Die HÄUFIGSTEN FEHLER bei der CRM-Implementierung & Wie man sie vermeidet | Ep. #007

In dieser Folge des CRM Podcasts sprechen Dominik und Stefan über
die häufigsten Fehler bei der CRM-Implementierung und wie man sie
vermeiden kann. Sie betonen die Bedeutung der richtigen Auswahl des
CRM-Systems und ob man mit einem Partner zusammenarbeitet oder das
Projekt intern stemmt. Weitere Fehlerquellen sind unzureichende
Datenmigration und mangelnde technische Expertise im Unternehmen.
Sie empfehlen, alle Abteilungen von Anfang an einzubeziehen und ein
ganzheitliches Denken für das gesamte Unternehmen zu entwickeln.
Zudem diskutieren sie den Unterschied zwischen Onboarding und
Implementierungsprojekten. In dieser Episode werden häufige Fehler
bei der Implementierung eines CRM-Systems besprochen. Ein wichtiger
Punkt ist die Entscheidung zwischen Inhouse-Implementierung und
Onboarding mit einem Partner. Es wird betont, dass man realistische
Erwartungen haben und den Partner sorgfältig auswählen sollte. Ein
weiterer Fehler ist das Vernachlässigen des Change Managements, das
für eine erfolgreiche Einführung neuer Systeme unerlässlich ist.
Zudem werden Fehler im Projektmanagement, beim Rollout und im
Umgang mit Daten und Datenschutz diskutiert.
---------------------------------------------- Takeaways - Die
Auswahl des richtigen CRM-Systems ist entscheidend für den Erfolg
der Implementierung. - Es ist wichtig, alle Abteilungen von Anfang
an einzubeziehen und ein ganzheitliches Denken für das gesamte
Unternehmen zu entwickeln. Die Datenmigration sollte sorgfältig
geplant und durchgeführt werden, um Datenhygiene sicherzustellen. -
Es kann sinnvoll sein, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der
Erfahrung in CRM-Implementierungen hat. - Onboarding und
Implementierungsprojekte bieten unterschiedliche Leistungen und
sollten entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens ausgewählt
werden. Bei der Implementierung eines CRM-Systems ist es wichtig,
realistische Erwartungen zu haben und den Partner sorgfältig
auszuwählen. - Change Management ist entscheidend für den Erfolg
der Einführung eines CRM-Systems. - Fehler im Projektmanagement,
beim Rollout und im Umgang mit Daten und Datenschutz können zu
Problemen führen. - Es ist ratsam, sich im Vorhinein Gedanken über
den Umfang des Projekts und die benötigte Unterstützung von
externen Partnern zu machen.
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Intro & CRM Highlight der Woche 07:20 Fehler bei der Auswahl
des CRM-Systems 08:46 Implementierung innerhalb einer CRM-Plattform
oder branchenspezifische Lösung? 15:26 Die Bedeutung der richtigen
Partnerwahl 35:19 Den richtigen CRM-Partner finden 36:20 Entwickle
einen klaren Projektplan für das CRM-Projekt 39:56 Führe einen
effektiven Rollout durch 47:16 Achte auf Datenschutz und
Datenimport ----------------------------------------------
Transkript der Episode: Stefan (00:02.329) Ja guter Punkt Domi. Die
ersten Fehler können natürlich schon in der Vorbereitung bei der
Auswahl des CRM -Systems gemacht werden. Und immer dann, wenn wir
eine Entscheidung treffen, können natürlich auch Fehler gemacht
werden. Ich denke hier bei der Auswahl des CRM -Systems ist es
wichtig zu schauen, ob man eine branchen spezifische Lösung haben
will oder ob man mit einer Plattform wie zum Beispiel der
Salesforce oder der Zoho ... oder oder HubSpot -Plattform, ob man
damit auch arbeiten kann. Also ich habe es einige Male erlebt, ...
... dass Unternehmen aus einer ganz speziellen Branche, ... ...
beispielsweise wir hatten es auch vorhin wieder, ... die M&A
also Merger and Acquisition Branche, ... die haben sehr eigene
Datenmodelle, sehr eigene Prozesse, ... da geht es immer das
Matchen von Unternehmen, ... die zum Verkauf stehen und auf der
anderen Seite ... ... ... und Investitionssummen und vielleicht
auch ... Investitionsbanken, die noch mit einer Rolle spielen. Wenn
man diese Prozesse ganz speziell umgesetzt haben möchte und alles
auf sich zugeschnitten haben will, dann kann es sein, dass eine
Implementierung innerhalb so einer CRM -Plattform wie HubSpot oder
Salesforce dann zu kostspielig wird oder einfach zu groß und zu
aufgeblasen ist. Und da kann es tatsächlich sein, dass eine
Branchenlösung, ein CRM, ein Branchensystem eine bessere
Alternative ist, weil es diese Sachen eben schon voren entwickelt
in dem System gibt und man nicht diesen ganzen Aufwand hat, das
individuell zu entwickeln. Also wenn man aber auf der anderen Seite
relativ dynamisch ist und sich auch anpassen kann oder auch das
System so nutzen kann, wie es gedacht ist, dann kann das schon
sehr, sehr viel Sinn machen, auch mit so einer modernen Plattform
zu arbeiten, weil wir dann natürlich in HubSpot eine deutlich
bessere Verzahnung von grundlegenden Prozessen aus Marketing,
Vertrieb, Kundenservice der Webseite, Schnittstellen haben, da
schneiden dann meistens diese bronchenspezifischen Lösungen
schlechter ab, weil sie vom Funktionsumfang wirklich sehr
eingeschränkt sind auf die bronchenspezifischen Cases, auch
meistens keine so guten API -Anbindungen haben, keine guten
Marketplaces für Drittanbindungen haben, also sie enden dann auch
sehr schnell in ihrem Funktionsumfang und Stefan (02:22.801) Das
ist ein Fehler, den wir ... ... immer mal beobachtet haben, ... den
wir auch im Auswahlprozess ... mit dem einen oder anderen Kunden
dann ... ... im Laufe des Projekts festgestellt haben. Der Kunde
hat einfach gemerkt, ... HubSpot ist nicht meine Plattform. Das
HubSpot CRM ist nicht meine Plattform. Es ist mir einfach zu viel.
Ich brauche eigentlich ... ... nur ganz ausgewählte Kleinigkeiten,
... ... die ... ... bronchenspezifisch sind ... ... und die HubSpot
halt nicht mitbringt. Und wenn ... ... ihr von Sixon das jetzt für
mich noch in HubSpot ... programmiert und entwickelt, dann
entsprengt es die Budgets oder die finanziellen Möglichkeiten. Und
diesen Fehler hätte man natürlich dann vermeiden können und schon
vorher auf eine kleinere, promptspezifischere Lösung setzen können.
Was aber auch wichtig ist, ein Fehler, den ich häufig beobachtet
habe oder den ich auch im Gespräch mit Geschäftsführern häufig
kommuniziert bekommen habe, dass sie sehr, sehr froh waren, mit uns
und mit der HubSpot CRM -Plattform gearbeitet zu haben. weil sie
vorher beispielsweise sich selber ein CRM -System bauen wollten.
