlich dann auch Budget
ein und dann wird neues Budget frei. Budget ist sowieso eine sehr,
sehr wichtige Frage, die man sich immer stellen sollte. Habe ich 10
.000, 15 .000 Euro im Jahr für eine Plattform oder ... Kann ich das
freischaufeln, wenn ich andere Systeme abschalte und einspare? Oder
habe ich das Budget vielleicht gar nicht und muss noch ein halbes
Jahr oder ein Jahr weiter mit der bestehenden Lösung arbeiten? Und
das mit der Systemlandschaft ist einmal ein sehr, sehr cooles
Instrument, was ich gerne aufsetze. Und das zweite ist ein Swimlane
-Diagramm, wo man praktisch Marketing, Vertrieb und den
Kundenservice als einzelne Lanes aufzeichnet und dann zwischen
innerhalb dieser Lanes steckt der Prozess im Marketing, also zum
Beispiel wie werden Leads überhaupt erst mal generiert. Das könnte
zum Beispiel sein durch organische Reichweite über den Blog, durch
Messeauftritte und durch bezahlte Werbeanzeigen kommen Kontakte
zustande und die werden dann aktuell direkt an den Vertrieb
übergeben und dort beginnt dann die Swimlane vom Vertrieb und wie
sieht dann der Prozess im Vertrieb aus, beispielsweise es findet
ein virtuelles Erstgespräch statt, dann findet vielleicht ein
Vororttermin in Personen statt und so weiter. Und dann was passiert
nach Vertragsunterschrift und dann beginnt die Service Swimlane,
dass man einfach mal so ein high level overview hat über die
Prozesse in den einzelnen Abteilungen, aber auch wie die Übergabe
dazwischen stattfindet. Das sind eigentlich so meine zwei liebsten
Diagrammtypen in der Vorbereitungsphase. Wie sieht es bei dir aus?
Was machst du gerne? Dominik (14:17.71) Genau, also anschließend an
das vielleicht noch, also hast du ja schon angesprochen oder
angerissen, wie es aussieht. Ich würde es als Customer Journey auch
so beschreiben, dass man einfach mal guckt, wie kommen die Leads
rein, wie werden sie genertured durch das ganze Marketing Team und
dann auch übergeben an Sales, wenn sie qualifiziert sind und dann
im Endeffekt, wenn der Abschluss da ist, nach der gesamten Phase im
Sales über Angebotsphase bis hin zur Abschlussphase dann auch mit
einer guten Übergabe an den Kundenservice. Und genau das, was ich
nochmal vorheben will, ist Budget und auch die Timeline, also die
Zeit, die man dafür einberechnen will, dieses Projekt zu
implementieren. Weil, wenn man das früh genug kommuniziert und die
Erwartungshaltungen da abklärt, das sind Hauptthemen dafür, dass
das Projekt im Endeffekt erfolgreich wird. Und dann auch, wenn ich
damit starte, ich damit so arbeiten kann. wie ich es mir vorstelle
und wie ich es dann im Endeffekt im Mirrorboard oder in der
Projektphase, in der Vorbereitungsphase mir vorstelle und
aufzeichne. Und genau das sind so die Themen, die Fragen, die man
sich stellen sollte, auch Budgets abklären. Was haben wir denn
eigentlich am Budget? Weiß ja oft oder ist auch vielleicht nicht
der Verantwortliche derjenige, der dann das Projekt durchführt. Und
deswegen diese Fragen sollte man sich aus meiner Sicht da vor
einmal stellen, bevor man dann zu den Partnern oder zu jeweiligen
CRM -System geht und sich dann für Eines entscheidet. Stefan
(15:49.18) Ja genau. Budget auch noch ein spannender Gedanke, der
mir dazu einfällt. Wenn man eine Plattform wie HubSpot nutzt, dann
sollte man schon mal die 10 .000 Euro im Jahr als Softwarebudget
für HubSpot einplanen. Wenn man das nicht hat, dann macht es
vielleicht eher Sinn, auf eine Lösung wie zum Beispiel Mandate zu
schauen, die einfach noch preisgünstiger ist. Wenn man deutlich
mehr Budget hat und viel individuellere Bedürfnisse, macht es
vielleicht Sinn, zu einer Lösung wie SAP oder Salesforce oder
Microsoft zu schauen. Und da macht es schon wirklich Sinn zu
schauen, was habe ich als Jahresbudget für so eine CRM -Plattform
zur Verfügung und danach dann auch so ein bisschen die Auswahl zu
treffen, also so eine Shortlist zu schreiben, was überhaupt an
Systemen dann möglich ist. Natürlich muss man auch bedenken, die
Total Cost of Implementation umfassen nicht nur das Software
-Lizenzbudget, sondern auch noch die Implementierungsgebühr, wenn
man das mit einem Partner implementiert oder die onboarding
Schulungsgebühr, wenn man es intern selbst aufsetzt, aber trotzdem
vielleicht ein bisschen Schulungszeitraum mit einplant oder
Schulungsbudget mit einplant. Das muss man natürlich im ersten Jahr
mit reinrechnen und das ist ein wichtiger Punkt. Dominik
(17:06.414) Ja, sehe ich auf jeden Fall genauso. Ich würde sagen,
das sind so die Punkte in der Vorbereitungsphase, zu denen man sich
Gedanken machen sollte. Dann haben wir ja in der letzten Folge, du
hast es angesprochen, schon drüber gesprochen, nochmal die Auswahl
des richtigen CRM -Systems zu überdenken oder da zu suchen, welches
das passendste ist. Da hatten wir auch schon ein bisschen auf die
verschiedenen Insellösungen, Plattformlösungen. verwiesen. Das kann
zum Beispiel wie du gesagt hast ja Monday sein oder es kann Pipe
Drive sein, es kann Hubspot sein. Genau das sind so verschiedene
Salesforce, wenn man ein bisschen mehr Budget hat, hast du also
gerade schon angesprochen. Genau das sind so verschiedene Systeme
und vielleicht kannst du auch noch mal von letzter Folge kurz
zusammenfassen, was denn so die allerwichtigsten Punkte sind, was
man sich bei der Entscheidung noch mal vor Augen führen sollte.
