Prozesse vereinfachen und verbessern: Petra Störring ist Digitalisierungsmanagerin an der Uni Bonn

Petra Störring war die erste Uni Bonn Digitalisierungsmanagerin -
Drei Fragen


Welche Aspekte sind Ihnen als Digitalisierungsmanagerin
bei Ihrer Arbeit besonders wichtig?


Für mich geht es beim Digitalisierungsmanagement immer darum,
Prozesse zu vereinfachen und zu verbessern. Sich also Abläufe
anzuschauen und nicht einfach eins zu eins zu eins umzusetzen wie
sie aktuell sind, sondern sich zu fragen: Wie müsste denn
idealtypisch der Prozess sein? Und dann ist Digitalisierung
einfach das Hilfsmittel, diesen Prozess eben leichter,
fehlerfreier oder transparenter zu machen, je nachdem, was halt
gerade das Ziel ist oder welcher Prozess gerade digitalisiert
werden soll.


Was sind die größten Herausforderungen bei der
Digitalisierung von Prozessen an der Universität und welche
Lösungsansätze werden angestrebt?


Eine der größten Herausforderungen bei der Digitalisierung an der
Universität Bonn ist die ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung
der Prozesse von der Fakultät bis zur
Zentralverwaltung. Wenn Digitalisierungsprojekte erst bei
der Zentralverwaltung ansetzen, bleiben die vorgelagerten
fachbereichsspezifischen Prozesse außer Acht - aber auch hier
fallen "Verwaltungstätigkeiten" an. Ein konkretes Beispiel
ist die Personalvorgangsbearbeitung, bei der die Prozesse bereits
mit der Erstellung der Stellenbeschreibung im Fachbereich
beginnen: Dort finden die ersten Abstimmungen statt, sowohl
fachbereichsintern als auch mit der Personalabteilung. Eine
Software, die den Prozess unterstützen soll, muss daher den
gesamten Workflow abbilden - von der Fakultät bis hin zur
Zentralverwaltung.


Ein weiterer zentraler Lösungsansatz ist die Einführung eines
umfassenden Rollen- und Rechtemanagements und einem
verwandten Identity Management System als
Grundlage für die Digitalisierung von Prozessen. Derzeit
müssen Berechtigungen in den jeweiligen Systemen einzeln gepflegt
werden, was ineffizient und zeitaufwändig ist. Mit einem
zentralen System könnten Berechtigungen einmal definiert und
automatisch auf alle relevanten Systeme angewendet werden.
Darüber hinaus ist eine enge Zusammenarbeit und Verzahnung
zwischen den Fachbereichen und der zentralen Verwaltung aus
meiner Sicht der Schlüssel zum Erfolg, um die Effizienz zu
steigern und Doppelarbeit zu vermeiden.


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Zielbereich der Digitalstrategie


Die Digitalstrategie der Universität
Bonn definiert die Maßnahmen und Strukturen ihrer digitalen
Transformation. Das Digitalisierungsmanagement der
Fakultäten ist ein Teil des kontinuierlichen Strategieprozesses
dieser Strategie, die sich inhaltlich in sieben Zielbereiche
auffächert.


www.digital.uni-bonn.de