Also eine komplette Eigenentwicklung, komplett auf sich
zugeschnitten. Und das waren meistens schwarze Löcher. Das waren
wirklich meistens schwarze Löcher, die einfach nur Geld gefressen
haben, Zeit, Ressourcen, Energie gefressen haben. Und es macht
schon definitiv Sinn, auf eine in gewisser Weise Art vorgefertigte,
vorgebaute CRM -Plattform oder CRM -Software zu setzen, anstatt ein
komplett eigenes CRM -System zu programmieren. Dominik (03:51.342)
Ja, ja, sehr, sehr guter Punkt und macht bei mir auch einiges
gleich auf, wo ich auch ansetzen kann. Also auf der einen Seite,
wie du sagst, sollte man sich schon dem bewusst sein, was man
braucht für seine Branche oder aber auch für das gesamte
Unternehmen. Und da finde ich einfach super wichtig. Oft kommen
Unternehmen von dem Punkt, dass sie das CRM -System erst mal nur im
Vertrieb nutzen. weil es einfach eine Kundendatenbank ist, wo
Vertriebsmitarbeitende damit arbeiten und wo sie ihre Daten
ablegen, Gespräche ablegen, Termine eintragen und so weiter. Und da
kommen sie auf uns zu und möchten mit der Hubsbord -Plattform
arbeiten, weil sie davon gehört haben, weil vielleicht sogar auch
noch Marketing mal gesagt hat, da gibt es ein paar coole Tools, die
wollen wir auch nutzen. Und da fängt nämlich der Fehler, wie ich
sagen würde, an. dass man nicht alle im Unternehmen mitnimmt, denn
die Plattform, beispielsweise jetzt HubSpot oder Salesforce, bietet
ja nicht nur die Sales Tools, sondern sind eine Komplettlösung für
das Unternehmen und sollen im Endeffekt auch die Silos abstellen,
die es davor gab und vereinheitlichen und jede Abteilung im
Unternehmen hat ja seine eigenen Anforderungen, arbeitet anders
bisher und möchte dann im Endprodukt des der Plattform dann so
arbeiten, damit die Prozesse effizient sind und alles digitalisiert
ist, was sie digitalisiert haben möchten. Und von dem her ist es
schon im Vorhinein wichtig, alle Abteilungen abzuholen und dann
auch die Anforderungen der einzelnen Abteilungen mit reinzuholen,
weil oft ist es so, es kommt der Marketingmanager oder auch der
Geschäftsführer oder die Geschäftsführerin zu uns. und kommen mit
ihren Anforderungen und im Nachhinein werden da noch ganz andere
Anforderungen aufgemacht, die aber noch nicht bedacht worden sind,
weil diese Plattformlösung noch gar nicht mit bedacht wurde. Und
das ist dann natürlich auch wieder ein Thema für Budget, für die
Timeline, wie schnell es funktioniert. Und das ist schon mal der
grundlegende Ansatz zu sagen, ganzheitlich denken fürs ganze
Unternehmen. Oder wie siehst du das? Stefan (06:05.35) Ja, sehr
guter Punkt, klassischer Fall. Es wurde PipeDrive als System, CRM
-System, etabliert und einige Monate nachdem PipeDrive dann endlich
mal fertig war oder fertig eingerichtet war, also das Vertriebsteam
jetzt auf PipeDrive gearbeitet hat, kam auf einmal Marketing die
Ecke und PipeDrive konnte nicht mehr liefern. Also PipeDrive hat
keine Möglichkeit gegeben, E -Mail -Marketing aus dem System zu
machen oder Lead Scoring oder ... Marketing Automation aus dem
System zu machen. Und auf einmal wird aus einem eigentlich
abgeschlossen gedachten CRM Projekt ein komplett neuer Use Case,
die Marketing Abteilung schaltet sich mit ein. Man muss darüber
nachdenken, jetzt kompliziert Trittsysteme anzubinden, für jede
dieser einzelnen Funktionen eine Insel aufzumachen und diese Insel
dann an Pipedrive anzudocken. Das ist ein sehr, sehr guter Punkt,
den du angesprochen hast. Und da gibt es auf jeden Fall auch
häufiger den Fall, dass ich davon höre, ... dass man diesen Fehler
gemacht hat ... ... und am besten von Anfang an ... auf eine
Plattform für kundenorientierte Prozesse ... hätte setzen sollen.
Dominik (07:11.726) Ich will sogar noch mal einmal kurz vorgreifen,
weil ich den Schritt auch sehr wichtig finde für im Nachhinein,
damit sich alle Abteilungen mitgenommen fühlen und damit sie dann
im Endeffekt auch die Lösung so annehmen, damit man da gut arbeiten
kann. Das ist dann schon für später, wenn es dann darum geht, dass
das System dann irgendwann etabliert ist, wichtig von Anfang an
dabei gewesen zu sein und seine Punkte mit reinzubringen. Werden
wir später noch mal genauer drauf eingehen, aber auch schon da
sieht man, Anfang schon mal denken, wie sich das Ganze im Projekt
entwickeln kann und wie es dann auch erfolgreich wird. Stefan
(07:47.777) Ja, guter Punkt. Zusammenfassend lässt sich dazu sagen,
CRM, also Kundenbeziehungsmanagement, besteht immer aus
verschiedenen Abteilungen im Unternehmen. Das sind nun mal die
großen Marketing, Vertrieb, Kundenservice und IT und die sollte man
von Anfang an mit ins Boot holen. Das ist definitiv ein Fakt. Ja,
ich habe mir als zweites den Stichpunkt aufgeschrieben, den er in
der Vorbereitungsphase zu tun ist, nachdem man sich für ein CM
-System entschieden hat, wo man durchaus die ersten Fehler machen
kann. Dann die Entscheidung des Partners oder beziehungsweise...
arbeitet man überhaupt mit einem Partner oder stemmt man vielleicht
das CRM Projekt, die CRM Implementierung oder CRM Migration alleine
inhouse mit dem Inhouse Team und das ist auch ein wichtiger Punkt,
wo häufig Fehler gemacht werden, denn hier kommt es auf der einen
Seite darauf an, ob man intern im Unternehmen überhaupt die
Ressourcen und die Kompetenz hat eine CRM Migration oder die neue
Implementierung eines CRM Systems. zu schaffen und zu leisten oder
ob man sich dann lieber für einen Partner entscheidet, der ein
Expert auf dem Gebiet ist und schon viele CRM -Implementierungen,
viele CRM -Migrationen durchgeführt hat. Und ja, ich denke, das ist
also eine wichtige Entscheidung, die es intern zu treffen gilt. Ja,
Domi, was sagst du dazu? Dominik (09:11.854) Genau richtig, da muss
man sich auch wieder einige Fragen stellen. Wie soll meine
Plattform im Endeffekt aussehen, die ich nutze, die ich nutzen
will. Auch Thema Datenmigration ist für mich ein ganz
entscheidender Punkt. Ich habe schon ein System oder arbeite
aktuell noch mit Excel -Tabellen und sehe dann die Datenmigration
so als ein kleines Übel, was ich irgendwie machen muss. Würde es am
liebsten... ist kein schönes Thema, weil es gemacht werden muss,
aber es ist jetzt nichts Schönes, was daraus entsteht. Und
Datenhygiene ist aber im Endeffekt im neuen System das A und O, das
erleben wir immer wieder. Und viele tendieren dazu zu sagen, ja,
die Daten, die bekomme ich schon irgendwie ins neue System rein.