Auch wenn wir betrachten, was wir gerade gesagt hatten, Budget,
Timeline und dann auch die Funktionsweisen, die es für mein
Unternehmen haben sollte. Stefan (18:15.196) Das Timeline ist
nochmal ein ganz wichtiger Punkt, dass man so ein CRM Projekt am
besten nicht in die Hochphase, wenn man saisonales Geschäft hat,
unbedingt nicht in die Hochphase legt. Das könnte zum Beispiel im
Energiesektor sein, dass man im Sommer oder im Frühling sehr viele
Anfragen hat, weil noch die Leute Solaranlagen auf die Däche haben
wollen. Oder in der Eventbranche vielleicht so im Herbst dann die
Zeit, wo besonders viele Messen und Events einfach stattfinden. Das
ist auf jeden Fall nicht der richtige Zeitpunkt für so eine CRM
-Implementierung, sondern dann lieber ein bisschen offseason
schauen. Und man muss bedenken, dass das Team intern schon je
nachdem, wie das Projekt dann abläuft, da kommen wir gleich zu,
welche unterschiedlichen Modelle es gibt, aber das Team sollte
schon so eine Stunde am Tag mal mindestens haben, das CRM -System
dann einzuführen. Also mal ganz pauschal gesagt, Es gibt natürlich
auch da Unterschiede, aber wenn man jetzt mal hergeht und sagt,
okay, ich selbst als Unternehmen möchte eine CRM -Plattform
einführen, dann wird es sicherlich ein Project Lead auch bei mir im
Unternehmen geben, der dafür verantwortlich ist. Entweder das ist
die Geschäftsführung oder das ist aus den Fachabteilungen, aus dem
Marketing eine Person oder aus dem Vertrieb eine Person. Dann
sollte diese Person, dieser spätere Key User auf jeden Fall eine
Stunde mindestens am Tag. Zeit haben, sich dieses Projekt zu
kümmern. Dominik (19:46.094) Ja, das ist nochmal ein wichtiger
Punkt auch, sollte man sich bewusst sein, auch nicht gerade. Also
es ist ein großer Einschnitt oder eine große Veränderung im
Unternehmen, wo fast alle Abteilungen, zumindest diejenigen, die
Kundenkontakt auf jeden Fall haben, betroffen sind. Und da sollte
man sich auf jeden Fall Gedanken darüber machen, wann der richtige
Zeitpunkt ist. Genau, dann schauen wir nochmal drauf zur
Entscheidung, wer ist dir n Nutzig? hatten wir in der vergangenen
Folge mal drüber gesprochen. Pipe Drive beispielsweise sitzen sehr,
kann man als Insellösung bezeichnen, ist sehr auf den Vertrieb
gemünzt. Wir implementieren eben sehr oft als HubSpot Partner
HubSpot und das ist eben die Plattform, die vom Marketing über den
Vertrieb bis zum Kundenservice auch die Webseite mit einbindet,
also eine komplette Plattform Lösung ist, wo man die gesamte
Customer Journey drüber abbilden kann, auch verschiedene
Integration mit reinnehmen kann, sehr leicht zu verknüpfen mit
verschiedenen Tools. Und dann gibt es natürlich auch noch Lösungen,
die einfach nur ein CRM -System sind, wo Kontakte drin liegen, die
man auch segmentieren kann, mit denen man arbeiten kann, die aber
noch nicht diese Marketing und Sales Funktionen haben, wie sie
jetzt so eine etwas größere Lösung wie beispielsweise HubSpot
haben. Kannst du dazu noch was ergänzen? Stefan (21:19.787) Ja,
genau. Also es ist wichtig, cloudbasiert zu arbeiten in der
heutigen Zeit, denke ich, einfach damit man die Möglichkeit hat,
externe Daten mit einspielen zu lassen oder auch mit mehreren
Personen im aktuellen System zu arbeiten. Also eine cloudbasierte
Lösung ist schon empfehlenswert. Und dann, wenn man sehr
individuelle, spezifische Anforderungen hat, dann muss das die
Plattform überhaupt erstmal können. Das können so Plattformen wie,
also kleinere Systeme wie Monday oder Soho oder auch Pipe Drive
oder andere vielleicht kleinere. günstigere CRM -Systeme nicht
unbedingt. Die sind dann meistens starm auf das, was sie eben als
Ziel haben. Aber ja, wenn man dann schaut, sehr individuelle
Anforderungen hat und auch die Plattform auf sich anpassen will,
dann macht natürlich HubSpot oder eine größere Plattform wie
Salesforce, Microsoft Dynamics, SAP vielleicht auch Sinn. Dominik
(22:14.798) Okay, dann sind wir jetzt endlich an dem Punkt, wo wir
uns für ein CRM -System entschieden haben, wo wir alle Stakeholder
mit drin haben und dann gibt es jetzt verschiedene Möglichkeiten.
