#109: Homeoffice und Steuern: Welche Kosten Arbeitgeber übernehmen können

Der wachsende Trend zum Homeoffice, in dem mittlerweile 23,5 % der
Beschäftigten arbeiten, bringt nicht nur Flexibilität, sondern auch
finanzielle Belastungen für Arbeitnehmende mit sich. Diese tragen
oft die Kosten für Strom, Heizung, Telefon, Internet und
Bürobedarf. Arbeitgeber können jedoch bestimmte Kosten übernehmen
und steuerfrei erstatten, beispielsweise bei der Bereitstellung von
Arbeitsmitteln wie PC, Schreibtisch, Bürostuhl. Das gilt aber nur,
wenn diese Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben.
Bei privater Mitnutzung liegt hingegen regelmäßig steuerpflichtiger
Arbeitslohn vor, es sei denn, es handelt sich um
Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräte, für die eine
Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG möglich ist. Eine pauschale
Erstattung von Kosten wie Miete, Strom oder Internet führt immer zu
steuerpflichtigem Arbeitslohn. Alternativ können nachgewiesene
Betriebskosten, wie etwa Stromkosten, steuerfrei erstattet werden,
sofern der Arbeitnehmer diese für einen repräsentativen Zeitraum
von drei Monaten belegt. Telefonkosten können bis zu 20 Prozent des
Rechnungsbetrags, jedoch maximal 20 Euro im Monat, ohne
Einzelnachweis steuerfrei ersetzt werden. Für ein häusliches
Arbeitszimmer gilt ab 2023, dass es nur dann steuerlich
berücksichtigt werden kann, wenn es den Mittelpunkt der beruflichen
Tätigkeit darstellt und es sich um einen abgeschlossenen Raum
handelt. Erfüllt das Homeoffice diese Voraussetzung, können
entweder die tatsächliche Kosten oder eine Pauschale von 1.260 Euro
pro Jahr abgesetzt werden. Alternativ dazu besteht die Möglichkeit,
die Homeoffice-Pauschale von 6 Euro pro Tag geltend zu machen, auch
ohne ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer. Das gilt z. B. für
alle die in einer Arbeitsecke oder am Küchentisch im Home-Office
arbeiten. Fahrten vom Homeoffice zum Büro können als Reisekosten
abgesetzt werden, wenn keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Das
gilt immer dann, wenn ein Mitarbeiter überwiegend im Home-Office
arbeitet. Wenn wöchentlich einige Tage im Büro gearbeitet wird,
liegt eine solche erste Tätigkeitsstätte am Büro vor. Dann gelten
die üblichen Entfernungspauschalen, die jedoch bei der Erstattung
steuerpflichtig sind. Bei der Vermietung eines als Homeoffice
genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber hängt die steuerliche
Behandlung davon ab, ob dies im Interesse des Arbeitgebers oder des
Arbeitnehmenden erfolgt. Handelt es sich um eine Vereinbarung im
überwiegenden Interesse des Arbeitgebers, hat die Untervermietung
des Arbeitszimmers an den Arbeitgeber Steuervorteile, da die Miete
des Arbeitgebers steuerfrei bleieben kann. Ist das Interesse jedoch
aufseiten des Arbeitnehmers, gelten die Zahlungen als
steuerpflichtiger Arbeitslohn.