Und da würde ich aus der Erfahrung raus aber eher davon abraten,
wenn man jetzt nicht jemanden hat, der für CRM -Systeme im
Unternehmen da ist, der sich dem zustreibt und sich mit den Daten
wirklich super auskennt, weil damit hat man dann immer einen
Rattenschwanz, sage ich jetzt mal, der sich dahinter zieht und man
ist ewig lang damit beschäftigt, die Daten so hinzubekommen, muss
dann vielleicht sogar im Nachhinein nochmal auf einen Partner
zugehen oder auf einen Experten zugehen, weil es nicht
funktioniert. Und dieses Thema würde ich auf jeden Fall immer mit
einem Partner besprechen. und da auch ehrlich sein zu mir selbst,
ob es denn wirklich geschafft werden kann in -house oder ob ich mir
nicht jemanden hole, der das im Daily Business tut und auch genau
weiß, was es im Endeffekt ankommt. Also das ist für mich ein ganz
großes Thema. Wie siehst du das oder was sind für dich noch Themen,
die du noch mit reinnehmen würdest? Stefan (10:55.256) Es gibt auf
jeden Fall auch einen sehr, sehr häufigen Fehler, dass man sagt,
okay, wir kriegen das schon inhouse hin und dann, sag ich mal,
einen einzigen Projektverantwortlichen für das Gesamtprojekt
definiert, der sich dann alles kümmern muss. Das ist eigentlich
immer zum Scheitern verurteilt, weil ein CRM -Projekt, CRM
-Implementierung, kann man nicht als One -Man -Show komplett
meistern. Das ist erstens... schon allein von den Ressourcen, den
Kapazitäten nicht möglich. Und zweitens auch aus unternehmerischer
Sicht, wenn diese Person das Projekt nicht hinbekommt oder sich
während des Projektes irgendwie dafür entscheidet, das Unternehmen
zu verlassen, dann hat man eine angefangene Baustelle, ein
Riesenthema und viel Zeit und Geld wahrscheinlich schon rein
investiert. Auf einmal ist die Person weg und dann weiß niemand,
was eigentlich gerade Sache ist. Und von daher ist das nie gut zu
sagen, ja, Wir machen das CRM -Projekt in -House und dann nur mit
einer Person. Weil diese Person, die kann in den seltensten Fällen,
da muss sie schon sehr, sehr erfahren, Seniorik sein und sicherlich
20 Jahre Erfahrung im Bereich CRM auch schon mitbringen, damit sie
sich sowohl Prozess -Evaluierung als auch Datenmigration, als auch
Integration in die IT -Systemlandschaft, als auch Implementierung
und dann auch noch den Change -Management -Prozess und On -Boarding
-Prozessen in der Firma und der Organisation kümmern zu können,
dann musst du schon ein richtiges Multitalent sein. Und von daher
... Partner bringen natürlich mehrere Gewerke in -house mit. Wir
zum Beispiel haben unsere Firma ja auch so CRM -Projekte herum
organisiert, dass es für die Entwicklung ein eigenes Team gibt, für
das Onboarding eigene Verantwortliche, für die Implementierung
eigene Verantwortliche und auch für Prozess -Evaluierung und
Workshops eigene Verantwortliche. Und das zeigt schon, wenn wir uns
als Organisation so darauf fokussiert haben und das auch so herum
aufgebaut haben, dass es ein sehr großer Fehler wäre jetzt zu
sagen, das kriegt eine Person alleine schon in. Stefan (12:53.956)
schon mit Personen unterhalten. Die Hubspots im Unternehmen alleine
einführen mussten, die dann die Verantwortung bekommen haben, so
eine HubSpot -Plattform komplett auszurollen. Und die haben mir
immer berichtet, das ist schiefgegangen. Also entweder die
Verantwortlichen haben von sich aus gesagt, das mache ich nicht
nochmal, das geht einfach nicht. Oder auch die Entscheiderinnen und
Entscheider, die Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer haben
gesagt, das Projekt ist gescheitert und auf der Hälfte liegen
geblieben. Wir haben viel Zeit und Geld verloren, weil wir es halt
nur eine Person und uns nicht genug Gedanken davor gemacht haben.
Deswegen ist es an die Wand gefahren. Der zweite Punkt, der
vielleicht wichtig ist, auch noch mal aus der Perspektive
Entscheidung intern oder Partner, ist, wenn man es intern macht und
ein sehr gutes Team auch hat, also beispielsweise vier, fünf Leute,
die auch das CRM -Projekt gemeinsam machen könnten. Es ist wichtig,
dass ein CRM Projekt ein IT Projekt ist. Und wenn die Personen
nicht tech savvy sind, das heißt sich mit Systemlandschaften und IT
Infrastruktur auskennen, dann wird dieses Projekt
höchstwahrscheinlich auch gegen die Wand fahren. Ist auch so ein
Fehler, der häufig gemacht wird, den ich häufig mitbekommen habe,
dass wenn es ein CRM Team in -house gibt, was auch das Projekt
gemeinsam stemmt, aber keine technische Erfahrung da ist, keine
technische Ansprechperson im Unternehmen ist, dann wird das Projekt
auch deswegen scheitern, weil sich niemand wirklich mit den
Systemen ausgekannt hat, mit der Dateninfrastruktur ausgekannt hat
und wenn dann Trittsysteme angebunden werden sollen, dann... Stefan
(14:31.117) einfach nicht die richtigen Voraussetzungen erfüllt
sind. Das heißt, in so einem CRM -Projekt ist auch immer eine IT
-Rolle wichtig oder dass das Unternehmen an sich tech -savvy ist.
Und wenn diese beiden Faktoren gegeben sind, dann sage ich, dann
kann man ein CRM -Projekt auch in -house selber stemmen. Das geht.