Bei HubSpot ist es ja beispielsweise so, dass man mit einem Partner
zusammenarbeitet, das heißt wir als HubSpot -Partner sind an der
Seite der Unternehmen, die HubSpot einführen, möchten sie
begleiten. Wir begleiten sie in der ersten Phase und das kann Aber
auch wieder verschiedene Ausblickungen haben, je nachdem wie die
Bedürfnisse des Partners sind. Zum einen ist es ja so möglich, dass
man ein Onboarding bucht, ist bei der HubSpot Plattform ja auch
sogar verbindlich. Also man muss erstmal ein Onboarding auch dazu
buchen, weil HubSpot einfach möchte, dass man es auch so nutzen
kann, wie man im Endeffekt es auch möchte und da ist ein Onboarding
einfach nicht... Also ohne Onboarding... würde man das nicht
schaffen. Und von dem her gibt es die Möglichkeit mit dem
Onboarding zu starten, wenn man sehr viel ja auch in -house
abbilden kann, was jetzt die Dinge betrifft, die wir gleich noch
besprechen werden, wenn es eine wirkliche Implementierungsphase
geht. Dazu zählen Migration, Daten, Abbildung der Prozesse im neuen
System, beispielsweise Integration von Trittsystemen. Aber lass uns
erst mal noch auf das Onboarding schauen, wie würde denn dass wir
jetzt mit dem Partner durchgehen mit den verschiedenen Abteilungen.
Wir gehen davon aus, wir sind wirklich bei Sales Hub dabei, wir
haben Marketing Hub dabei, wir haben einen Service Hub dabei, also
alle Abteilungen sind da dabei. Wie schaut denn jetzt bei uns
beispielsweise bei Sixon ein Onboarding aus, dass wir mit dem
Partner führen und was ist dabei enthalten und was sind vielleicht
noch Dinge, die wir dann in der Implementierungsphase hätten, die
jetzt beim Onboarding erstmal noch nicht dabei sind. Stefan
(24:12.427) Genau, vielleicht nochmal so meine Two -Sense zum Thema
... ... Onboarding versus Implementierungsprojekt. Wann ist das das
Richtige für mich und mein Unternehmen? Grundsätzlich kann ich da
erst mal sagen, wenn du als Unternehmen ... ... intern genug
Ressourcen hast, beispielsweise einen CRM -Manager ... ... bereits
hast, CRM -Verantwortlichen hast, dann kannst du ... durchaus so
ein CRM -Projekt auch intern mit eigenen ... Ressourcen stemmen und
ohne dass du einen Partner dazu brauchst. das ist grundsätzlich
erstmal möglich, ist aber wichtig, dass das eine geschulte Person
ist und dass diese Person auch die Software kennt, weil so ein CRM
-System bringt unglaublich viel Funktionen mit und dazu ist es auch
immer konzeptionell eine sehr heiße Phase, weil sowohl die Daten
müssen migriert werden, als auch es muss ein Konzept geben über
Datenmodelle, über Marketingprozesse, über Vertriebsprozesse und
das dann alles in den jeweiligen Tools und Funktionen noch mit
einzubauen. Das ist schon anspruchsvoll. Wenn du einen CRM -Manager
hast, der da topfit ist, dann klar, kann man das schaffen mit
internen Ressourcen, komplett ohne Onboarding oder Implementierung.
Du hast es schon richtig gesagt, bei HubSpot ist es grundsätzlich
verbindlich, ein Onboarding dazu zu buchen, weil die Plattform so
komplex ist und HubSpot als Softwareunternehmen sicherstellen will,
dass die Kunden einfach das System gewinnbringend einsetzen.
Letztendlich ist es für HubSpot nämlich schlecht, wenn die Kunden
nach einem Jahr wieder churnen und dann wieder weg sind. Deswegen
will HubSpot, dass es mit einem professionellen Partner aufgesetzt
wird. Und dann macht ein Onboarding Sinn, wenn es im Unternehmen
ein oder zwei Personen gibt, die grundsätzlich Tech -Savvy sind,
also sich mit Systemen und der digitalen Welt auskennen und auch
Zeit zur Verfügung haben. Das heißt, ein bis zwei Stunden am Tag,
so zwischen fünf und zehn Stunden pro Woche. Das ist ja schon
einiges. Aber wenn diese Zeit da ist, dann kann ein professionelles
Onboarding durchgeführt werden. Bei uns ist das eine 1 zu 1
Betreuung und man bekommt also einen individuellen Ansprechpartner
an die Hand. Es gibt einen ganz klaren Fahrplan. Es gibt zwischen
den Terminen, die wöchentlich stattfinden, Hausaufgaben, die von
dem Onboarding Ansprechpartner im Unternehmen durchgeführt werden
müssen. Und das ist also ein klar geführter Prozess von der
Grundeinrichtung Stefan (26:36.651) dann über die Migration der
Daten, die am Anfang stattfindet und dann die Verfeinerung der
einzelnen Tools und dann am Ende so ein bisschen das Reporting und
die Weiterentwicklung von der Plattform. Also das ist so im
Onboarding Bereich so ein klassischer Ablaufplan. Siehst du da noch
was, was du ergänzen würdest, Domi? Dominik (26:58.734) Ich glaube,
du hast es schon relativ gut zusammengefasst. Einfach wichtig zu
wissen, dass wir begleitend dabei sind, jetzt nicht im Portal des
Kunden oder des Unternehmens sind und da selbst Dinge machen,
sondern dass es, wie du gesagt hast, Hausaufgaben sind. Wir sind
aber relativ nah dran, das heißt, wir gehen individuell darauf ein,
in welche Themen sollten wir denn zuerst starten. Was ist wichtig
für den Kunden? Wann sollte was passiert sein? Das heißt, es gibt
auch da einen Kick -off, wo besprochen wird, wann willst du denn
mit welchen Dingen starten, beziehungsweise wie priorisierst du
welche Themen? Und dann wird anhand dieses Plans immer mit den
Hausaufgaben gearbeitet und so die Plattformen dann peu à peu
aufgebaut. Genau, also das so weit zum Onboarding. Dann schauen wir
einmal rüber zu einer Implementierung. Was da der Unterschied ist
zum Onboarding, das würde ich jetzt einmal zu dir rübergeben. Wie
startet man eine Implemitierungsphase? Was ist da wichtig von
vornherein zu wissen und was kann man erwarten? Stefan (28:11.243)
Genau, ganz konkret, wenn man mal mit einem Überblick anfängt, dann
ist so ein Implementierungsprojekt aufgeteilt in vier Phasen.
Einmal die Kickoff -Phase, dann die Konzeptionierungsphase, dann
die Implementierungsphase und dann die Schulungsphase. Also das
kann man mal ganz allgemein festhalten. Jetzt ist es bei einem
Implementierungsprojekt so, dass wir operativen Tätigkeiten
durchführen. Also bei einem Onboarding sind wir einfach nur
beratend an der Seitenlinie und geben den Plan und die Hausaufgaben
mit und die eigentliche Arbeit, die muss vom Unternehmen selbst
durchgeführt werden. Bei einem Implementierungsprojekt sind wir im
Lead. Das heißt, wir übernehmen volle Verantwortung für die
Timeline, dass das Projekt in der richtigen Timeline abgeschlossen
wird und natürlich auch für die Qualität des Projekts, dass alles
sauber aufgesetzt ist. Und das schafft man in diesen vier Phasen
grundsätzlich schon sehr gut. Wie dann diese einzelnen Phasen
aufgebaut sind, das kommt darauf an, welche Lizenzen genutzt
werden. Also ist es ein reines Marketing - und Vertriebsthema oder
wird die gesamte beispielsweise Hubspot -Plattform, also Marketing,
Vertrieb, Kundenservice ausgerollt? Gibt es vielleicht eine
Schnittstellenphase, wo ein Drittsystem noch angebunden wird? Das
sind dann alles Details, die sehr wichtig sind und auch einen
großen Einfluss auf den Projektplan haben. Grundsätzlich kann man
sagen, bei so einem Implementierungsprojekt, das von uns
durchgeführt wird, es wird vor dem Projekt ein klarer
Anforderungskatalog festgehalten und darauf basierend ein klarer
Projektplan definiert, wo ganz genau dabei steht, welche
Personentage, welche Ressourcen und welche Inhalte wir ins Projekt
mit beisteuern und wofür wir dann auch verantwortlich sind. Und
danach richtet sich auch, dauert das Projekt drei Monate, dauert es
sechs Monate, dauert es zwölf Monate. Und ich denke, wichtig ist,
in der Kickoff -Phase wird das Projektteam sich kennenlernen. Das
heißt, man hat einen internen Kickoff, den wir intern durchführen,
das finale Projekt abstimmen, die finale Projekttimeline
festhalten. Es gibt dann einen globalen Projektkickoff mit allen
Teilnehmern von uns, von Sixon und vom Kunden. Dann geht man in die
Workshop -Phase über, die Konzeptionsphase. Da werden dann je nach
Fachabteilung die Ist - und die Soll -Prozesse festgehalten. Stefan
(30:31.979) Daten, Migration der Daten ist immer ein wichtiges
konzeptionelles Thema. Es wird festgehalten, wie sieht das
Datenmodell aus, welche Eigenschaften, welche Objekte müssen in
HubSpot vorkommen, damit die Implementierung auch individuell zum
Unternehmen passt. Dann in der Implementierungsphase natürlich das
Abbilden dieser Prozesse aus MIRO in die eigentliche HubSpot
Plattform. Und dann ist es, sage ich mal, wie im Fitnessstudio, man
holt sich praktisch einen Trainer an die Hand. Der zeigt einem
dann, okay, das ist das Tool, das ist das Gerät sozusagen, ist mit
dabei, zeigt, okay, passt die Ausführung und passen die Erfolge,
die Ergebnisse und begleitet dann nochmal in diesem Onboarding
-Zeitraum entweder für vier Wochen oder für acht Wochen oder auch
manchmal für zwölf Wochen, je nachdem, wie groß das Projekt ist.
Einfach damit man, ja, wie im Fitnessstudio nochmal so eine
begleitende Rolle, einen begleitenden Trainer an der Hand hat,
Sparring zu betreiben. die Plattform ordentlich zu nutzen. Und auch
hier ist dann noch mal von der Change -Management -Perspektive
wichtig, dass man am besten mit ein paar Keyusern ins Projekt
startet, dann ein paar Early Adopter aus dem Unternehmen hat, die
praktisch dann schon von den Keyusern mal ans System herangeführt
werden und der globale Rollout über die gesamte Organisation dann
im dritten Schritt passiert. Damit kann man es einfach schaffen,
dass ... die ersten Fans von der neuen Plattform generiert werden
... und diese Fans das dann auch im Unternehmen ... ...
weitertragen können, ... ... ist finde ich so ein ganz wichtiger
Punkt ... bei einer CRM Implementierung, ... dass man das einfach
bedenkt, ... dass die ganze Organisation ... da nicht mit einmal
reingeworfen wird. Haben wir auch schon gemacht, ... diesen Fehler
würde ich definitiv als Fehler betiteln. Haben wir aber bestimmt
auch noch mal ... eine andere Podcast Folge, ... wo wir darüber
sprechen können. Also niemals die gesamte Organisation ... ... mit
einmal ins kalte Wasser werfen, ... sondern immer ein bisschen mit
... First Movers und Early Adopters arbeiten, bevor dann die
gesamte Organisation aufs neue System gebracht wird. Dominik
(32:32.302) Jetzt hast du den, ich finde, sehr schönen Vergleich
vom Fitnessstudio gebracht, wo man ja auch in vielseitiger
Möglichkeiten hat, den ganzen Tag dort verbringen kann und sich
richtig aufbauen kann und damit das schaffen kann, was man möchte.