Aber in den allermeisten Fällen 80 bis 90 Prozent ist so eine CRM
-Implementierung oder CRM -Projektmigration mit einem Partner
besser. Dominik (14:59.182) Ja, finde ich zwei sehr, sehr spannende
Punkte, wo ich gerne jetzt noch mal reingehen würde. Und zwar aus
Sicht des Unternehmens, die jetzt sich für Hubspot oder für ein
ähnliches CRM -System entschieden haben. Ich schaue es jetzt mal
aus der Perspektive Hubspot, weil wir Hubspot -Partner sind. Jetzt
gibt es da die Möglichkeit, ein Onboarding zu machen, ist bei
zumindest bei Hubspot ja auch verpflichtend, die Plattform
kennenzulernen. Und es gibt ein Implementierungsprojekt, was man
nutzen kann bei einem Partner. Wenn ich jetzt aus der Sicht des
Unternehmens bin, ist vielleicht ein kleineres Unternehmen auch,
haben nicht so viel Kapazität. Wo siehst du dann oder wo ist der
Unterschied zwischen einem Onboarding, was ich buchen kann und
einem Implementierungsprojekt? Das höre ich immer wieder als Frage,
was viel nicht so ganz klar ist im Vorhinein. Stefan (15:52.938)
Ein guter Punkt. Kann man grundsätzlich erst mal so beantworten,
dass ein Implementierungsprojekt immer auch operative Unterstützung
liefert und ein Onboardingprojekt eine reine beratende Leistung
ist, eine rein begleitende Leistung ist. Das heißt beispielsweise
in einem Onboarding ist der Teil Change Management und Tool und
Systemschulung der Kernpunkt eigentlich, der Kernmehrwert, den der
Partner da liefert. Bei einem Implementierungsprojekt ist der
Kernmehrwert, dass auch die ganze Projektplanung, Timeline,
Meilensteinplanung der einzelnen Projektschritte, dass das auch
alles beim Partner ist. Also es ist letztendlich eine Entscheidung
dazu, was möchte ich an dem Partner outsourcen und was möchte ich
im Unternehmen behalten. In einer Implementierung da sourcet man
die gesamte Verantwortung an dem Partner aus. positiven Sinne, denn
der Partner kennt sich aus, was eine realistische Timeline ist, was
realistische Meilensteine, was realistische Action -Items sind und
kennt auch das System. Das heißt, kann schneller Sachen
implementieren und umsetzen, als das vielleicht unerfahrene Leute
im Unternehmen machen können. Und wenn man dann das System einmal
vorbereitet hat, der Partner, dass oder das beim Partner liegt, die
Verantwortung, dann kann man sich auch in den meisten Fällen Da
kommen wir gleich nochmal zu. Die Auswahl des Partners ist
natürlich auch relevant, da kann man auch Fehler machen. Aber
generell, wenn man es in die Hand eines Partners gibt, kann man
sich auch darauf verlassen, dass das Projekt erfolgreich ist und
die Sachen, die geplant sind in der Projektplanung auch
verantwortungsvoll durchgeführt werden, weil der Partner ja davon
lebt. Wenn der Partner das schlecht macht, dann... Klar, dann wird
es den Partner früher oder später nicht mehr geben. Wenn man das in
-house macht und die ganze operative Durchführung, die
Projektplanung und die Implementierung des Systems in -house liegt
und dann nur das Onboarding mit dem Partner durchgeführt wird, dann
muss man eben damit leben können, dass man auch mal in der heißen
Phase des Projekts drei, vier Stunden am Tag eine einzige Person
damit beschäftigt, Tools einzurichten. Stefan (17:59.107) Prozesse
zu implementieren und dann wirklich sehr viel selbst operativ
eingebunden ist und natürlich auch immer selbst die Timeline im
Auge behalten muss, Stakeholder -Management betreiben muss, alle
Leute immer an Bord haben muss und der Partner ist letztendlich
eigentlich nur eine beratende Funktion, die begleitet und mit der
man dann wöchentlich Gespräche hat, den Fortschritt durchzusprechen
und der Partner ist letztendlich der Coach, der von außen dann
guckt, hey, 8 Wochen haben wir für das Projekt gedacht, du hast
jetzt in der ersten Woche deine Hausaufgaben gemacht oder du hast
sie eben nicht gemacht. Wenn du das noch schaffen willst in der
Zeit, dann achte jetzt unbedingt darauf, dass du das und das und
das machst und dann gibt der Partner eben die Hausaufgaben auf und
in der nächsten Woche wird dann wieder geschaut, wie war der
Fortschritt. Man kann natürlich im Onboarding auch die ein oder
andere Abkürzung mitgeben und sagen, hey, hier... Das Thema
Reporting stellt vielleicht erst mal hinten an oder wenn du jetzt
ein System anbinden willst, dann bau vielleicht jetzt nicht selbst
eine Schnittstelle, sondern nimm die native Integration, die es
gibt, weil da kennt sich ein Partner natürlich sehr gut aus, was
funktioniert, was funktioniert nicht. Aber der Partner ist da nicht
für das Gesamtprojekt verantwortlich, für die gesamte
Implementierung verantwortlich, sondern eigentlich nur... einen
Sparring -Partner an der Seite und die Hauptverantwortung liegt in
Haus. Das ist so mein Take dazu bei der Entscheidung
Implementierung versus Onboarding und das vielleicht mal so
zusammengefasst. Was denkst du dazu? Dominik (19:25.646) Ja genau,
also ich wollte das jetzt nochmal angerissen haben. Man kann
vielleicht sagen als Fehler, dass man sich nicht genügend Gedanken
dazu macht im Vorhinein, wie viel kann ich denn inhouse stemmen und
was brauche ich von außen, von einem Partner. Viele denken oder
sind sich dem nicht bewusst, was denn da an ein Projekt auf einen
zukommt und wenn man dann eben kurzerhand sagt, ja ich mache ein
Onboarding, dann weiß ich doch alles. Man muss sich eben dem
bewusst sein, was heißt es, ein Onboarding zu sein. Das ist dann
einfach ein Coach, der am Spielfeldrand steht und einmal die Woche
ein Training macht. Alles weitere, was dann wirklich die Umsetzung
betrifft, wie das ganze Projekt durchgeführt wird. Auch die
einzelnen Implementierungsschritte liegen dann beim Unternehmen
selbst. Und das kann einfach ein Fehler sein, den man dann erst im
Nachhinein wieder erkennt. Und das ist eben... Ja, hast du gut
zusammengefasst, als mein Take auch dazu, dass man sich einfach
Gedanken machen sollte im Vorhinein, wie viel Unterstützung braucht
man bei so einem Projekt. Stefan (20:32.7) Es ist halt echt ein
häufiger Fehler, dieses Erwartungsmanagement. Man erwartet
vielleicht, man sagt im Vorhinein, spricht immer wieder darüber
her, ein Onboarding ist eine reine technische Begleitung mit
Sparring und ein paar Abkürzungen, ein paar Vorlagen, ein bisschen
Prozessen, die wir halt mitliefern. Aber wir machen letztendlich
nicht die eigentliche Implementierung und dann während des Projekts
in den ersten Wochen stellt sich auf einmal heraus, wir haben gar
keine Zeit jetzt intern, könnt ihr das mal bitte für uns machen?
Dann... steht der Partner blöd da, weil der hat natürlich seine
Ressourcen und Kapazitäten ganz anders verplant. Das Unternehmen
steht auch blöd da, weil das Projekt geht nicht voran. Und da ist
es sehr, sehr wichtig, von Anfang an realistische Erwartungen
ranzugehen. Können wir das in -house als Unternehmen jetzt stemmen
in dieser Phase oder nicht? Das ist eigentlich die wichtige Frage.
Vielleicht da, weil es gut passt, die Auswahl des Partners. Gibt es
viele Fehler, die gemacht werden können. Ich Ich habe oft schon
gehört, wir haben uns für den falschen Partner entschieden. Wir
waren unzufrieden mit dem Partner. Der Partner war eine
Katastrophe. Das Projekt hat nicht funktioniert wegen dem Partner.