Und man hat da den Coach dabei. Du hattest jetzt bei der Onboarding
Session, bei dem Onboarding Part gesagt, 5 bis 10 Stunden in der
Woche sollte man sich nehmen. Jetzt ist es ja im Fitnessstudio so,
dass man da auch Zeit für sich selber nehmen muss, auch wenn man
den Coach dabei hat. Wie würdest du denn sagen, wie viel Zeit ist
denn bei der Implementierungsphase nötig von den Ansprechpartnern
des Unternehmens, die dann die Schnittstelle zum gesamten
Unternehmen bilden? Stefan (33:21.796) Ja, guter Punkt.
Grundsätzlich ist in der Konzeptionierungsphase, das findet in
Workshops statt. Also wir halten konkrete Termine fest, ein bis
zwei Stunden, manchmal auch drei oder vier Stunden, die ist - und
soll -Prozesse aufzunehmen und gemeinsam zu erarbeiten. Also diese
Zeit sollte natürlich eingeplant sein, dass dann auch ein
Ansprechpartner aus der Fachabteilung am Start ist. Dann in der
Implementierungsphase liegt der Hauptteil der Implementierung bei
uns. Das heißt da kann das Unternehmen sich zurücklehnen, kann sich
auf das Tagesgeschäft konzentrieren, kann sich auf die eigenen
Themen konzentrieren. Ich meine, deswegen wird das Projekt ja in
die Hand eines erfahrenen Partners gegeben, damit der Partner das
individuell und schlüsselfertig aufsetzen kann, das System. Und von
daher ist in dieser Phase vielleicht je nachdem, wenn mal jemand
über die Schulter schauen will oder schon mal mit reingucken will,
vielleicht eine Stunde pro Woche dann völlig ausreichend, einfach
als Ansprechperson zur Verfügung zu stehen. Und dann Ja, in der
Onboarding, in der Schulungsphase, dann ist es auch wieder so
vielleicht einmal der Termin pro Woche und dann kommt man aber in
so ein regelmäßiges Arbeiten hinein, dass man sich, die Key -User,
die sich dann schon eine halbe Stunde bis Stunde am Tag im System
bewegen und das System auch aufbereiten und intern schon mal das
Team schulen und die ersten Teammitglieder drauf holen. Also das
geht dann schon. relativ guten laufenden Betrieb über. Vielleicht
könntest du noch mal kurz was zu dem Thema Schnittstellenprojekte
sagen. Du hast ja auch schon ein bisschen was gesehen und ein paar
Evaluierungen gemacht. Das ist immer noch mal so ein bisschen ein
Sonderthema, wenn dann eine individuelle Schnittstelle noch gebaut
werden soll. Dominik (35:11.118) Ja genau, also da würde ich auch
nochmal auf jeden Fall auf den Anfang kommen, dass es auch ein
Thema ist, was sehr gut geplant werden muss und das sind auch
Gedanken, die man sich sehr früh machen sollte, welche Systeme
sollen noch an HubSpot angedockt werden. Und ja, da gibt es nämlich
einige Systeme, sehr viele Systeme, die schon eine intuitive
Schnittstelle haben, die auch von HubSpot betreut werden. Das
heißt, da gibt es sehr gute Schnittstellen, das sind so ganz
geläufigen Dinge wie Mailing -Systeme oder der Kalender. Es gibt
eine Vielzahl in allen Bereichen, also im Sales -Bereich sehr viel
was Prospecting -Tools angeht, was Datentools angeht, was schon
Integrationen besitzt und wo man einfach sich auf diese Integration
quasi draufsetzen kann und die nutzen kann, die HubSpot nutzt, wenn
sie soweit ausreicht in dem Umfang wie sie dort ist. Dann gibt es
aber auch noch einige Tools. Da gibt es einfach noch keine HubSpot
Schnittstelle. Und da wollen natürlich ganz, ganz viele Unternehmen
dann auch jede Systeme mitnehmen. Das sind zum Beispiel
Rechnungstools, die man anbinden kann. Als Beispiel, also wenn wir
jetzt von, ich kenne jetzt zum Beispiel LexOffice, Ceftask. Da gibt
es jetzt keine Schnittstelle oder Integration, die im HubSpot
Marketplace schon zu finden ist. sondern es gibt Drittanbieter, die
schon Schnittstellen anbieten. Die kann man auch nutzen, wenn sie
den Bedürfnissen entsprechen. Aber wenn das eben noch nicht der
Fall ist und ich wirklich eine Schnittstelle so haben möchte, damit
alles so funktioniert, wie es entweder vorher schon war oder dann
neu aufgebaut werden soll, damit meine Prozesse noch effizienter
werden und ich, wo ich mit dem Hubspot tue, schon sehr viel
einspare, dann nicht woanders manuelle Prozesse habe, sondern dass
ich die dann auch wieder in das System mit einbinden kann. Und da
ist es einfach sehr, sehr wichtig zu zu beginnen, schon zu
definieren, welche Anforderungen habe ich denn dann an die
Schnittstelle? Was soll von einem Drittsystem nach Hubspot
übertragen werden? Was soll von Hubspot wieder ans Drittsystem
zurückgespielt werden? Und so können wir dann auch als Partner, der
die Schnittstelle auch programmieren kann, zuerst schon den Aufwand
berechnen und schon wie viel würde das denn Dominik (37:37.934)
ausmachen, wie viel Zeit benötigen wir, diese Schnittstelle
aufzubauen zu den Bedürfnissen, die das jeweilige Unternehmen hat.
Und da können wir dann im Sparing auch immer schauen, was ist denn
nötig, was ist möglich und so dann die Schnittstelle im Endeffekt
aufbauen. Und die wird dann in den Projektplan mit übernommen. Und
ja, sofern die die Voraussetzungen da sind und alle Bedürfnisse
oder Anforderungen kommuniziert sind, wir dann unseren Plan geteilt
haben, wie es aussehen kann, können wir die Schnittstelle dann auch
ins System aufnehmen und quasi an HubSpot anbinden. Genau, hast du
da noch eine Ergänzung dazu? Stefan (38:20.95) Das
Schnittstellenprojekt ist super erklärt, ist wirklich sehr
individuell. Also darf man nicht unterschätzen, genauso wie man das
Thema Migration der Daten nicht unterschätzen darf. Das sind so
meiner Meinung nach die zwei kritischsten Punkte. Einmal
Schnittstellen an Trittsysteme und einmal Migration der Daten. Beim
Thema Datenmigration vielleicht noch als kleine Nuggets oder Key
Takeaways, worauf man achten sollte. Auf der einen Seite natürlich
die Frage, ob man irgendwo eine Single Source oder Golden Source of
Truth bereits hat, also ein System, wo praktisch alle Daten liegen,
die man braucht, dann hat man es nämlich sehr viel einfacher, weil
dann braucht man nur Daten aus einem System zu exportieren oder nur
ein System anbinden, die Daten und Infos nach HubSpot zu bekommen,
die man braucht. Wenn das nicht der Fall ist, dass man so eine
Single Source of Truth im Unternehmen schon hat und man ... hat
Daten in verschiedenen Silos und verschiedenen Abteilungen stecken
und verschiedenen Formaten stecken, dann empfehle ich erstmal eine
gesammelte Importliste vorzubereiten. Also einfach eine
Masterdatei, die schon mal die wichtigsten Daten und Informationen
beinhaltet, die dann auch im CRM -System sein müssen. Bevor man die
Daten importiert, ganz ganz wichtig, erstmal ein Datenkonzept,
Eigenschaftskonzept. aufsetzen und dann in HubSpot die
Eigenschaften anlegen, bevor man importiert, weil ansonsten
verliert man die ganzen Infos beim Import und man bekommt eine
Fehlerliste, dass bestimmte Informationen nicht abgelegt werden
konnten, weil es halt kein Datenfeld dafür gab. Und ja, dann
ansonsten Relation darf man natürlich nicht vergessen, also
Kontakte, die bestimmten Unternehmen zugeordnet sind. Diese
Relation, die muss unbedingt in der Importliste mit vorhanden sein.
Wenn man Aktivitätsdaten importieren möchte, sollte man sich
wahrscheinlich am besten einen Partner suchen. Historische
Aktivitätsdaten, wie zum Beispiel historische E -Mails oder Anrufe,
die in irgendwelchen Systemen gelockt sind, können meistens nur via
API sinnvoll importiert werden. Und da muss man schon technisch
versierter sein. Da arbeiten wir dann auch mit unserem
Entwicklungsteam individuell ein Konzept aus, welche Daten sind es,
wie viele sind es. Das sind dann meistens auch... Stefan
(40:43.985) deutlich mehr als nur statische Informationen. Und weil
zu einem Kontakt kann es ja 100 Telefonate geben und jeder dieser
Telefonate ist dann ein Datensatz, welcher importiert werden muss
und von daher da dann am liebsten einmal mit uns kurz sprechen
beispielsweise. Und ja, das vielleicht noch so als Informationen,
die hilfreich sind. Dominik (41:05.87) Ich würde da sogar noch mal
kurz gerne reingehen, weil ich will nichts vorwegnehmen. Wir haben
ja schon die, wir werden noch zu einer Folge kommen, wo wir über
Fehler sprechen. Aber Datenmigratation, das kann sehr schnell ein
Fehler werden, wenn man es unterschätzt. Deswegen wollte ich dich
nochmal speziell darauf ansprechen, fragen. Es ist immer sehr
schwer einzuschätzen, die Daten. Wie schwer ist es für ein
Unternehmen selbst? diese Daten so aufzubereiten, damit sie in
HubSpot eingespielt werden können. Wann würdest du denn sagen,
lohnt es sich, abgesehen davon, wenn man eben diese Aktivität mit
rein nimmt, einen Partner mit rein zu nehmen, gibt es da irgendwie
was, woran man sich hangeln kann, weil das höre ich eben sehr sehr
oft, dass sie gar nicht einschätzen können, können wir das oder
können wir das nicht? Stefan (41:52.748) Mhm. Erstmal die Frage,
sind es nur statische Daten oder auch historische Daten? Wenn es
nur statische Daten wie zum Beispiel Stammdaten sind von zwei oder
drei Objekten, wie zum Beispiel Kontaktobjekt, Unternehmensobjekt
und Dealobjekt, die ins System importiert werden sollen oder
migriert werden müssen, dann kriegt man das auch selbst hin. Und
dann, wenn es aber historische Daten auch sein sollen, dann am
besten mit uns als Partner das Konzept besprechen und auch den
Import mit uns als Partner. als Partner durchführen. Dann ein
zweites Kriterium ist die Anzahl der Daten, also ab 10 .000
Datensätze aufwärts würde ich mir auch mal überlegen, das mit einem
Partner gemeinsam zu machen, weil in diesen 10 .000 Datensätzen
meistens auch viele Duplikate sind, meistens auch schlecht
gepflegte Datensätze sind, die vielleicht gar nicht mehr
existieren, dass diese E -Mail -Adress nicht mehr existieren, dass
Hardbounces bestehen. Sowas beachten wir auch vor dem Import. damit
diese Altdaten, diese Altlasten gar nicht ins neue System mit
reinkommen, weil man sich da dann vielleicht den E -Mail -Score
versaut, wenn man aus Versehen an zu viele schlechte Kontakte
sendet. Das sind dann einfach so Sachen, die ab 10 .000
Kontaktdaten setzen, aufwärts schnell mal passieren können. Und
dann natürlich, wenn ich mit mehr als drei Objekten arbeite. Also
Kontakteunternehmen, Deals, das sind so die Standardobjekte eines
CRM -Systems. Vielleicht noch Tickets, sagen wir diese vier
Standardobjekte. Wenn man nur diese hat, dann und unter 10 .000 ist
und nur statische Daten, dann kriegt man das selbst hin. Aber wenn
man Custom Objects, also benutzerdefinierte Objekte noch mit
reinbringen will, das könnten zum Beispiel Automarken sein oder
Airlines bei einer Fluggesellschaft verschiedene oder bei einem...