Das ist also ein häufiger Fehler bei so einer CRM -Implementierung,
der falsche Partner. Und vielleicht mal die ersten beiden Gedanken
dazu zu teilen, ist auf der einen Seite muss man überlegen, Welchen
Partner brauche ich für mein Projekt? Also ist es ein technisch
anspruchsvolles Projekt, bin ich ein Unternehmen, was viel
komplizierte Systeminfrastruktur hat, viele verschiedene Datensilos
und grundsätzlich auch ein größeres Unternehmen ist, dann würde ich
auf jeden Fall empfehlen, auch einen technischen Partner zu Rate zu
ziehen. Es gibt nämlich in so einer Partnerlandschaft von einem
Software Tool, von einem CRM Tool ganz verschiedene Arten von
Partnern. Das können kreative Partner sein, das können reine
Verkaufspartner sein. Das können Lösungspartner sein, aber auch
innerhalb der Lösungspartner gibt es eher die Partner, die auf
Prozesse und Strukturen und Workshops spezialisiert sind oder
Partner, die eben wirklich auf das operative Doing und die
Implementierung spezialisiert sind und auch die technische
Einrichtung spezialisiert sind. Das heißt, wenn es ein größeres
Projekt ist, erst mal alle Partner rausstreichen, die gar nicht
wirklich techie sind, sondern vielleicht eher auf der kreativen
oder konzeptionellen Ebene sind, die werden dann nicht
weiterhelfen. Stefan (22:54.517) wenn es die Implementierung geht.
Wenn es aber darum geht, im Vorhinein erst mal einen Zielzustand zu
definieren und erst mal gewisse Prozesse zu schaffen und dann
überhaupt erst mal zu gucken, okay, wollen wir jetzt ein CRM
-System implementieren oder nicht, dann kann so ein kreativer
Partner, ein konzeptioneller Partner, so ein Beratungspartner auch
sinnvoll sein. Aber wenn es eben ein komplettes
Implementierungsprojekt ist, mit viel Technik und mit vielen
unterschiedlichen Gewerken auch, dann sollte es schon ein technisch
versierter Lösungspartner sein. Und der zweite Punkt hier ist
vielleicht der noch wichtig wäre zu sagen, die Größe des Partners,
die muss auch hinhauen und die Kompetenz des Partners muss
hinhauen. Also ich rate streng davon ab, mit Partnern zu arbeiten,
die mit zehn CRM -Systemen gleichzeitig arbeiten und auf keines so
richtig spezialisiert sind. Das heißt, du als Zuhörerin oder
Zuhörer, wenn du dich dafür entschieden hast, die HubSpot CRM
Software zu implementieren, dann schau nach Partnern, die auch
wirklich 100 % Fokus auf die HubSpot Plattform haben oder
vielleicht 50%, aber ich finde es immer am besten, wenn sich ein
Partner komplett in der Tiefe auskennt. Das war auch damals der
Schritt, warum wir gesagt haben, wir gehen voll auf HubSpot CRM
Projekte, weil wir eben selber gemerkt haben, es gibt so viele CRM
Systeme, das Thema CRM entwickelt sich immer weiter und jetzt hier
wirklich Mehrwert leisten zu können, fokussieren wir uns auf ein
System im CRM Bereich und das hat auch sehr, sehr gut funktioniert
und nur dadurch haben wir es auch geschafft, so erfolgreiche,
größere CRM Implementierungen zu erreichen. Wenn man das auf fünf
Tools verteilt, dann ist der Fokus jeweils nur 20 Prozent auf die
HubSpot CRM Software und was das für so ein Projekt bedeuten kann,
muss ich glaube ich nicht sagen. Das kann dadurch sehr schnell
gegen die Wand gefahren werden. Dominik (24:49.646) Ja, auf jeden
Fall. Und vielleicht als Praxistipp jetzt noch dazu, wie finde ich
denn den richtigen Partner? Also ich kenne jetzt bei Hubsford gibt
es ein Partnerportal, kann man auch schön filtern, welche, ja,
welche Lösungen bietet der Partner an? Wo hat er seine Expertise?
Welche Projekte führt er durch? Ich habe auch ein Bewertungssystem
dahinter, kann schauen, wie zufrieden waren denn die vorherigen
Unternehmen mit diesem Partner und in welchen Projekten. haben sie
stattgefunden. Und wenn man jetzt im HubSpot -Kosmos auch bleibt,
wenn man einen Ansprechpartner bei HubSpot hat, auch die kennen
natürlich die Partner immer und wissen auch, wer es spezialisiert
auf welche Themen. Und auch diejenigen können immer wieder Tipps
geben, an welchem Partner kann man sich denn wenden. Und dann gibt
es ja immer noch die Möglichkeit, auch mal auf der Webseite des
jeweiligen Partners zu schauen. Was haben sie denn für Referenzen?
Was haben sie schon gemacht? Wie sieht das Team aus? In welchen
Funktionen sind dann die Teammitglieder, die der jeweilige Partner
hat und auch welche Bewertungen haben sie. Beispielsweise gibt es
ja auch verschiedenste Seiten, auf denen man schauen kann. Würdest
du da dem noch was hinzufügen, wie man sich den besten Partner
aussucht? Stefan (26:05.101) Ja, waren sehr gute Punkte dabei.
Genau, Partnerverzeichnisse sind immer sehr wertvoll. Da kann man
auch viele Referenzen und Kundenstimmen lesen ... ... und dann auch
einfach mal auf den Partner zugehen ... ... und danach fragen, hey,
könnt ihr uns mit ... ... ein, zwei Kunden aus unserer Branche
verknüpfen, ... mit denen ihr schon gearbeitet habt? In der Regel,
ich mache das sehr, sehr gerne. Die Partner sollten damit auch kein
Problem haben. Wenn sie ein Problem damit haben, dann wäre das eher
... ein Indikator dafür, dass es vielleicht nicht ... der richtige
Partner ist. Denn so ein Austausch ist wichtig für ein CRM
-Projekt, ... dass man mal mit ein, zwei ... die mit diesem Partner
schon Touchpoints hatten oder die auch davon berichten können, wie
die Implementierung abgelaufen ist. Und ich würde hier vielleicht
noch als einen Punkt ergänzen, gerade wenn es ein größeres Projekt
wird und eine größere Organisation, eine größere CRM
-Implementierung, dann ist es auch immer sehr, sehr gut, wenn der
Partner einen Branchenfokus hat. Wir sagen zum Beispiel bei SIGSON,
wir spezialisieren uns auf fünf Branchen, die kann man an einer
Hand abzählen. Das ist unser Fokusgebiet. Da sprechen wir die
Sprache der Branche. Das ist einmal Recruiting, das sind Finanzen,
das sind Immobilien, das sind erneuerbare Energien, also Renewables
und dann Software, SaaS. Das sind fünf Branchen, die wir sehr gut
kennen, wo wir jeweils mal mindestens 30 bis 50 Projekte in dieser
Branche gemacht haben, wo wir die Sprache der Branche sprechen und
wo wir gewisse vordefinierte Best Practices und Prozesse haben, wie
man innerhalb dieser Branche die Hubspot Plattformen... erfolgreich
mit Mehrwert einsetzen kann und mit einem guten Return on Invest
einsetzen kann. Und dieser Branchenfokus ist denke ich auch sehr
gut und darauf kann man durchaus auch als Unternehmen achten, wenn
man mit den Partnern spricht und dann auch Partnern Ausschau hält.
Gerade wenn es größere Projekte sind, dann vielleicht auch einen
Partner zu wählen, der in der Branche versiert ist und auch die
Sprache der Branche spricht. Dominik (28:01.422) Ja, sehr gut
zusammengefasst. Genau, also sollte Fokus auf das CRM -System haben
und dann im Idealfall vielleicht auch noch auf meine Branche, dann
weiß man einfach der Partner hat Erfahrung in den Themengebieten,
in denen ich bin. Super, ja, ich würde sagen, wir schauen einen
Step nochmal weiter, wenn man den Partner ausgewählt hat. Wir
kommen dann wirklich ins Implementierungsprojekt, haben da dann
einige Challenges vor uns, erstellen einen Projektplan mit dem
Partner. Welche Fehler hast du denn dir? Vielleicht hast du noch
mal auf dem Notizblock noch ein, zwei Punkte jetzt genau gemünzt
auf dieses Implementierungsprojekt. Stefan (28:42.309) Ja genau,
ich habe jetzt hier die klassischen Phasen, die wir auch in der
letzten Podcast -Folge durchgegangen sind, wie so ein CRM
-Implementierungsprojekt abläuft. Erstmal Konzeptionierung, dann
Implementierung und dann Schulung. Danach habe ich das jetzt
organisiert. Wichtig ist erstmal, bevor es in die konzeptionelle
Phase geht, welche Art von Projektmanagement passt zu meinem
Unternehmen. Ich habe häufig Fehler beobachtet. Wir haben auch
diese Fehler selber gemacht in ein, zwei Projekten. Also wir haben
da selber schmerzhaft lernen müssen, dass wir mit Unternehmen
gestartet sind, die sehr, sehr ... agil und dynamisch gearbeitet
haben und gar keinen wirklichen Anforderungskatalog definiert
haben. Das, was du am Anfang angesprochen hast. Diese Unternehmen
sind nicht durch alle Abteilungen durchgegangen und haben alle Use
Cases und Anforderungen runtergeschrieben, sondern die sind einfach
ins Projekt gestartet. Haben die Lizenz unterschrieben, haben den
Partnervertrag unterschrieben und los geht's. Dann kannst du nicht
mit einem Wasserfallprojekt mit einem Wasserfallprojektplan
arbeiten normalerweise, weil es immer wieder während des Projekts
neue Anforderungen geben wird und neue Ideen geben wird, die noch
mit rein sollen, die dann natürlich den Projektplan und die
Projekttimeline komplett sprengen. Das heißt, überlege dir, Willst
du ein agiles Projekt nach Scrum beispielsweise durchführen oder
willst du ein Wasserfallprojekt durchführen? Und die Hilfestellung
ist wirklich zu sagen, wenn wir einen klaren Anforderungskatalog
haben für ein initiales Projekt mit klarem Scope und klarem Umfang,
dann wird der mit dem Partner besprochen, dann wird ein Projektplan
draus gemacht und eine Projekttimeline draus gemacht, dann ist es
ein Wasserfallprojekt. Dieses Projekt wird dann so durchgearbeitet
und erst danach schaut man sich weitere Stefan (30:22.593) Sachen
an. In der zweiten Phase nach dem Rollout kann man dann die
Weiterentwicklung angehen. Wenn man jetzt wirklich diesen
Anführungskatalog und den genauen Use -Case -Katalog noch nicht
hat, dann kann man sich auch umschauen, ob es vielleicht einen
Partner gibt, der Scrum -zertifiziert ist. mit Projektleitern, die
Scrum Master sind. Wir machen da selber auch gerade Weiterbildungen
in Haus, dass man einfach ein akiles Projekt managen kann, wo man
in vier Wochen Sprints immer wieder neue Anforderungen und Use
Cases mitbringt und diese dann in dem Ablauf umsetzt. Finde ich
einen ganz, ganz, ganz wichtigen Punkt bei dem Vermeiden von
Fehlern oder häufigen Fehler in Projekten, dass die scheitern, weil
nicht die richtige Projektmanagement Methode gewählt wurde. Und
Gibt es da von deiner Seite aus noch was zu ergänzen oder einen
Gedanken dazu, Domi? Dominik (31:13.742) Also ja es zielt wieder
genau auf die Vorbereitung. Ich glaube da kommt man ganz häufig
wieder hin und auch die Timeline die man damit bestimmt und damit
hängt das ganze zusammen was du erwähnt hast. Die Hubsport Lizenz
wird beispielsweise unterschrieben und direkt soll das Projekt
starten und dann hat man auch gleich wieder eine Timeline, eine
Deadline, die dann eingehalten werden soll. Bis dahin soll alles
stehen. Und das sind solche Projekte, die können von vornherein
eigentlich schon gar nicht funktionieren, weil ja, wer hat das
Ganze bedacht? Wer hat die Timeline aufgestellt? Meistens jemand,
der so ein Projekt noch nicht so häufig durchgeführt hat. Und das
wollen wir, glaube ich, euch auch vermitteln damit, dass man sich
die Zeit nehmen soll, das Projekt vernünftig durchzuführen, dann im
Endeffekt auch das Beste aus dem neuen CRM -System rauszuholen. das
ist das, was ich dazu sagen kann, was mich im nächsten Schritt, ja,
was ich an meinem eigenen Beispiel erfahren habe, ich habe in einem
Unternehmen auch schon HubSpot mit erlebt, eingeführt, dass es
eingeführt wird und da geht es ganz klar die Umsetzung, wie kommt
HubSpot dann zu den Mitarbeitenden. Das wäre jetzt mein nächster
Punkt. Wie ist der Rollout im Unternehmen und wie wird diese dieser
Plan, den wir vorher gemacht haben, umgesetzt, bis er hinkommt zu
den Mitarbeitenden. Und da hatten wir im Unternehmen 80 bis 90
Mitarbeitende ungefähr einen ganz guten Plan, wie ich finde. Und so
wird es ja auch bei uns bei Sixon durchgeführt und zwar, dass es
einen Key User gibt, einen Champion, der das CRM -System im Projekt
begleitet und der die Schnittstelle auch darstellt, dann zum
Partner. der Schulungen bekommt, der ein Onboarding bekommt und der
dann diese Implementierungsphase auch jederzeit begleitet. Und bei
uns ist es so abgelaufen, dass dann aus jeder Abteilung wieder ein
Hubspot Key User ernannt wurde und die dann auch wieder zu
wöchentlichen oder im Beginn sogar zu mehrmals in der Woche zu
Meetings zusammengekommen sind und dann ja wieder die Wissensträger
waren vom Hubspot. Dominik (33:38.318) Champion oder vom CIM
Champion hin zu den Teams und dann in ihren Teams wieder
wöchentliche Schulungen durchgeführt haben und nicht nur in die
eine Richtung, sprich vom Hub Sport oder CIM Champion hin zum Team,
sondern auch wieder andersrum, weil diejenigen, die dann damit
arbeiten, entdecken dann ganz oft wieder Dinge, die sie erstmal
nicht verstehen oder die nicht funktionieren und der CIM Champion
im Unternehmen weiß natürlich auch nicht immer alles, sondern gibt