Stefan (43:46.311) Flughafen hatten wir das, dass die verschiedenen
Airlines als Custom Object sein sollen oder bei Recruiting
-Unternehmen, wenn Kandidaten und Kunden in getrennten Objekten
stecken und vielleicht auch Stellenanzeigen nochmal ein getrenntes
Objekt sind. Oder in der Immobilienbranche, die Immobilie als
Custom Object noch angelegt ist und die Einheiten in dieser
Immobilie auch nochmal als benutzerdefinierte Objekte. Da sieht man
schon, das Datenmodell wird deutlich größer und komplexer und dann
unbedingt mit einem Partner arbeiten, wie zum Beispiel mit uns
erstmal ein klares Datenkonzept und Datenmigrationskonzept
aufzustellen, bevor man importiert und bevor man das System bereit
macht. Weil das kann sonst wirklich nach hinten losgehen und
erstens wird es dann wahrscheinlich deutlich teurer, weil man
einfach doppelten Aufwand hat und dann am Ende vielleicht doch
nochmal sowieso einen Partner braucht, obwohl man den ganzen
internen Aufwand schon hatte. Und es dauert dann in der Regel, wenn
man nicht drauf achtet, einfach deutlich länger. Das verdoppelt
sich dann vielleicht auch mal die Projektlaufzeit. Man wollte es in
drei Monaten schaffen, auf einmal ist man nach sechs Monaten immer
noch da und krebst rum, weil man irgendwie die Daten immer noch
nicht ordentlich ins System bekommen hat. Das sind so dann typische
Auswirkungen davon, wenn man das auf die leichte Schulter nimmt.
Dominik (44:58.958) Also Summa summarum zu sagen, Daten sind nicht
immer gleich Daten und es ist sehr schnell passiert, dass man das
unterschätzt. Von dem her auch das vorhinein sehr gut überlegen,
vorbereiten und abklären mit dem jeweiligen Partner oder ja,
eigentlich kann man das mit dem Partner ganz gut abstimmen. Genau,
jetzt haben wir einmal das Implementierungsprojekt mehr oder
weniger durch. Das heißt, wir haben implementiert, wir haben wir
Integration hin, Onboarding haben wir noch dazu bekommen. Jetzt
haben wir natürlich das System einmal stehen, was jetzt aus meiner
Sicht auf jeden Fall noch wichtig ist zu sagen auch heißt, ist,
dass das HubSpot oder das CRM -System, welches man gewählt hat,
jetzt da ist, aber das heißt ja nicht, dass es, dass es jetzt so
für immer bleibt und es auf jeden Fall ein Tool ist, eine Plattform
ist, die man immer weiterentwickeln sollte, immer dran bleiben
sollte, zu schauen, dass die Datenhygiene da ist. dass man, ja,
dass das Unternehmen wachsen kann, dass man grundsätzlich sein
Datenmodell auch wieder anpassen muss, aber auch, dass es einfach
ein flexibles System ist, wo immer wieder neue Prozesse mit
reinwachsen können, wo alte Prozesse erneuert werden müssen. Und da
wollen wir euch auch an die Hand geben, dass man da sich natürlich
auch einen Partner nehmen kann. Wir begleiten die Partner meistens,
also das ist ja eigentlich in 95 Prozent der Fälle so dass man den
Partner noch weiter begleitet, entweder mit flexiblen Stunden oder
man hat noch ein Folgeprojekt, was man noch anpassen muss. Und auch
das ist sehr, sehr wichtig mit einzuplanen von vorneherein, dass es
eben ein Projekt ist, was nicht auf das initiale Projekt beschränkt
ist, sondern das ist immer eine ongoing Sache ist, was es natürlich
sehr, sehr flexibel macht und was ja auch ein Grund dafür ist, dass
man sich diese Plattform holt. Aber man eben auch einplant, dass
man im Nachgang damit auch Maintenance -Projekte hat und
Anpassungen hat an diese Plattform, die man dann neu einführt. Das
würde ich von meiner Seite noch als wichtig empfinden. Hast du noch
Punkte, die man noch mit reinnehmen kann oder auch gerade zu dem
Punkt? Stefan (47:16.285) Ja, auf jeden Fall. Es gibt beide Fälle.
Also entweder man arbeitet wirklich sehr eng mit dem Partner
weiterhin zusammen über ein festes Stundenkontingent und der
Partner führt dann Marketingkampagnen durch oder baut eben diese
Sachen als externer Partner im CRM -System immer wieder auf,
schickt regelmäßig Marketingkampagnen raus, baut regelmäßig
Vertriebskampagnen in HubSpot auf und versendet diese, schickt
regelmäßig Reports und Auswertungen raus oder man Man hat intern
die Leute geschult und die führen das auch durch. Man hat den
Partner für Spezialfälle, für Weiterentwicklungen, wo das interne
Team vielleicht noch nicht erfahren genug ist. Oder auch für
Weiterentwicklungen der Plattform, eine neue Schnittstelle, eine
neue Webseite vielleicht. Das sind so klassische Fälle, wo man dann
nochmal ein Projekt aufmacht. Und ansonsten ist das eigentlich
ziemlich gut zusammengefasst, denke ich. Was so die ... ...
nachfolgende Betreuung des Systems betrifft. Ich glaube, sehr
wichtig ist, ... ... genauso wie die Kundenbeziehungen lebendig
sind ... ... und dynamisch sind, ... ... sollte auch das CRM
-System so behandelt werden, ... dass es eben lebendig und
dynamisch ist. Du hast es super gesagt. Die Prozesse verändern
sich. Man entwickelt sich als Unternehmen weiter ... ... und das
CRM sollte eben auch diese Entwicklungen dann ... ... immer
mitmachen und mit abbilden, ... damit man da nicht auf der Strecke
bleibt ... und die Kunden immer weiter begeistert. Und das ist
eigentlich alles dann dazu zu sagen, wenn man erstmal diesen großen
Batzen CRM -Migration oder CRM -Implementierung dann geschafft hat,
dann macht es so richtig Spaß auch die Plattform zu nutzen und
weiterzuentwickeln. Und dafür sollte man sich auf jeden Fall auch
immer die Zeit nehmen, dass gute investierte Zeiten die
Kundenbeziehungen haben. Dominik (49:08.398) Genau, also gut
gesagt. Ich denke, wenn wir alles noch mal zusammenfassen so in
kleinen Wörtern oder in einzelnen Wörtern, ist auf jeden Fall sehr,
sehr wichtig. Die Vorbereitungen, die haben wir jetzt sehr, sehr
häufig angesprochen, dass das Projekt gut vorbereitet ist, dass man
weiß, wo man hin will, dass man weiß, wo man aktuell ist. Dann
sehr, sehr wichtig, Kommunikation, sei es jetzt in einem Onboarding
mit dem Partner oder sei es auch in der Implementierungsphase. in
den einzelnen Schritten. Das finde ich als sehr sehr wichtig und
ja, dass man flexibel bleibt auch innerhalb des Projektes kann
dynamisch sein. Es können sich Dinge verändern. Es können Prozesse
angepasst werden. Das kann passieren. Das ist so aber im
Projektplan ja auch vorgesehen, dass es auch mal variable Stunden
gibt oder variable Punkte gibt, die man dann nochmal verändern kann
und ja, dass man, dass man eben weiß, Wenn die Plattform einmal
steht, ich entwickle sie selbst weiter und dann kann ich auch
genauso damit arbeiten, dass ich für mich meine Prozesse so
effizient verbessern und meine Kunden happy sind. Ich im Zweifel
mehr Kunden ansprechen kann, mehr Leads generieren kann, die
Marketingprozesse effizienter sind und einfacher sind und die
Übergaben in den Teams, das ist ja auch was, was wichtig ist. dass
die gut funktionieren und so eben die Plattform dann auch ein neues
Herzstück für das Unternehmen werden kann. Und ja, da will ich
nochmal den Ball einmal zu dir rüberspielen. Hast du denn noch
Punkte, die man da mit reinnehmen kann? Ich denke, wichtig ist
einfach, dass man weiß, was einen erwartet und dass man aber auch
weiß, was man danach damit machen kann und was es für eine
Verbesserung darstellt. Stefan (51:05.362) Auf jeden Fall, also ich
würde sagen, so viel erst mal zum Thema erfolgreiche CRM
-Implementierung, Schritt für Schritt Anleitung, worauf sollte man
achten und wie schafft man so ein CRM -Projekt erfolgreich zu
meistern. Und wenn jetzt du als Zuhörerin oder Zuhörer oder
Zuschauerin oder Zuschauer da individuelle Fragen hast, dann macht
es auf jeden Fall Sinn, dass wir gemeinsam darüber sprechen.
Genauso wenn du jemanden kennst, der gerade ein CRM -System bei
sich einführen möchte oder von einem CRM -System wechseln will und
da vielleicht auch so ein bisschen Respekt oder Angst vor hat, auch
da, gern einfach mal ein unverbindliches Erstgespräch mit uns
führen, gern einfach mal im Detail ein bisschen drauf schauen. Wir
nehmen uns da immer die Zeit und bauen auch schon ein bisschen
konzeptionell in dieser Vorbereitungsphase auf, wie das Ganze
ablaufen kann und soll. Und von daher dann am besten einmal
gemeinsam sprechen oder gerne auch in den Kommentaren Fragen
stellen. Was habt ihr für individuelle Erfahrungen gemacht? Was
könnten wir vielleicht hier im Podcast einmal beleuchten? Und ja,
da bin ich gespannt drauf, freue mich drauf und würde sagen, Domi,
vielen Dank hier für die Session und bis zum nächsten Mal. Dominik
(52:16.718) Vielen Dank dir auch, Stefan. Wir freuen uns auf die
nächste Folge und wenn ihr uns auf den Podcast -Plattformen folgen
wollt, gerne folgen, die Glocke aktivieren, dann verpasst ihr den
nächsten Podcast auch nicht. Und wir freuen uns aufs nächste Mal.
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