es dann wieder zurück. Partner und er so entsteht da ein guter
Austausch, ein Fluss, damit von den Wissensträgern extern hin zu
den Mitarbeitern der Datenfluss und der Informationsfluss da ist
und das hat bei uns schon relativ gut funktioniert. Das heißt, wir
haben diese Sessions immer durchgeführt und trotzdem muss ich
sagen, hat man ja immer sein Daily Business als Key User oder auch
als Mitarbeitender in seiner Abteilung und hat dann vielleicht gar
nicht die Kapazität Kapazität dafür, sich dem zu widmen den neuen
Dingen und hat dann erstmal so ja erst eine kleine Abneigung
vielleicht dagegen, das neue System zu nutzen, weil man sich dem
auch sehr ausführlich widmen muss und erkennt noch gar nicht mehr,
wie man draus zieht und deswegen ist es noch mal wichtiger, immer
wieder darauf hinzuweisen und best practice Beispiele mitzugeben
als dieser Key User, als der Partner in unserem Fall. dass es auch
nachgehalten wird und dass diese Schulungen gemacht werden und dass
es dann im Endeffekt so umgesetzt werden kann, den Mehrwert
aufzeigen seinen Mitarbeitenden und dann effizient und effektiv
gearbeitet werden kann, wenn das Projekt beendet ist, aber auch
darüber hinaus in der Weiterentwicklung. Das ist ein Punkt, der mir
sehr wichtig ist, das gesamte Unternehmen mitzunehmen, weil das
System ein lebendiges System ist. Es lebt auch von den
Mitarbeitenden und wie sie das System nutzen. Nur dann kann es
erfolgreich sein. deswegen ist das ein Weg, wie wir ganz gut damit
arbeiten, das System in dem Unternehmen so zu etablieren, wie sich
das Unternehmen das wünscht. Stefan (35:43.41) Der Schlüsselbegriff
hier ist ja wirklich Change Management. Das gibt es ja sogar in der
Theorie, in der akademischen Theorie richtig als
Organisationskultur, als festen Begriff Change Management. Wie
schafft man es, in eine Organisation Neuerungen einzuführen? Und
ein CRM -System ist nun mal ein kritisches System. Und da ist
Change Management ein ganz, ganz, ganz wichtiger Faktor. Und wir
haben zum Beispiel auch hier einen richtigen großen Fehler mal
gemacht. Wir haben so ein CRM -System implementiert und dann mit
einem Mal der gesamten Organisation übergestülpt. Und das war
wirklich ein heftiger Fehler. Daraus haben wir sehr, sehr viel
gelernt, weil die Organisation war völlig überfordert damit. Es
kamen wilde Fragen aus allen Bereichen. Es gab null Vorbereitung
auf diesen Wechsel. Und letztendlich wäre das fast der Auslöser
dafür geworden, dass das ganze Projekt, woran monatelang gearbeitet
wurde, nur deswegen an die Wand gefahren ist, dass man keinen
ordentlichen Change -Management -Prozess hatte. Und wie wir heute
an solche CRM -Projekte rangehen, ist mit einem klaren Change
-Management -Plan. Es gibt einen Workshop, wo die gesamte
Organisation schon mal zusammengebracht wird und alle Nutzer, die
später auch im Bereich CRM relevant sind und damit arbeiten werden,
auch mit dem CRM -System, die werden schon mal herangeholt, den
wird einfach mal gezeigt, ganz high -level, hey, das hier... ist
CRM und das hier ist eine CRM Software und das hier ist
beispielsweise Hub Sport. So funktioniert das. Das sind ungefähr
die Funktionen. Und ihr könnt euch schon mal darauf freuen und
vorbereiten. Es wird da in den nächsten Wochen oder Monaten was auf
euch zukommen und das wird Spaß machen. Das wird eine gute Sache.
Und dann schon mal einen kleinen Samen auch sehen in den Köpfen von
den Leuten. Und dann arbeiten wir genau wie du gesagt hast mit
Keyusern, mit First Movers, mit Early Adoptern und dann erst die
Late Adopter. Also es gibt Durch die Organisation hindurch werden
Key -User ausgebildet, die dann auch in der Organisation den
Wissenstransfer durchführen können, die in der Organisation
Ansprechpartner sind. Einfach psychologisch wichtig, dass man nicht
immer zu einem externen Partner rennen muss. Und dann gibt es so
diese First Mover, die da schon mitmachen in der Schulungsrunde.
Dann gibt es die Early Adopter, die sowieso schon eine sehr große
Bereitschaft für Change mitbringen, die dann schon von sich aus
kommen und Stefan (38:02.25) und sagen, hey, ich will jetzt mal
hier was wissen, was habt ihr da Cooles gemacht, kann ich mal mit
reingucken. Wenn man die dann hat, das sind die
Schlüsselfunktionen. Weil da kann der Partner noch so gut sein,
wenn die Organisation, wenn diese Changement schon gut gemacht ist
und die ersten Early Adopter da reinkommen, dann wird das schon
automatisch dazu führen, dass die auch die gesamte Organisation
dann dazu ermutigen und motiviert bekommen, auch mit dem neuen
System zu arbeiten. Dann muss man gar nicht mehr das irgendwie top
down. ... und mit Zwang ausrollen, sondern dann diese ... ... early
adopter, die sind wirklich die Schlüsselperson, ... weil das sind
dann meistens schon mehrere ... ... und die sind gut vernetzt in
dem Unternehmen ... und die können dann den eigentlichen Rollout
... in der Organisation richtig gut begleiten. Kennen vielleicht
das System jetzt nicht in der Tiefe, ... aber sind viel in
Gesprächen ... ... und haben einfach auch Bock darauf, das
voranzubringen ... und sobald man die dann abgeholt hat, ... dann
wird es auch ein erfolgreiches CRM -Projekt. Dominik (38:59.854)
Ja, kann ich auf jeden Fall so auch aus der Praxis bestätigen, als
es bei uns eingeführt wurde. Da war dann der Mittagspause schon
Hubspot das Thema und man hat darüber gesprochen, ich habe mich ein
bisschen rumgeklickt und habe da was gefunden, was ein cooler
Prozess sein kann. Und dann haben sie sich wirklich schon damit
auseinandergesetzt und dann natürlich schon mit diesen Fragen auch,
hey, da habe ich gesehen, da könnte man Prozess einführen. Dann zum
Key User gegangen und so war das Ganze natürlich lebendig und das
ganze Unternehmen hat dann schon so miteinander gesprochen darüber
und das ganze System wurde lebendig gemacht innerhalb der
Mitarbeitenden. Stefan (39:37.226) Abschließend habe ich hier noch
mal einen Punkt aus dem Implementierungsbereich. Fehler, die mir
häufig untergekommen sind, kannst du gerne auch gleich noch mal was
zu sagen. Ich habe hier noch zwei sehr häufige Punkte mitgebracht.
Das Thema Datenschutz, DSGVO, Double Opt -in. Das ist so ein Thema,
wo ich sehr häufig auch gesehen habe, dass Fehler gemacht wurden
oder dass kein gutes Konzept da war und auch kein gutes Verständnis
von Datensicherheit und Datenschutz. Und das zweite ist dann das
Thema Datenimport auch nochmal, Umgang mit Daten. Also ich glaube,
Umgang mit Daten, Datenimport, da hast du schon vorhin ganz richtig
gesagt, dass man das wirklich nicht auf die leichte Schulter nehmen
darf. Hier vor allem Fehler, die mir aufgefallen sind oder Fehler,
die häufig gemacht wurden, ist, dass die eigene Datenlandschaft zu
leicht auf die leichte Schulter genommen wird. Das heißt, es wird
gesagt, ja, unsere Daten passen schon alle, die sind schon alle
richtig, wir hauen die jetzt erstmal alle ins CRM rein und das wird
schon passen. Und was dann häufig passiert ist, ist, dass die
Unternehmen ihre Datensätze hochgeladen haben, meistens ohne uns in
einem Onboarding beispielsweise, selbst verantwortlich, ihre Daten
gemanagt und dann hochgeladen haben, dann waren da vielleicht 5000
Datensätze drin und dann wurde damit einfach mal die erste E -Mail
rausgeschickt. Klar, man will möglichst Quick Wins haben, man
schickt den ersten Newsletter dann mal raus oder man aktiviert die
erste Marketing Automation und auf einmal streikt das System die
Plattform im Marketing, das E -Mail Marketing Tool schaltet erstmal
ab, weil 50 % der Daten waren Hardbounces, das heißt ungültige
Datensätze, E -Mail -Adressen, die gar nicht mehr existieren. Und
was machen diese CRM -Systeme, diese E -Mail -Margeting -Tools? Die
setzen dich erstmal auf eine schwarze Liste, weil du läufst ja über
die Versandserver des Unternehmens und das ... Stefan (41:37.226)
ist natürlich schlecht für alle Unternehmen, die noch auf diesem
Server mitlaufen und wo auch die Marketing -E -Mails rausgeschickt
werden, weil dann wird auf einmal die IP -Adresse dieses Servers
als gefährlich oder als Scam eingestuft und dann landen auf einmal
da alle E -Mails im Spam oder werden gar nicht erst zugestellt.
Deswegen... Seriöse E -Mail -Marketing, seriöse CRM -Plattform, die
wollen sowas nicht, dass da irgendwie Datenmüll drin ist und dass
mit diesem Datenmüll gearbeitet wird. Und von daher ist es ein
häufiger Fehler, den ich einfach mal noch teilen wollte, die Daten
vorher nicht ordentlich aufzuräumen oder da auch stiefmütterlich zu
sein und dubletten. Das kann man dann auch im System, wenn der
Import stattgefunden hat, auch im System machen. Aber dieses Thema
Datenkonsolidierung und Datenprüfung, Datencheck im Vorhinein, das
sollte man tatsächlich außerhalb des Systems machen. Da gibt es
Tools dafür, auch im Vorhinein schon die E -Mail -Adressen und die
Kontaktdatensätze rauszufiltern, die gar nicht mehr existieren,
weil sie das Unternehmen gewechselt haben oder gar nicht mehr da
sind. Dominik (42:46.03) Ja, sehr sehr wichtig im Vorhinein das
Ganze zu checken. Damit eben solche Sachen nicht passieren. Ja, das
ist tatsächlich auch schon häufiger passiert. Stefan (42:54.698)
Datenschutz, auch ein sehr wichtiges Thema. Datensicherheit. Wir
werden ja in der nächsten Folge auch noch mal individuell sprechen,
was es zum Thema Datensicherheit und Datenschutz zu beachten gibt.
Aber hier vielleicht noch als letzter abschließender häufiger
Fehler, den ich mitgebracht habe, den ich beobachtet habe oder den
ich selber gemacht habe in Projekten, dass man Dominik (42:59.598)
Schönes Thema. Stefan (43:22.89) ... keinen guten Double Opt -in
Prozess eingerichtet hat. Denn diese Systeme, CRM -Systeme bei
einer CRM -Implementierung ... ... die haben meistens eine
Einstellung, ... die heißt Datenschutz oder Double Opt -in, ... die
wird aktiviert ... und dann läuft die einfach mal ... ... dumm
durch. Das heißt, ... das wird aktiviert, es wird eine Double Opt
-in -E -Mail hinterlegt ... und die wird dann an alle neuen
Kontakte gesendet, ... die ins System kommen. Großer großer Fehler!
Stell dir mal vor, du aktivierst den Double Opt -in, lädst dann
alle Kontakte rein und auf einmal kriegen die aus dem neuen System
alle eine Double Opt -in E -Mail. Obwohl sie es im alten System ja
auch schon bekommen haben. Das heißt, das ist ein ganz großer
Fehler Nummer 1. Hier im Vorhinein zu schauen, welche haben schon
Double Opt -in. Welche Einstellungen gibt das System? Kann ich
Kontakte hochladen, ohne dass sie Double Opt -in E -Mail nochmal
bekommen? Das ist ein sehr, sehr wichtiger Punkt. Dann Fehler
Nummer 2. Wie sieht diese Double Opt -in E -Mail aus? Das heißt vom
Styling her ist da mein Branding hinterlegt. Hab ich auch schon
ganz verrückte Sachen gesehen oder gehört. dass dann irgendwie noch
HubSpot Branding drin war und dann haben sich die Kontakte alle
gewundert, hey warum kriege ich jetzt die E -Mails von HubSpot?
Ganz, ganz kritisches Thema, wenn es Datenschutz und Double Opt -in
geht, dass man da einfach darauf achtet, auch bei hohen Datenmengen
den Double Opt -in oder diese E -Mail nochmal zu individualisieren,
vielleicht für bestehende Kontakte eine andere E -Mail zu verwenden
als für neue Kontakte, die in das System kommen, auch für
deutschsprachige und englischsprachige Kontakte vielleicht nochmal
zu unterscheiden, DSGVOs natürlich. Nur innerhalb der EU gibt es
unterschiedliche Sprachen. Von daher ist es wichtig, nicht einfach
die Datenschutzeinstellungen zu aktivieren und sich zu denken, das
wird schon alles passen, sondern da auch noch mal genauer
hinzuschauen und solche häufigen Fehler zu vermeiden. Dominik
(45:13.902) Ja, ich merke schon, du hast da, du hast da, kommst da
richtig in Fahrt schon mit, DSGVO, ist ein wichtiges Thema und
deswegen widmen wir uns, hast du schon gesagt, in der nächsten
Folge auch darum. Deswegen ist ein großes Thema, ist ein sehr, sehr
wichtiges Thema, ist oft kein beliebtes Thema, aber ist eben, wie
gesagt, sehr, sehr wichtig und deswegen eine extra Folge, der wir
uns widmen. Nächste Folge. Genau. Ich glaube wir kommen so langsam
dem Ende zu. Die Fehler haben wir durch. Hast du noch was auf dem
Zettel? Stefan (45:51.178) Von mir aus nichts mehr. Ich denke, wir
haben viele Fehler besprochen, die man machen kann bei so einem CRM
-Projekt. Ich hoffe natürlich, dass das den Zuhörerinnen und
Zuhörern gefällt. Ich finde auch hier ganz, ganz spannend. Teilt
mal eure Fehler mit uns. Also Fehler, die ihr in einem CRM -Projekt
gemacht habt und Learnings, die ihr daraus gezogen habt. Wäre mega,
wenn ihr uns die schreibt. Können wir dann auch mal in einer User
-Folge hier mit aufnehmen und nochmal diskutieren. Immer ein sehr
spannendes Thema, denn aus Fehlern lernt man am besten. Und damit
würde ich sagen, Domi. Danke für die Episode, war spannend. Dominik
(46:20.909) Genau, genau. Ich würde noch ergänzen, schreiben gerne.
Wir haben Instagram, Sixon Digital, Facebook, Sixon Digital. Da
könnt ihr uns auf jeden Fall immer schreiben, auch Feedback geben
und eben Fragen schicken. Das ist das als Ergänzung. Und genau, ich
hoffe, wir konnten einige oder konnten euch vor einigen Fehlern
schon mal bewahren und freuen uns dann, wenn ihr beim nächsten Mal
wieder dabei seid, würde ich sagen.
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